La dirección de Gettysburg tenía 271 palabras.
Ayer, recibí un correo electrónico sobre un cambio en la política de la compañía con respecto a la selección de café y té que fue de 350.
Lo sé, el café es importante. Pero si Lincoln pudo decir elocuentemente a una nación dividida sobre la importancia de la humanidad y la igualdad en 271 palabras, creo que deberíamos poder enviar correos electrónicos relacionados con el trabajo que son un poco más cortos.
Muchas veces, tenemos miedo de ser breves en los correos electrónicos porque no queremos parecer malos, o porque creemos que necesitamos dar mucha información o instrucciones para hacernos entender. Y eso es justo. Pero creo que todos estaríamos de acuerdo en que menos correo electrónico facilitaría mucho nuestra vida laboral. Y eso comienza haciendo que cada uno sea un poco más corto.
Aquí hay una guía rápida y fácil para mantener sus correos electrónicos cortos y dulces (sin sonar como un idiota).
Cortar la pelusa
Recibo muchos correos electrónicos que comienzan con pelusa. Y aunque, claro, es agradable, también puede ser una pérdida de tiempo, especialmente si realmente no te conozco, o si voy a verte en una reunión a las 4 PM.
En otras palabras, no necesita comenzar cada correo electrónico diciéndole a la gente que esperaba que tuvieran un buen fin de semana. A menos que realmente esté contactando a alguien para ponerse al día, supongamos que todos esperamos que todos hayan tenido un buen fin de semana, estén ansiosos por el próximo y, en general, estén bien. Y luego ponte manos a la obra.
Cortar palabras extra
Todos agregamos palabras adicionales a nuestra escritura de vez en cuando por una variedad de razones. Hace las transiciones más suaves. Suaviza el lenguaje duro. A veces, nos hace sonar más inteligentes.
Sin embargo, en el correo electrónico, su trabajo no es crear la carta más perfecta del mundo, es comunicarse de manera rápida y fácil. De hecho, te desafío a que elimines las palabras o frases que no sean absolutamente necesarias.
Tome la siguiente oración de un mensaje que recibí recientemente:
En este momento, creo que tendría mucho sentido para todos nosotros reagruparnos sobre el tema y plantear algunos puntos clave para la discusión en nuestra reunión en dos semanas que nos ayudarán a estar más cerca de encontrar una solución que Funciona para todas las partes.
¿Cuál es el punto principal aquí? Es difícil saberlo con tantas palabras adicionales. Una frase como "en este momento" no agrega nada y, por lo tanto, no necesita ser incluida. ¿Por qué no reescribirlo así?
"Propongamos 2-3 puntos de discusión sobre el tema antes de nuestra próxima reunión".
Todos en el hilo saben de lo que estás hablando, hay un punto claro en la oración y acabas de reducir tu conteo de palabras en aproximadamente un 70%.
Sea conciso, no confuso
Una vez tuve un jefe que me enviaba correos electrónicos cortos y crípticos que no tenían sentido. Recibía un correo electrónico a las 8 AM diciendo solo lo siguiente:
“Maneja Facebook a primera hora hoy. "MJ"
¿Qué quiso decir con mango? ¿Qué hay de Facebook para ser manejado? Su correo electrónico me hizo responder varias preguntas, que luego tuvo que responder. Aunque su correo electrónico inicial fue breve, terminaríamos intercambiando más correos electrónicos y perdiendo más tiempo que si hubiera incluido un poco más de información la primera vez. Si hubiera agregado unas pocas palabras más, diga: “Maneje hoy las respuestas de los usuarios de Facebook porque tuvimos muchas quejas de la noche a la mañana”, podríamos haber evitado innecesariamente un intercambio.
Ser inteligente con tus palabras y breve en tu ejecución no solo significa ser breve. Asegúrese de seguir siendo claro con su mensaje.
Recordar
Antes de enviar un correo electrónico, tómese 30 segundos adicionales y léalo. Pregúntate a ti mismo las siguientes preguntas:
- ¿Hay un punto claro y fácil de entender en este correo electrónico?
- ¿Hay algo que pueda sacar que no agregue al punto principal?
- ¿Se puede simplificar algo?
Mientras más entrenes para revisar tu escritura, más verás que hay áreas para mejorar. Y, lo que es más importante, cuanto más comience a hacer estos cambios automáticamente en futuros correos electrónicos.
Un consejo final: coloque sus correos electrónicos en un contador de palabras para ver cuántas palabras promedia actualmente por correo electrónico, puede sorprenderlo. Mantenga un registro de su progreso y vea qué tan bajo puede llegar.
