Estás sentado en una sala de conferencias con todos los grandes jefes. Se reúnen para discutir el presupuesto anual, y es su trabajo presentarles su caso para obtener más dinero para su equipo.
¿El problema?
Si bien está bastante seguro de que todos tienen una vaga idea de lo que hace su departamento, no está tan seguro de que todos vean la importancia de lo que hace o la forma en que lo hace.
¿Por qué? Bueno, lo que haces es bastante específico. Quizás tanto que tus propios amigos no lo entiendan.
Pero incluso si ese es el caso, tendrá que aprender cómo hacer que las personas participen en su trabajo cuando busque un recorte en el presupuesto de la empresa, reunirse con alguien de un campo completamente diferente o presentar una idea a un cliente
Aquí se explica cómo hacerlo:
1. Conozca a su audiencia
Aquí yace un verdadero "truco del oficio": la presentación de información nunca se trata del presentador, siempre se trata de la audiencia.
Entonces, ¿regla número uno? Conozca quiénes son: ¿qué es lo más importante para ellos? ¿Qué los motiva? ¿Cuál es su trasfondo? ¿Cómo prefieren comunicarse? ¿Qué "lenguaje" tienden a usar?
Por ejemplo, si usted es ingeniero y tiene que vender su concepto a un grupo de profesionales de finanzas, intente enfocarse en el valor monetario de su producto: por qué les ahorrará dinero, cuánto vale en relación con el mercado, cómo sopesó los costos de crearlo.
Al comprender quién es la persona (o personas) con quien está hablando, puede usar su conocimiento o experiencia común para decidir la mejor manera de explicar su idea.
Por supuesto, esto es fácil cuando tienes tiempo para prepararte para una reunión, pero ¿qué pasa si vas a conocer a alguien por primera vez, como en un evento de networking?
Bueno, siempre puedes preguntarles, algo así como, "OK, antes de explicar más, ¿cuánto entiendes?"
Luego, después de bloquear a su audiencia, debe hacer lo siguiente …
2. Elija la "Cosa" que deberían entender
Un famoso intento de transmitir información muy compleja fue una sesión informativa militar sobre Afganistán en 2010. A un general se le mostró un diagrama que explicaba la estrategia militar estadounidense, pero, como dice el New York Times en un artículo sobre el incidente, descubrió que parecía más "Como un plato de espagueti".
"Cuando comprendamos esa caída, habremos ganado la guerra", fue la respuesta del general al descifrar esta información.
Como sugiere este divertido ejemplo de la vida real, si algo es demasiado complicado, es decir, tratar de abordar demasiado de una vez, es muy probable que las personas se confundan o, peor aún, se olviden de ello.
Entonces, ¿cómo podemos igualar las probabilidades de darle una mejor oportunidad de hacer que la información compleja sea memorable, y darle a su audiencia una mejor oportunidad de procesar dicha información?
Todo se reduce a hacerte estas dos preguntas:
- Si mi audiencia solo recordará una cosa sobre mi explicación, ¿qué es esa "una cosa"?
- Y, ¿por qué mi audiencia debería preocuparse por esta "una cosa"?
Esto instantáneamente crea un enfoque para que usted elija y elija la información que entrega (y cómo la entrega), y hace que sea más probable que su audiencia obtenga lo que está tratando de decir.
3. Dar ejemplos de contexto y uso
Has investigado, conoces a los jugadores y sabes lo que los motiva. Tienes una claridad tremenda sobre cuál es la "única cosa" que quieres que recuerde el equipo. Lo que aún tenemos que hacer es entregar esa información de manera creíble, pero clara.
Simplemente decir: "Tenía esta nueva idea y nos ahorrará tiempo y esfuerzo y necesito un presupuesto X para lograrlo" podría llamar la atención de la gente, pero todavía habrá (muchas) preguntas.
Aquí es donde el contexto puede ser tu mejor amigo. La forma en que enmarca su información es importante: el idioma, los términos y los ejemplos que elija utilizar tendrán un gran impacto en lo que su audiencia recuerda y entiende.
Entonces, pinta una imagen verbal. Por ejemplo, en lugar de usar el ejemplo anterior, podría decir algo como: “¿Qué es una cosa que a nadie le gusta hacer? Informes de tiempo y gastos. Tenemos 50 miembros del equipo que lo hacen, y se necesita un promedio de una hora por semana, por persona. Son 50 horas que podríamos dedicar a proyectos más importantes. Podemos reducir el tiempo perdido en un 75% si asignamos parte de nuestro presupuesto a contratar a alguien que haga esto por nosotros ”.
Al compartir esa información, hace que el problema sea tangible y la solución atractiva.
4. Cuida tu idioma
Si bien el uso de palabras largas y técnicas puede parecer impresionante, rara vez ayuda a alguien a entender lo que se dice.
Entonces, opta por usar un lenguaje simple y cotidiano. En esa misma línea, evite cualquier acrónimo, jerga o frase muy especial. Cuando sea imposible de evitar, asegúrese de definir cualquier término complejo.
Desglosar ideas complejas puede ser súper desafiante, especialmente si está trabajando con alguien que no tiene contexto sobre su trabajo. Pero siempre y cuando se concentre en la información más importante, censure su idioma para una conversación más cotidiana y les brinde un poco de contexto, estará en camino de ponerlos en la misma página que usted y convencerlos de que corran con su idea.
