Ya sea que estés tratando de impresionar a tu nuevo jefe o buscando una promoción, puede ser difícil decir que no a más trabajo. Después de todo, desea que todos vean su actitud de trabajo duro, aceptación de desafíos y complacencia. Desafortunadamente, cada nuevo proyecto que aceptas asumir tiene una fecha límite inminente, y antes de que te des cuenta, apenas puedes mantener tu cabeza fuera del agua.
Cuando sienta que los proyectos están comenzando a pasar desapercibidos o simplemente no puede dar lo mejor de sí mismo porque está demasiado disperso, tómese un tiempo para abordar la situación antes de que su lista de tareas pendientes le dé lo mejor de usted. Aquí hay algunas maneras de abordar una carga de trabajo abrumadora y volver a la normalidad.
1. Crear un horario
Mantenga un horario maestro de todos sus plazos finales configurando un calendario en iCal o Google Calendar o usando un buen planificador (me encanta la configuración de los cuadernos semanales de Moleskine). Ver todo en un solo lugar puede ayudarlo a priorizar su tiempo porque sabrá exactamente lo que se avecina, con días y semanas de anticipación.
Pero no se detenga allí: el truco para organizar su tiempo es dividir sus proyectos en mini objetivos que serán más fáciles de lograr. Los objetivos pequeños y alcanzables lo ayudarán a atravesar proyectos difíciles y mantenerse en el camino.
Por ejemplo, la planificación de un gran evento de trabajo requiere que coordine una serie de grupos, tanto dentro como fuera de la oficina. En lugar de establecer una fecha límite grande en la fecha del evento, organícela en tareas más pequeñas durante las semanas previas al evento, como asegurarse de que su proveedor tenga su menú, finalizar el recuento correcto de asistentes y entregar folletos de prueba e impresión. El cumplimiento de estos mini objetivos en el camino asegurará que no quede nada hasta el último minuto.
2. Manténgase alerta
Configurar su horario maestro es solo la mitad de la batalla, la otra mitad lo está usando realmente. Si no tiene la costumbre de revisar su calendario todos los días, es posible que necesite un pequeño empujón en la dirección correcta, por lo que después de establecer fechas límite para usted, también establezca algunas alertas. Una ventana emergente en su computadora o teléfono puede ser un recordatorio rápido de lo que está por venir (consulte aplicaciones como 2Do, Wunderlist y Todoist) o, si usa un planificador en papel, configure alertas visuales con Post-Its que le recuerde de lo que sucede durante la semana que viene.
Estas alertas pueden incluir puntos de control para fechas límites importantes (por ejemplo, a la mitad de la fecha de vencimiento de su proyecto, puede configurar una alarma para asegurarse de pedirle a su supervisor que revise un borrador de su informe) o solo recordatorios generales del día a día (por ejemplo, configurando alertas para los lunes y miércoles, para que pueda asegurarse de que está en camino antes de que se acabe el tiempo al final de la semana laboral).
3. Organízalo
Cuando trabajas en varios proyectos al mismo tiempo, tu bandeja de entrada puede explotar rápidamente en un abrumador desorden de información. Y si bien no puede detener el flujo de correos electrónicos, al menos puede mantener sus tareas organizadas y separadas.
Intente agregar carpetas y códigos de colores a su bandeja de entrada para ayudarlo a encontrar información importante cuando la necesite. Por ejemplo, cree una carpeta separada para cada tarea específica en la que esté trabajando, lo que le permitirá buscar fácilmente conversaciones o archivos que necesite.
Para ir un paso más allá, incluso puede configurar una regla en Outlook para enviar correos electrónicos desde ciertas direcciones o con ciertas frases en la línea de asunto a las carpetas especificadas que ha creado. Gmail hace lo mismo si configuras un filtro. ¡Cualquiera de los métodos le permite ordenar previamente su bandeja de entrada, para que no tenga que pasar un tiempo valioso revisando el desorden!
4. Quite las cosas del camino
¿Está a cargo de informes repetitivos u hojas de cálculo que tienen que salir semanalmente o mensualmente? Para ahorrar tiempo y energía (y liberar espacio valioso en su lista de tareas pendientes), cree una plantilla para cada informe, en lugar de comenzar desde cero cada vez.
¿Recibe constantemente correos electrónicos haciendo preguntas similares? Cree respuestas enlatadas en Gmail o mantenga un documento de Word en su escritorio con respuestas para problemas comunes (por ejemplo, cómo usar su sitio FTP, a quién contactar para servicio al cliente o las fechas de las próximas ferias comerciales). Tener algo que pueda cortar y pegar fácilmente hará que responder correos electrónicos de rutina sea menos lento.
Hacer las cosas pequeñas temprano y hacerlo lo más ágil posible le brinda más espacio para trabajar en proyectos complejos.
5. Manténgase al día
Reserve unos minutos antes de partir por la tarde para revisar su horario y actualizarlo con su progreso diario (¡incluso hacer esto semanalmente es de gran ayuda!). ¿No terminaste una tarea? Muévalo al día siguiente o al siguiente bloque de tiempo que haya programado para ese proyecto en particular. También ayuda tener algo de tiempo libre programado en cada día (o incluso solo una vez a la semana), lo que le permitirá ser más flexible si no cumple con un mini objetivo y necesita reorganizar su horario.
Mantener un ojo en lo que está haciendo cada día no solo puede ayudarlo a sentirse abrumado, sino que también puede ayudarlo a medir cuánto tiempo realmente necesita para un proyecto o tarea determinada. ¡Y sabiendo eso, identificará exactamente cuánto puede asumir en el futuro!
6. Hable acerca de compartir
Si comienza a darse cuenta de que algunos de sus mini objetivos no se están logrando porque no hay suficiente tiempo, porque otros proyectos están tomando prioridad, o porque las nuevas responsabilidades siguen llegando a su escritorio, puede ser el momento de hablar con su supervisor sobre redistribuir parte de su trabajo.
Esta es otra razón por la que es crucial tener un cronograma detallado de sus proyectos planificados por día y por semana: si tiene una idea clara de lo que debe hacerse y en qué plazo, su jefe puede ver fácilmente qué hay en su plato. Luego, juntos, pueden determinar qué es lo más importante para mantenerse en su lista inmediata de tareas pendientes y qué se puede retrasar o delegar a otra persona.
Sí, puede ser difícil dejarlo ir, pero siempre es más importante compartir la carga de trabajo con el resto de su equipo y cumplir con los plazos que intentar demostrar que puede manejarlo todo y no llegar allí.
Finalmente, cuando empiece a sentir que lo está perdiendo, respire hondo. Recuerde, el control se trata de mantenerse organizado y ser honesto sobre lo que puede manejar.
