Correo electrónico: encuentra su camino en cada rincón de nuestras vidas. Email personal. Correo electrónico del trabajo. Correo electrónico de la escuela Segundo correo electrónico personal (para spam). El mundo de los negocios es el principal motor de correo electrónico, ya que genera más de 108 mil millones de correos electrónicos al día.
Con el correo electrónico dominando sus conversaciones en todos los aspectos de su vida, especialmente su vida profesional, va a enviar muchas solicitudes todos los días. Desde pedirle a alguien en contabilidad que elabore un informe para usted hasta suplicarle a otra persona en diseño gráfico que lo ayude a formatear una propuesta, probablemente envíe muchos correos electrónicos pidiendo favores.
Pero cuando su solicitud no es en persona, se vuelve demasiado fácil para el destinatario ignorar su mensaje hasta que desaparezca en el olvido de la bandeja de entrada o, lo que es peor, eliminarlo por completo.
Entonces, cuando necesitas un favor, ¿cómo escribes un correo electrónico que recibirá una respuesta? La respuesta corta es: cuidadosamente. Aquí hay algunos consejos para ayudarlo a elaborar un mensaje que realmente llame la atención de su lector y la respuesta que necesita.
Use la línea de asunto para su ventaja
Primero lo primero: la línea de asunto está ahí por una razón. Úselo para informar claramente al destinatario por qué acaba de agregar otro correo electrónico a su bandeja de entrada, e inmediatamente aumentará las posibilidades de que realmente lo abra.
Una línea de asunto vaga (como "Tiene una pregunta") no es útil y puede ser irritante, y no desea que alguien abra su correo electrónico en un estado mental de irritación cuando necesita algo. En cambio, sea respetuoso con el tiempo de su destinatario y hágale saber específicamente por qué envió la comunicación. Por ejemplo: "Necesita su revisión: ajustes al folleto del programa".
¿Necesita ayuda para escribir una excelente línea de asunto? Mira estos consejos.
Salude a su lector antes de hacer demandas
Con frecuencia recibo correos electrónicos de los estudiantes que se lanzan inmediatamente a una solicitud, demanda o pregunta sin molestarme en decir primero, "Buenos días" o incluso simplemente "Hola". Usted (con suerte) no irrumpiría en la oficina de alguien y comenzaría a gritar. demandas, así que tampoco hagas eso por correo electrónico.
No tiene que lanzarse a una larga hilera de bromas, pero no está de más dejar caer algo personal antes de lanzarse a su solicitud: “¡Hola Randi! ¿Cómo estuvo el 10K este fin de semana? Pensé en ti el sábado y te envié buena onda ”. O, “ Buenos días, Jacob. ¿Cómo estuvo tu fin de semana? Fue un excelente clima de jardinería. ¡Espero que hayas podido aprovecharlo al máximo!
Estos saludos son cortos y simples, pero demuestran un buen nivel de interés genuino en los destinatarios. ¿Recuerdas lo que dije antes acerca de no querer que tu lector se enoje al abrir tu correo electrónico? Es difícil sentirse molesto con alguien que hace un comentario o hace una pregunta sobre algo que es importante para usted. Su destinatario es, después de todo, un ser humano con sentimientos e intereses fuera de la oficina. A veces, la mejor manera de conectarse con una persona y hacer que se embarque con algo es ser amable.
Recuerda lo que aprendiste en la clase de inglés
Si su solicitud es urgente, puede ser tentador enviar un correo electrónico a toda prisa con abreviaturas en forma de texto, oraciones escritas apresuradamente y párrafos vacíos sin ningún tipo de puntuación significativa. Si te encuentras en este estado, detente. Tomar una respiración profunda. Cuando solicite asistencia, lo último que desea hacer es dificultar que alguien entienda su solicitud. Si su destinatario no puede entender su correo electrónico, simplemente ha perjudicado sus posibilidades de obtener la ayuda que necesita.
Por ejemplo, un párrafo que divaga sin las comas apropiadas obligará al lector a leer y releer secciones para asegurarse de que comprende lo que está tratando de comunicar. Eso lleva más tiempo y puede ser extremadamente frustrante, dos cosas que debes evitar. La solución es simple: escribir oraciones completas. Divide párrafos largos en párrafos más pequeños. Use comas apropiadamente.
Y un último consejo de puntuación: si tiende a terminar las oraciones con una cadena de signos de exclamación, deténgase. A menos que esté anunciando que su equipo acaba de ganar un acuerdo de miles de millones de dólares, su oración no necesita una fila de signos de exclamación.
No escribas una novela
Sí, al enviar una solicitud por correo electrónico, debe ejercer cierta delicadeza al incluir un saludo, oraciones completas y la puntuación adecuada. Pero es completamente posible lograr esas cosas y hacer su solicitud en solo unas pocas oraciones, en lugar de varios párrafos.
Algunos expertos profesionales sugieren que los correos electrónicos deben tener cinco oraciones o menos. Incluso hay una herramienta que puede ayudarlo a limitar sus correos electrónicos al número de oración que elija.
Dependiendo de la complejidad de su solicitud, es posible que no siempre pueda apegarse a la sugerencia de cinco oraciones, pero debe escribir su primer borrador y luego considerar si puede cortar algún material para que sea más fácil de leer. Luego, eche un vistazo al producto final y pregúntese si la solicitud es clara o si se abordaría de manera más eficiente por teléfono o en persona.
Por ejemplo:
¿Ver? Pulido, pero al punto. En lugar de escribir párrafos sobre las razones por las cuales Randi sería la candidata ideal, la autora proporcionó una explicación clara y concisa de lo que quiere, seguida de una solicitud para discutirlo más a fondo.
No envíe el correo electrónico
Lo sé, acabas de leer una columna completa sobre cómo elaborar un "preguntar" efectivo por correo electrónico, y ahora te estoy diciendo que no presiones enviar. ¿Cual es el trato?
Escribir ese correo electrónico no fue un desperdicio. A veces, escribir y editar una solicitud puede ayudarlo a pensar en su mensaje para que tenga claro qué es lo que desea preguntar, cómo respaldará su solicitud y cómo podría responder a las preguntas o inquietudes que surjan de la solicitud. Ese puede ser un ejercicio valioso para prepararse para una consulta cara a cara.
Algunas solicitudes son completamente apropiadas por correo electrónico. Sin embargo, si tiene una solicitud importante y acceso directo a la persona que puede ayudarlo, pregúntese si una conversación en persona sería más beneficiosa que una solicitud electrónica. No hay contexto, tono de voz, expresión facial o emoción por correo electrónico. A veces, sentarse frente a una persona y dejar que vea su autenticidad, sus sentimientos, su sonrisa o su consternación (ya sabe, las cosas que lo hacen humano) puede vender su mensaje mucho mejor que el más cuidadosamente elaborado (pero carente -de-humanidad) correo electrónico.
Para el registro, no soy anti-tecnología. Escribo muchos correos electrónicos y paso demasiado tiempo persiguiendo conejos a través de Twitter. Pero si realmente necesito el apoyo o la ayuda de una persona, creo que puedo y debo hacer el esfuerzo de levantar el teléfono o caminar a su oficina para explicar lo que quiero y por qué creo que esa persona puede ayudarme.
Mantenga su solicitud concisa, al punto y pulida, ya sea electrónica o cara a cara, y tendrá muchas más posibilidades de obtener la asistencia que necesita.
