¿Cuántas veces has recibido una invitación para una reunión y has pensado: "Oh, Dios, ¿tenemos que hacer esto ahora?" Como todos sabemos, hay muchas ocasiones en las que reunirse en persona es francamente tonto, especialmente cuando involucra a un gran grupo de personas cuya aportación simplemente no es necesaria. Pero por más fácil que sea suponer que nunca más tendrás una buena razón para asistir, hay momentos en los que realmente es la mejor manera de realizar tareas importantes.
Entonces, antes de rechazar esa invitación a la actualización trimestral del equipo, aquí hay algunas ocasiones en las que asistir es su mejor opción para mantenerse en el rumbo y cumplir sus objetivos.
1. Cuando se reúnen para producir un proyecto sensible al tiempo
Algunas de las reuniones más frustrantes son aquellas en las que se reúne a un gran grupo de personas para discutir, bueno, nada de nada. A veces hablas de cosas que sería bueno hacer, pero no creas planes de acción. Otras veces, simplemente te unes para estar juntos.
Sin embargo, también hay situaciones en las que usted o sus compañeros de equipo tienen algo urgente que debe completarse lo antes posible, y se requiere que mucha gente se asegure de que se haga bien. Y claro, puede enviar un documento de Google y acordar trabajar en él "juntos". O podría reunirse en persona durante 30 minutos, elaborar un plan, delegar tareas y comenzar.
Al final del día, algunos entregables se completan mejor en equipo, por lo que si usted o cualquier otra persona con la que trabaje le piden ayuda, no piense demasiado en agregar otra reunión a su calendario.
2. Cuando el equipo de tu equipo se dirige por correo electrónico
En un mundo ideal, usted y sus compañeros de equipo nunca estarían en desacuerdo y trabajarían juntos en perfecta armonía todos los días. Sin embargo, la realidad de la mayoría de los equipos es que la mayoría de los grupos se topan en algún momento u otro. Si bien sería más fácil ignorarlo cuando las cosas están un poco heladas entre tus compañeros de trabajo y simplemente continúan, sabes que eso solo creará más problemas en el futuro.
Casi siempre es mucho más productivo simplemente expresar abiertamente todas sus quejas con el proyecto (o el enfoque de un colega al proyecto) y descubrir cómo resolver el conflicto para que pueda cumplir con sus plazos.
¿Y la mejor manera de hacer eso? Encuentre una sala de conferencias y mírense directamente cuando den su opinión. Puede sentirse tentado a hacer esto por correo electrónico o chat, pero sea honesto: sabe que solo progresará si lo hace en persona, en una reunión real.
Debido a que nueve de cada 10 veces, la crítica constructiva se siente mucho menos dura cuando se le dice a la cara que cuando se trata de su bandeja de entrada. Además, un comentario casual sobre la elección de la fuente de su presentación se siente mucho menos personal cuando es parte de una conversación continua en voz alta, y no es la única línea en una respuesta de la cadena de correo electrónico.
3. Cuando necesita comentarios sobre algo
Una vez más, es posible que sienta la tentación de decir: “No nos veamos. No dude en enviarme sus pensamientos sobre esto en un correo electrónico ”. Pero seamos realistas, a veces es útil escuchar los pensamientos de sus colegas sobre algo en persona.
Estas no tienen que ser reuniones largas, y en muchos casos probablemente ni siquiera necesites una agenda oficial. Pero algunas de las ideas que surgen de hablarlo cara a cara a menudo pueden ser increíbles. Y si evita configurarlo usted mismo cuando realmente necesita comentarios o se siente atrapado en un proyecto, solo está posponiendo su propio éxito.
4. Cuando hay una decisión importante que tomar
Esta es la razón más obvia para convocar una reunión, pero también la más importante. Es muy fácil arrastrar los pies cuando su grupo necesita tomar una decisión. Si no está seguro de algo o quiere una opinión honesta sobre la elección que cree que está a punto de tomar, no tenga miedo de pedirle a su equipo que se reúna con el objetivo de decidir antes de que el grupo abandone la sala.
Y si alguien en su equipo hace una solicitud similar, no resople hasta la sala de conferencias. Tomar decisiones es difícil y, a menos que trabajes en un equipo de lectores de mentes, la mejor manera de saber si todos están en la misma página es sentarte en la misma mesa y hablar.
Lo entiendo. Las reuniones no siempre son divertidas, especialmente cuando tienes una lista de cosas que quieres hacer. Y cuando son frívolos, improductivos o una combinación de ambos, es comprensible que busque formas de salir de ellos lo más rápido posible.
Por otro lado, es injusto suponer que todos son una pérdida de tiempo. Evalúe cada uno caso por caso antes de decir "No, gracias". Encontrará que en muchos casos, reunirse es la mejor manera de hacer algo más rápido.
