Como miembro de la Generación Y, usted (con suerte) ya conoce las reglas más importantes de la etiqueta del correo electrónico: manténgalo breve y dulce, y no ponga nada en un correo electrónico que no desee reenviar a su abuela, su jefe, o tu pareja.
Pero a veces, la parte más difícil de escribir un correo electrónico no es el contenido, sino cómo comenzar y finalizarlo. Especialmente en el lugar de trabajo, no siempre es tan simple como comenzar con "Dear Joe" y firmar con "Gracias, Kelly".
Entonces, cuando está redactando un mensaje para un gerente de contratación, un ejecutivo o incluso su jefe, aquí le explicamos cómo asegurarse de que está dando el mejor pie cibernético, de principio a fin.
1. ¿Un correo electrónico de quién?
Lo primero es lo primero: es hora de retirar su cuenta de correo electrónico "[email protected]". De Verdad. No es lindo ni creativo, no es profesional. Si está utilizando una cuenta de correo electrónico por cualquier otro motivo que no sea chatear con sus amigos de la universidad, use una dirección que incorpore sus iniciales y apellidos o nombre y déjelo así. Además, tenga cuidado al usar los números 0 o 1 en su dirección de correo electrónico; Puede ser difícil distinguirlos de una letra mayúscula O o una letra minúscula L.
2. Evita las fallas de saludo
Elegir la primera palabra de un correo electrónico es fácil: "querido" o "hola" funcionan en casi cualquier situación. Pero puede ser complicado después de eso. En las comunicaciones regulares en el lugar de trabajo, dirigirse a la persona por su nombre generalmente está bien, y usar títulos puede hacer que te veas demasiado formal, taciturno o juvenil.
Pero hay excepciones: algunos ejecutivos de nivel superior prefieren "Sr." o "Sra.", Por lo que vale la pena escuchar cómo otras personas normalmente se dirigen a él o ella. Y es una apuesta segura cuando se encuentra por primera vez con un médico o profesor de medicina que preferiría que lo abordaran como "Dr."
Al enviar correos electrónicos para su búsqueda de empleo, es mejor usar títulos. Pero si no sabe el género de la persona con la que se está contactando, no adivine, vaya solo con el nombre. Sí, Christina "Chris" Brown podría perdonarte por llamarla Sr., pero lo último que quieres hacer es avergonzarte antes de entrar en el corazón del correo electrónico.
Finalmente, si no tiene un nombre específico para el destinatario (por ejemplo, está enviando una consulta de trabajo a una dirección central de recursos humanos), un simple "hola" es perfectamente suficiente.
3. Cerrar con cortesía
Es posible que tenga su línea de cierre de correo electrónico favorita, pero siempre debe considerar su relación con el corresponsal y el motivo del correo electrónico al cerrar sesión. Aquí hay un vistazo rápido a algunos lemas de uso común y el mensaje que transmiten:
Sinceramente: Este es un sentimiento de cierre universal y 100% apropiado en la mayoría de las situaciones, pero puede verse como un poco cargado o desagradable para la correspondencia con alguien que conoce bien.
Saludos cordiales: Esta frase es profesional, pero con algo de calidez. Es común para los correos electrónicos comerciales que son menos formales, como entre compañeros de trabajo que trabajan juntos con cierta frecuencia. Esto se puede acortar aún más a "Saludos" cuando se envía un correo electrónico a alguien familiar.
Lo mejor: este cierre de sesión es ampliamente debatido y se ve como todo, desde sincero hasta trillado, dependiendo del filtro del destinatario. Es simplemente una versión abreviada de "Saludos cordiales" y puede connotar sentimientos positivos. Pero también se puede interpretar erróneamente como no auténtico si no tiene una relación previa individual con la persona a la que envía el correo electrónico.
Respetuosamente: Este es un envío formal que es apropiado cuando se envía un correo electrónico al CEO, al Presidente de la Junta o a un ejecutivo de alto nivel de la compañía.
Con cariño: este es definitivamente un cierre social, no profesional. Envía el mensaje de amistad e interés genuino, pero con un nivel de familiaridad que es mejor mantener fuera de la correspondencia profesional.
Saludos cordiales: Esta es una versión más formal de "cariño", pero aún así es más adecuada para correos electrónicos sociales.
Atentamente: a menudo se considera un poco pesado para el correo electrónico, este cierre se puede utilizar mejor para la correspondencia más formal, como una carta impresa.
4. Haz útil tu firma
Asegúrese de que su línea de firma enumere los conceptos básicos: su nombre completo, título, nombre de la empresa e información de contacto, incluidos números de teléfono y correo electrónico. El logotipo de una empresa también puede ser una adición estéticamente agradable.
Cuando envíe correos electrónicos relacionados con la búsqueda de empleo, use su nombre e información de contacto. Sin embargo, tenga cuidado con la información de contacto que proporciona: si no desea que los posibles empleadores llamen a la línea que su recepcionista a veces atiende, no proporcione ese número. Y si usa Facebook, Twitter y LinkedIn profesionalmente, también está bien incluir esa información.
A veces verá correos electrónicos que incluyen citas o comentarios ingeniosos como parte de la firma, pero proceda con precaución antes de pensar que el suyo necesita este tipo de actualización. Los correos electrónicos comerciales deben contener solo eso: negocios. Su firma no es el lugar para promocionar sus creencias o intereses personales.
Cuando vaya a redactar un correo electrónico, asegúrese de prestar tanta atención a su línea de apertura y cierre como al resto de su contenido. No permita que un error de empaque evitable moleste o distraiga al destinatario antes de que llegue a la parte más importante de su correo electrónico: el mensaje.
