Hay una epidemia por ahí, una epidemia de correos electrónicos malos.
Realmente me di cuenta después de la quinta vez que mi jefe comentó un correo electrónico que le envié a mirar: "¡Es un correo electrónico realmente bueno!" No había pensado que fuera algo especial, hasta que comencé a prestar más atención a los correos electrónicos. Estaba recibiendo Hubo errores gramaticales horribles, vergonzosos errores ortográficos, nombres incorrectos, emoticones, falta de saludos o cortesías adecuadas, y una simple mala escritura. Podría seguir y seguir.
No es que seamos incompetentes, gente. Simplemente no estamos poniendo la atención en nuestros correos electrónicos que muchos de ellos merecen. El cuidado, por ejemplo, un editor podría dar un artículo.
Entonces, para ayudarnos a mejorar nuestra comunicación en el lugar de trabajo, aquí está la guía del editor para escribir correos electrónicos que le ganarán respeto (y respuestas). Tenga en cuenta estas ideas la próxima vez que revise su bandeja de entrada, y vea qué impacto tienen algunos pequeños cambios.
Ve más despacio
Sé que todos estamos en una carrera para llegar a la bandeja de entrada cero. Y claro, en algunos casos, enviar un correo electrónico rápido tiene sentido: cuando estás en medio de un largo hilo de comunicación con un colega cercano, cuando estás enviando un documento a tu jefe, y cosas por el estilo.
Pero, en su mayor parte, la comunicación efectiva (y la buena escritura) lleva tiempo. Toma tiempo formular tus pensamientos, descubrir lo que realmente estás tratando de decir y escribir tu mensaje de manera clara. Y, en última instancia, eso es el correo electrónico: una forma de comunicación. No es una tarea
Entonces, la próxima vez que tenga que escribir un correo electrónico más profundo a alguien, dele el tiempo que se merece. Bloquéalo en tu calendario si es necesario. Y no estoy hablando cinco minutos por correo electrónico; no es raro que pase más de 15 minutos en un buen correo electrónico, especialmente si es mi primera comunicación con alguien que quiero impresionar. Permítete tener ese tiempo y no sientas que estás siendo lento o improductivo. Siente que lo estás haciendo bien.
Asegúrese de que tenga un principio, un medio y un final
El hecho de que vivamos en un mundo de 140 caracteres no significa que sus correos electrónicos deban ser así. De hecho, vamos a tener un pequeño regreso al inglés de la escuela secundaria aquí y al clásico ensayo al estilo hamburguesa; es decir, cada ensayo necesita una introducción, un cuerpo y una conclusión.
Debería pensar que sus correos electrónicos tienen la misma estructura. Cada sección no tiene que ser larga, pero especialmente en una comunicación inicial, debe estar allí. Entonces, ¿qué debe incluir cada sección?
Introducción
Siempre comience con un saludo, puede parecer arcaico, pero realmente hace la diferencia. Luego, dependiendo de la naturaleza de su relación, el párrafo inicial es un gran lugar para un saludo amistoso ( "¡Espero que su búsqueda de trabajo vaya bien!" ), Un recordatorio del contexto de su conversación ( "Fue muy agradable recibir para chatear contigo la semana pasada " ), o un prefacio sobre por qué te estás comunicando ( " Quería tocar la base sobre … " ).
Cuerpo
Aquí es donde llegas al quid de tu correo electrónico. Lo más importante que debe recordar aquí es brindar a sus destinatarios toda la información que necesitan para tomar las medidas que les soliciten. Esto incluye dar cualquier información contextual, detalles o datos que sean necesarios y presentarlos de manera lógica y coherente. Si el correo electrónico se envía para transmitir información o una decisión (en lugar de pedir un favor), asegúrese de incluir razonamiento o explicación.
Conclusión
La conclusión de los correos electrónicos es un poco diferente a la conclusión de los ensayos. En lugar de resumir lo que ya hablaste, deberías resumirlo con pasos de acción. Si desea reunirse para tomar un café, proponga una fecha y hora. Si está recibiendo información para un proyecto, recuérdele a su colega exactamente lo que necesita y cuándo. Y, si solo está dando información, recuérdele a su contacto que él o ella pueden responder cualquier pregunta. Finalmente, al menos en su correo electrónico inicial, cierre siempre con un saludo y firma completa.
Puede parecer mucho, pero como dije, no tiene que ser largo. Por ejemplo, este es un correo electrónico que podría enviar a alguien con quien quiero tomar un café:
Hola Dave!
Es un placer conocerte! Fue genial poder conversar con Alex, y cuando ella mencionó que te conocía, salté sobre eso.
Me encanta lo que están haciendo en su empresa, y sería fantástico conversar con ustedes sobre cómo piensan acerca de la publicación en línea, su rediseño reciente y otras cosas sobre el trabajo que ambos pasamos nuestras vidas haciendo.
¿Crees que tendrías un poco de tiempo en las próximas semanas para encontrarnos? Me encantaría pasar por sus oficinas o tomar un café, ¡lo que sea más conveniente para usted!
El mejor y feliz lunes.
Irlanda
Mucho mejor que, "Hola Dave, ¿quieres tomar café alguna vez?" ¿derecho?
Revisión y verificación de hechos
Una vez que haya terminado de escribir su correo electrónico, no debería enviarlo al mundo. Vuelva a leer siempre sus correos electrónicos, al menos una vez. Además de simplemente verificar los errores básicos de ortografía y gramática, también está verificando cosas como ortografía de nombres, eventos a los que se refiere o fechas que menciona. Dirigir un correo electrónico "Hola Jon", cuando debería ser "Hola John", puede parecer algo pequeño, pero su contacto lo notará y las primeras impresiones marcarán una gran diferencia.
Este también es un buen punto para pensar en el tono de su correo electrónico. ¿Suena demasiado profesional cuando solo intentas ser amigable? ¿Eres demasiado entusiasta con los signos de exclamación y los emoticones a expensas de la profesionalidad? Trate de dar un paso atrás y considerar cómo reaccionará alguien que lee el correo electrónico por primera vez, y ajuste en consecuencia. Para correos electrónicos particularmente importantes, también le pido a otra persona que lo revise por mí, un conjunto adicional de ojos editoriales nunca ha lastimado a nadie.
Piensa cómo te sentirías si fuera público
Finalmente, antes de presionar enviar, piense cómo se sentiría si este correo electrónico fuera leído por otra persona que no sea la persona a la que se lo envía. ¿Qué pasa si, de alguna manera, aterrizó en la bandeja de entrada de tu jefe? ¿Qué pasa si se publicó en la web? (Oye, sucede.) Este es un gran control final para asegurarte de que tus correos electrónicos suenen respetuosos y profesionales y, en última instancia, representen cómo quieres retratarte al mundo.
Lo sé, parece mucho trabajo poner en un correo electrónico. Pero con la cantidad de correos electrónicos malos que todos recibimos todos los días, la gente realmente notará la diferencia cuando uno bueno llegue a su bandeja de entrada. Y esa podría ser la diferencia entre ser ignorado y obtener lo que quieres.
