¿Alguna vez sientes que estás gritando en un agujero negro cuando envías un correo electrónico o dejas un correo de voz para alguien? Pones tu solicitud en el universo y luego te sientas en tu escritorio con los dedos cruzados, esperando una respuesta oportuna.
Gracias a mi trabajo en el mundo de las relaciones públicas, lo he visto todo cuando se trata de mensajes sin respuesta. He gestionado la correspondencia con clientes CEO (también conocidos como los que están constantemente ocupados), los ejecutivos y los equipos legales de los clientes de mis clientes (también conocidos como los que piensan que no soy importante) y los medios de comunicación (también conocidos como los que no lo hacen). querer tratar con gente de relaciones públicas). Y en el camino, he aprendido mucho sobre cómo obtener respuestas cuando las necesita.
No importa la causa de la demora, aquí hay algunos consejos para que los que están ocupados (y sí, molestos) respondan lentamente para prestar atención.
Hacer la conexión
En primer lugar, cuando te conectas con otra persona, debes darle una razón para querer ayudarte.
Comience evitando errores que desconecten instantáneamente el receptor. Deletrear su nombre incorrectamente es un buen ejemplo: sé que es básico, pero no puedo decir cuántos correos electrónicos recibo para Ashely o Ashleigh, y cuando lo hago, me molesto instantáneamente y es menos probable que responda rápidamente. Además, trate de no sonar como un argumento de venta (por ejemplo, "Me gustaría hablar con usted sobre …"), nadie quiere lidiar con eso.
En cambio, capta la atención de tu contacto haciendo que todo sea relevante para él o ella. Me gusta expresar todo lo posible con "usted"; por ejemplo, en lugar de decir: "Necesito que mire estos formularios", diga: "Su cliente necesita aprobación en estos formularios". Es un truco simple pero efectivo.
También puede atraer a las personas jugando a su personalidad o botones calientes. Por ejemplo, alguien que tiene un poco de ego probablemente responderá mejor al reconocimiento de lo importante que es (p. Ej., “Me doy cuenta de la importancia de su tiempo, por lo que sugiero que hagamos una llamada de 10 minutos para discutir el estudio de caso ").
Haz que sea fácil responder rápidamente
Incluso si su contacto está interesado en ayudar, alguien que esté ocupado no tendrá tiempo para revisar un correo electrónico enrevesado o escuchar un correo de voz largo y confuso. Por lo tanto, asegúrese de agilizar su mensaje y facilitarle la respuesta rápida utilizando las siguientes tácticas.
Tener un asunto informativo
Use su línea de asunto para indicar su necesidad de inmediato y ayudar al receptor a priorizar su solicitud. Comenzar con algo como "Para revisión", "Requiere comentarios" o "Responda antes del martes" es una forma rápida de aclarar sus expectativas desde el principio.
Ve al grano
No pase mucho tiempo en su mensaje con información o detalles no relevantes. Sea cortés con un rápido, "Espero que esta mañana lo esté tratando bien", luego sumérjase en la introducción y la razón para contentar al receptor. Mantenga esto simple también (por ejemplo, "Su cliente X y yo trabajamos juntos en Y, y me informaron que usted es el mejor contacto para Z").
Dar fechas límite de asignaciones
Para evitar que su correo electrónico o correo de voz se coloque en la pila de "cada vez que llegue a él", haga preguntas específicas o proporcione elementos de acción, y proporcione un calendario para cuando prefiera una respuesta. Con ciertos proyectos y clientes, he tenido éxito al decir: “Por favor, envíe sus comentarios antes del viernes. En ese momento, actualizaré y enviaré este documento al resto del equipo para su revisión ". Es una buena manera de implicar:" Si no lo hace a tiempo, ha perdido su opinión sobre el asunto. . "
Proporcionar una recomendación
Si está buscando una respuesta a una pregunta o una solución a un problema, siempre brinde algunas opciones diferentes y su recomendación. Al hacer esto, la persona con la que se contacta tiene que pensarlo menos y puede responder con un rápido "Sí, su recomendación está bien" o "Vayamos con la opción # 1".
Seguimiento inteligente
Por lo tanto, ha facilitado que su destinatario responda y aún no recibe una respuesta. ¿Ahora que? Es hora del seguimiento. Puede ser difícil equilibrar ser útil y molesto en esta etapa, pero es posible siguiendo la línea de comunicación correcta.
Después de su correo electrónico inicial, programe un seguimiento rápido que tenga sentido según su fecha límite. Este correo electrónico debe incluir su correo electrónico original con una oración corta en la parte superior que le recuerde a su contacto la solicitud original y la fecha límite. Además, asegúrese de volver a colocar cualquier material requerido.
¿Un segundo correo electrónico y aún no recibe una respuesta? Hora de una llamada telefónica. (Espere al menos 24 horas después de enviar el correo electrónico de seguimiento, a menos que necesite absolutamente algo más pronto). Si recibe a la persona por teléfono o deja un mensaje de voz, sea breve. Recuérdele el correo electrónico original, quién es usted y qué necesita.
Independientemente de cómo realice el seguimiento, siempre salga con el siguiente paso en sus manos: "Voy a seguir de nuevo mañana" o "Si no tengo noticias suyas al final del día, estaré incorporando el resto de los comentarios del equipo y enviándolos al cliente ".
Y asegúrese de realizar un seguimiento de todos los intentos de contactar a la persona; hacer referencia a ellos puede ayudar a indicar su urgencia y puede resultar útil si se ve obligado a traer una copia de seguridad para ayudarlo.
Saca las armas grandes
En ese sentido, si ha intentado ponerse en contacto con alguien varias veces en vano, intente copiar a otras partes en sus solicitudes. Responda a su correo electrónico original (nuevamente), agregue un "Solo quería registrarme en el siguiente correo electrónico. ¿Has tenido la oportunidad de …? ”Y copiar a tu jefe, el cliente o cualquier otra persona que creas que lo estimulará. No es mi actividad favorita, y puede irritar un poco el receptor, pero definitivamente obtendrá una respuesta en un apuro.
Su última opción es encontrar otro contacto que pueda responder a su pregunta o presionar al receptor original para que responda. Esto podría ser un contacto interno con el que tiene una buena relación o alguien con más poder. Advertencia: Al contactar en esta situación, nunca querrás culpar al contacto original. En su lugar, simplemente encuadre como: "Necesito que esto se mueva lo antes posible, ¿me pueden ayudar?"
¿Quién sabía que un correo electrónico o un buzón de voz podría ser tan complicado? No importa en qué industria se encuentre, la correspondencia con los demás es casi siempre una necesidad y, desafortunadamente, siempre existirán movimientos lentos. Pero con estos consejos, debería poder obtener las respuestas que necesita de manera oportuna (o, al menos, en algún momento). ¡Ahora sal y obtén algunas respuestas!
