Junto con los aspectos prácticos de las bases de datos, Microsoft Access ofrece algunas características agradables que hacen que el trabajo sea un poco más fácil. Una de las características adicionales son los temas de informe, que pueden convertir un volcado de datos en un informe útil y presentable. Le brinda una manera de hacer que todos los informes de su equipo, departamento o empresa se vean consistentes. Puede establecer un tema diferente para un informe que se utiliza en una reunión de empresa o una convención, o puede personalizar un informe para los accionistas. Al utilizar los temas de los informes, le resultará más fácil dar a sus informes la apariencia profesional que realmente no puede obtener con Microsoft Excel. Es una de las razones por las que debe mover sus datos a una base de datos en lugar de intentar mantener hojas de cálculo.
La función de temas de informe es relativamente fácil de usar, especialmente si está acostumbrado a trabajar en Microsoft Access. No se preocupe si no ha tenido mucha experiencia con Microsoft Access. Es un ejercicio rápido y fácil para comenzar a aplicar un aspecto elegante a todo lo que necesita para verse presentable. Incluso puede actualizar los temas de informes anteriores si necesita resucitarlos para compararlos con un informe nuevo. Esto es útil cuando hace una comparación y no quiere que su audiencia se distraiga por el aspecto anticuado de un informe de hace cinco años o, en algunos casos, la apariencia extremadamente básica de informes de hace una década. Sean cuales sean sus necesidades, siempre que tenga los datos en la base de datos, puede hacerlos presentables.
La configuración predeterminada de los informes
El valor predeterminado del informe depende de si comienza desde cero o con una plantilla. Si usa una base de datos existente, el valor predeterminado es cualquiera que sea el creador de la base de datos utilizada durante la configuración. Si crea su propio valor predeterminado, Access tiene una única ubicación a la que puede ir para ver los temas que vienen con la versión comprada. También hay temas disponibles en línea, por lo que si no te gusta lo que está con tu versión comprada, puedes encontrar algo mejor que se adapte a tus necesidades en línea.
Dependiendo de si trabaja con informes antiguos o nuevos, es posible que desee tomarse un tiempo para repasar los temas para ver cuáles se ven mejor para las diferentes audiencias previstas. Si va a reelaborar los informes heredados, considere algo que sea similar a lo que ha hecho en el pasado; de lo contrario, tendrá que hacer mucho trabajo para rehacer todos los informes.
Hay un tema predeterminado para los nuevos informes que puede sobrescribir.
- Haga clic en el menú desplegable de la barra de herramientas de acceso rápido y seleccioneMás comandos.
- Haga clic en Diseñadores de objetos.
- Desplácese hacia abajo hasta Vista de diseño de formulario / informe y actualizar el Reportar plantilla para que coincida con el que desea utilizar de forma predeterminada.
- Hacer clic DE ACUERDO.
También puede establecer el valor predeterminado desde la vista Diseño.
- Abra el informe en la vista Diseño.
- Ve a la Herramientas de diseño de informes > Diseño > Temas y vaya al menú desplegable debajo de Temas botón.
- Haga clic con el botón derecho en el tema que desea establecer como predeterminado y seleccione Haga de este tema la base de datos predeterminada.
Independientemente del método que utilice para cambiar el valor predeterminado, tenga en cuenta que cambia la apariencia de los informes que cree después de que se establezca. No modifica los informes existentes.
Aplicando Temas a Nuevos Informes
La forma en que aplica los temas a los informes nuevos y heredados es esencialmente la misma, pero lo que ve varía. Si está creando un nuevo informe, es posible que todavía no tenga ningún dato para completar el informe. Esto significa que tiene una idea menos precisa de cómo se verá el informe final porque tendrá espacios vacíos cuando aplique el tema. Es mejor tener al menos algunos datos cuando empiece a mirar los informes para que pueda ver cómo se ven juntos los datos y el tema. Si está viendo solo un tema sin texto, es posible que se sorprenda al ver cómo se ve cuando hay datos.
- Abra el informe en la vista Diseño.
- Ve a la Herramientas de diseño de informes > Diseño > Temas, y vaya al menú desplegable debajo de Temas botón.
- Seleccione uno de los temas del menú desplegable o abra Vistazo para ver otros temas que has descargado.
Si te gusta el diseño y solo quieres cambiar el color, puedes hacerlo en la misma área. En lugar de hacer clic en el Temas botón, haga clic en cualquiera de los Colores o Fuente Botones para realizar los cambios.
Aplicación de temas a informes heredados
Actualice los informes heredados de la misma forma en que actualiza los informes nuevos, pero haga un seguimiento de los informes heredados que actualice, así como cuando realizó los cambios. Debe mantener un registro de todo lo que cambia a lo largo del tiempo para el control de la configuración, especialmente si trata con información financiera o de otro tipo que se utiliza en las auditorías. Si la apariencia es diferente para los informes heredados, debe poder probar qué se cambió y cuándo.
Por lo general, es mejor no actualizar los informes que ya ha presentado. Puede actualizar la apariencia en el futuro, tratándola como un informe completamente nuevo. Es probable que no necesite presentar informes antiguos para nada oficial. En la posibilidad remota de hacerlo, no duele que la gente vea cuánto ha cambiado su negocio con el tiempo.
