Algunos días, no hay nada más molesto que una falta de comunicación por correo electrónico. Pasas tiempo reuniendo un mensaje reflexivo y sucede una de las siguientes cosas:
- La otra persona devuelve una respuesta rápida que hace que te preguntes si incluso leyeron la tuya.
- Escriben algo críptico y no tienes idea de lo que piensan.
- No responden en absoluto.
En este punto, estás listo para renunciar al correo electrónico por completo, y lo único que te detiene es saber que es totalmente irreal.
Entonces, este es un mejor uso de su tiempo: revise lo que escribió y vea si puede estar causando esta cadena de eventos.
No estoy diciendo esto para hacerte sentir mal (y realmente podría ser que estás obteniendo una respuesta inútil sin culpa tuya).
Sin embargo, vale la pena examinar lo que está enviando; porque, si puede identificar una forma de fortalecer sus mensajes, de repente tendrá una tasa mucho más alta de recuperar lo que necesita. Y es tan simple como pretender que eres el destinatario y hacer las siguientes dos preguntas:
1. ¿Por qué recibo esto?
Hecho: La persona promedio gasta 1/3 de su día laboral revisando el correo electrónico. Y así, no todos los mensajes atraerán toda su atención. (Piénselo: ¿tiende a leer esos correos electrónicos grupales dirigidos a todos?)
Está totalmente bien enviar una actualización general o un FYI sin necesidad de respuesta. Sin embargo, debido a que existen ese tipo de mensajes, cuando envía un correo electrónico a una persona específica por un motivo específico, desea dejarlo claro y rápido.
Cualquier forma fácil de hacer esto es hacer una pregunta clara y subirla a la cima. Considere los siguientes dos ejemplos:
Opción 1
opcion 2
Mejor,
Como puede ver, la segunda versión difiere solo por la línea de apertura, pero deja en claro al instante que esto es más que una actualización general, sin necesidad de seguimiento. Al anclar la nota con su objetivo (en lugar de concluir con él), le facilita a su compañero de trabajo ver que desea saber de ellos antes de seguir adelante.
2. ¿Qué debo hacer a continuación?
Levantando la frase "Me gustaría que pensaras sobre el segundo cambio que hice para …" también cumple un segundo objetivo. También le dice al lector exactamente lo que está buscando: comentarios sobre un punto específico.
No puedo enfatizar esto lo suficiente, porque resaltar el siguiente paso de la otra persona es clave para obtener la respuesta que estás buscando (y te salva de ese momento incómodo cuando, en lugar de lo que necesitas, obtienes toneladas de ideas sobre algo que ya habías decidido).
Debe haber una línea como esta en cada correo electrónico que envíe:
- Me encantaría tus pensamientos sobre / ¿En qué piensas?
- Necesito para seguir adelante.
- Solo estoy enviando esto para su referencia: no se necesita ninguna acción.
- Quería compartir, solo para que tengas una actualización.
- ¿Podrías devolverme tu?
Los correos electrónicos bien escritos pueden ayudarlo a ser más productivo, al salvarlo de reuniones y llamadas telefónicas que pudo realizar en unos pocos párrafos. Para hacerlos aún más efectivos, solo recuerde tener en cuenta lo que pensará la otra persona cuando los reciba y responder sus preguntas clave por adelantado.
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