La confrontación (especialmente la confrontación laboral) nunca es divertida para nadie. Pero aún más incómodo que tratar de decir algo desagradable a la cara de alguien es tratar de expresar esos sentimientos por correo electrónico.
Como cofundador de una organización completamente virtual que cuenta con más de 120 colaboradores en todo el mundo, he tenido una buena cantidad de correos electrónicos de confrontación incómodos. Entonces, ¿qué debe hacer si se encuentra en una situación de correo electrónico? Aquí hay algunos consejos.
1. No recurra al correo electrónico a menos que tenga que hacerlo
Esto debería ser evidente, pero es importante: el correo electrónico nunca debe ser su primera opción para la comunicación de confrontación. De hecho, solo debe usarse como último recurso.
No envíe un correo electrónico de confrontación a alguien a menos que haya tratado de comunicarse con él o ella de cualquier otra manera posible sin éxito, o si el problema es tan urgente que necesita que se lo comuniquen de inmediato y el único disponible La opción es el correo electrónico. Además, los correos electrónicos de confrontación solo deben usarse para problemas más pequeños, no para eventos grandes que cambian la vida (como despedir a alguien; idealmente, eso al menos se haría en Skype o en una plataforma donde se puede ver la cara de alguien).
Hay dos razones principales para esta justificación. Primero, la interacción cara a cara (incluso si es a través de Skype o Google Hangout) le permite a la otra persona captar señales faciales y lenguaje corporal hasta cierto punto, lo que puede ayudarlo a entender mejor su punto de vista. En segundo lugar, las palabras en un correo electrónico se pueden sacar de contexto muy fácilmente (al igual que el contexto del correo electrónico en sí), y no desea que se le explote la situación (indique a la otra persona que va a quejarse con su jefe) Tu correo electrónico).
Sin embargo, definitivamente habrá momentos en los que tendrá que usar el correo electrónico, y confíe en mí, en esas situaciones, es mejor comunicarse por correo electrónico que no hacerlo.
2. Sea lo más directo y específico posible
La parte más importante de escribir un correo electrónico es simplemente decir lo que quieres decir. Elimine sus comentarios u otras ideas secundarias (se supone que esto no es una novela) y vaya directamente al grano. Todo el correo electrónico de confrontación debe ser solo un par de oraciones, y el objetivo debe ser mover la comunicación fuera de línea y a la vida real lo más rápido posible.
Qué significa eso? No andes por las ramas, no digas vómito todo lo que se te ocurra, y definitivamente no te disculpes por lo que estás diciendo. Todavía puede hacer esto sin ser mezquino; por ejemplo, consulte el correo electrónico que le envié a uno de mis escritores colaboradores.
Además, si siente que no puede explicar su caso en seis oraciones o menos, tal vez el tema sea demasiado grande y complicado para el correo electrónico. Después de todo, no desea minimizar una situación delicada. Un correo electrónico breve que aborde los plazos vencidos, la calidad de la asignación, la ausencia o el progreso está bien, pero solo puede imaginar lo terrible que sería enviar un correo electrónico que diga: "Oye, tal y como, solo quería hacerte saber Estás siendo redactado. Guay."
3. Oferta para estar disponible para chatear
Otro problema que surge cuando confrontas a alguien por correo electrónico es que la comunicación en línea es muy unilateral. Alguien más no puede estar inmediatamente en desacuerdo con usted; en su lugar, reciben su correo electrónico, lo leen, responden, etc. Por lo tanto, puede tomar un tiempo para que ambas partes expresen sus puntos, y generalmente no se logra mucho.
Aunque envió la confrontación por correo electrónico, debe darle a la otra persona la opción de responder a través de un medio diferente. Finalizando una carta con algo como: "Definitivamente, hágamelo saber si tiene alguna pregunta, y si desea hablar más sobre esto, podemos tomar el almuerzo o subirnos a Skype".
4. Piensa antes de enviar
Antes de enviar su correo electrónico a través del ciberespacio, piense: Si mis superiores vieran esto, ¿qué pensarían de lo que dije? Si lo hace, puede evitar que envíe un correo electrónico que sea demasiado duro o que genere un ambiente diferente al que esperaba. Si crees que tu jefe recibiría un mensaje incorrecto mirando tu correo electrónico sin contexto, entonces es hora de volver al tablero de dibujo.
Si es posible, intente escribir su correo electrónico un día (o al menos un par de horas) antes de enviarlo. Si estás escribiendo tu correspondencia en medio de la ira, querrás un poco de tiempo para calmarte antes de que esa otra persona vea tu mensaje. No se toman muchas buenas decisiones en el calor de la ira, y ciertamente no desea que su reputación se ponga en peligro porque envió un correo electrónico no tan cuidadosamente redactado.
5. Esté preparado para la respuesta (o no)
Por supuesto, los correos electrónicos son una calle de doble sentido; asegúrese de estar preparado para cualquier reacción cuando envíe cualquier tipo de confrontación. Además, tómate un tiempo para pensar qué vas a hacer en diferentes escenarios, como si la persona del otro lado no responde o si te explota 10 minutos más tarde.
Por ejemplo, si el escritor al que envié ese correo electrónico anterior no responde dentro de tres o cuatro días, enviaré un correo electrónico de seguimiento con una fecha límite o un ultimátum (algo así como, “Si no recibo noticias tuyas antes del, Supondré que ya no estás interesado en escribir para The Prospect "). Esto pone un poco más de presión sobre la otra persona para que responda.
Y en el caso de que reciba una respuesta grosera o enojada, tómese un tiempo (al menos unas horas) antes de responder. Puede ser tentador devolver el fuego y también es muy fácil que un mensaje se convierta en una zona de guerra por correo electrónico. Y una vez más, su objetivo principal debe ser salir de detrás del escudo del correo electrónico y hablar cara a cara.
