Hay un tipo especial de exasperación que viene al dejar una reunión sintiéndose aún menos seguro de cuál era el punto que cuando entró (en cuyo caso, tal vez alguien necesite esta guía para organizar reuniones efectivas, esta plantilla de agenda de reuniones o este artículo esbozar cuándo debería reprogramar esa reunión).
Incluso si las cosas no son tan extremas, tal vez tuvo una conversación estimulante y atractiva, sigue siendo decepcionante si parece que no sale nada. Pero hay una solución simple: el correo electrónico posterior a la reunión.
“El propósito general es que todos responsabilicen a las mismas expectativas. Por lo tanto, tiene un equipo en la misma página que trabaja para lograr los mismos objetivos, lo que mantiene las cosas eficientes y productivas, y también mantiene las frustraciones bajas ", dice Heather Yurovsky, coach de carrera de Muse y fundadora de Shatter & Shine. "A nadie le gusta sentir que se sentaron en una reunión que tuvo un buen impulso y luego no sucede nada".
Siga leyendo para saber todo lo que necesita saber sobre el envío del correo electrónico perfecto después de la reunión, para que nunca sea responsable de frustrar el progreso en lo que sea que se estaba reuniendo.
¿Quién debe enviar el correo electrónico posterior a la reunión?
De acuerdo, tal vez todos tengan la idea de un correo electrónico de seguimiento. Pero, ¿cómo saber si usted es quien debería enviarlo?
A menudo es obvio. Si organizó la reunión, creó la agenda y ejecutó la cosa, entonces es probable que sea usted quien cierre el círculo con una misiva posterior a la reunión.
"Por lo general, al final de la reunión está claro quién es el responsable, pero a veces no lo es, especialmente si es quizás un nuevo proyecto que técnicamente ningún departamento posee", dice Yurovsky. "Solo quieres asegurarte de no salir como si estuvieras ladrando órdenes a otras personas y que realmente provenga de la persona correcta que la gente va a escuchar y respetar la propiedad y la fecha límite".
Si se trata de una situación más ambigua, piense si tiene sentido avanzar en la tarea. "Al final de la reunión, si no está muy claro quién es el responsable y se siente equipado para enviar ese correo electrónico después, levante la mano y diga: 'Hola, feliz de enviar el correo electrónico posterior a la reunión, a menos que haya alguien de lo contrario, parece más apropiado venir de ellos '”, dice Yurovsky. “Así que eres voluntario. No estás llamando a nadie para que se lo ponga, pero también le estás dando a otras personas la oportunidad de decir: 'Oh, no, creo que en realidad tiene que venir de Joe' ".
¿Quién debe ser incluido?
Una vez que se establece el campo "desde", es hora de pensar en los campos "hacia" y "cc". Asegúrese de enviar su nota a todos los participantes de la reunión, incluida cualquier persona que estaba en la lista de invitados pero que tal vez no pudo asistir. Luego, piense si hay alguien de quien se haya dado cuenta que debería haber participado en la reunión, así como cualquier otra parte interesada que necesite tomar medidas o tener visibilidad sobre el tema. Finalmente, si está tratando con colegas más importantes, considere copiar a sus asistentes.
¿Cuándo debería salir?
"Es mejor enviar la recapitulación lo más cerca posible de salir de la reunión", dice Yurovsky. “Si la reunión es al final del día y quieres esperar hasta la primera mañana de la mañana, está bien, pero cuanto más cerca estés de la reunión, más impulso se creará y no comenzará a caer al fondo de las pilas de personas ".
En otras palabras, considere la recapitulación como una extensión de la reunión y envíela mientras la discusión aún está fresca en su mente y en la de todos los demás. Si sabe de antemano que usted será el que aborde este elemento, incluso puede planificar con anticipación bloqueando el tiempo en su calendario justo después de la reunión para hacerlo.
¿Qué debería incluir?
"El propósito del correo electrónico es hacer que todos estén en la misma página", dice la entrenadora profesional de Muse, Kristina Leonardi. Pero, ¿qué se necesita para que eso suceda "depende de la naturaleza de la reunión y cuál es la intención, cuál es el objetivo?", Dice Leonardi.
"Si hubo un problema o un desafío que se estaba tratando y la reunión resolvió ese problema o desafío, puede ser algo así como un agradecimiento y una auto felicitación", explica. O "puede ser aclarar roles y dirección en un proyecto en particular o los pasos de acción subsiguientes que deben tomarse y quién se supone que debe tomarlos".
Como pauta general, piense en hacer algo o todo lo siguiente:
- Agradeciendo a las personas por su tiempo y esfuerzo
- Resumiendo cualquier punto clave cubierto o discutido durante la reunión
- Esbozar elementos de acción y propietarios, así como plazos para estos próximos pasos
- Adjuntar o vincular a recursos y documentos relevantes
- Invitar a las personas a hacer preguntas o volver a reunirse
Leonardi te insta a que sea breve y dulce. Pero incluso el alcance del correo electrónico depende de la reunión. Si sale de una reunión de equipo mensual estándar o de una reunión de actualización de proyecto relativamente rápida y rutinaria, su correo electrónico puede reflejar eso en toda su extensión. Si envía una nota de seguimiento después de una reunión de la junta de dos horas o una sesión de estrategia de inmersión profunda, se verá un poco diferente. Lo mismo vale para tu tono.
"Siempre quieres ser cortés, incluso si se trata de un correo electrónico rápido que estás enviando", dice Yurovsky. "También desea escribir no solo el tono de la organización, sino también la reunión en sí". En resumen, no resuma una reunión informal con sus compañeros de equipo en un tono demasiado formal y no envíe un resumen a ejecutivos que suena como si estuvieras hablando con tus amigos en la hora feliz.
Como dice Yurovsky, "conocer a su audiencia hace una gran diferencia allí".
¿Hay alguna plantilla que pueda usar?
¿Todo suena bien hasta ahora? Genial, ahora probablemente estés listo para hacerlo. Aquí hay una plantilla que puede usar en parte o en su totalidad, dependiendo de la situación particular.
- - se completará por
- - se completará por
- - se completará por
- - se completará por
¿Qué pasa con un ejemplo?
Esto es lo que podría parecer en la práctica:
- Necesitamos claridad y capacitación adicional sobre la venta del nuevo producto para tener éxito en el tercer trimestre, así como algunos materiales colaterales nuevos para uso interno y externo.
- Dado que compartir tácticas en esta reunión se sintió tan útil, probaremos tener reuniones quincenales para transmitir trucos y consejos con mayor frecuencia
- Configurar y ejecutar sesión de entrenamiento: Jackie se completará antes del 20 de junio
- Cree una hoja para uso interno: Rob completará el 25 de junio
- Actualización de los materiales de presentación para uso externo: Jorge completará el 30 de junio
- Configure grupos recurrentes: Quinn completará el 1 de julio
