Algunos días, me despierto y siento que todo se está moviendo demasiado rápido. Docenas de correos electrónicos llegaron durante la noche. Un puñado de reuniones, charlas de café y llamadas se encuentran dispersas durante todo el día. Hay tanta gente a quien agarrar, mandados para correr y cabos sueltos esperando ser atados. La vida parece estar avanzando y empujándome con ella.
Estoy seguro de que estás familiarizado con el sentimiento.
Pero luego recuerdo una frase de la leyenda de las carreras Mario Andretti: "Si todo parece estar bajo control, entonces no vas lo suficientemente rápido", y me doy cuenta de que esta sensación de no tener todo bajo control puede no ser algo malo. Después de todo, sentir que estás en la vía rápida simplemente significa que las cosas se están haciendo y que las cosas que habías planeado ahora se ponen en marcha.
Aprendí que la clave es no resistir la velocidad de todo lo que está sucediendo, sino tener en cuenta para asegurarnos de que no te supere. Si comienza a sentirse un poco abrumado, pero recortar no es exactamente una opción, pruebe algunas de estas siete tácticas para seguir haciendo un trabajo importante, sin volverse loco.
1. Encuentra formas de compartimentar
Muy a menudo, la sensación de estar abrumado se amplifica principalmente por su percepción de la situación. Podría ser el caso de que su lista de tareas pendientes sea en realidad de una milla de largo, o más probablemente, que simplemente parezca que es así, especialmente si todas las cosas de diferentes partes de su vida se unen.
Debido a cuánto puede hacer frente a los cambios según su ubicación y lo que está haciendo, tiene más sentido dividir en compartimentos y "bloquear" las tareas o preocupaciones sobre las que no puede hacer nada en este momento, enfocándose en cambio, solo en un elemento, tarea o proyecto a la vez. Se sabe que los presidentes Bill Clinton y Ronald Reagan usan esta técnica con éxito. Mantener una barrera mental para separar sus sentimientos de responsabilidad le permite romper sus obligaciones en trozos considerables. De esta manera, podrá tratarlos individualmente cuando tenga sentido y conservar la tranquilidad en cualquier otro momento.
2. Haga tiempo para pensar profundamente
Gran parte del estrés de moverse demasiado rápido proviene de no saber exactamente a dónde se dirige. Estar demasiado atrapado en el ruido blanco de la actividad constante hace que sea difícil obtener un tiempo de pensamiento de calidad para determinar a dónde está tratando de llegar y si el trabajo que está haciendo realmente contribuye a eso.
Puede ser útil reorganizar su horario según cuán intensivas sean sus actividades y planificar eventos menos intensivos (como las reuniones individuales) antes o después de su horario de máxima audiencia para la productividad y el pensamiento. Si encuentra que es más probable que llegue a la zona temprano en la tarde o al final de la mañana, asegúrese de preservar un bloque de tiempo ininterrumpido para estos intervalos clave. Al identificar su ritmo de trabajo y proteger sus picos de pensamiento claro, estas valiosas oportunidades para aprovechar realmente su capacidad mental no caerán en el azar o la interrupción.
3. Evaluar lo agradable a tener frente a lo necesario
En otras palabras, asegúrese de estar trabajando en las cosas correctas que realmente lo llevarán hacia sus objetivos. Determinar qué es absolutamente necesario para llegar allí de repente reduce el alcance del problema y lo ayuda a filtrar las distracciones, permitiéndole reasignar efectivamente el tiempo a lo que es realmente esencial. Si bien esto puede parecer obvio, se sorprenderá de cuánto tiempo dedica a obtener beneficios adicionales que parecen agradables pero que lo desvían de lo que realmente importa.
Hay tantas oportunidades para distraerse que aislar lo que es realmente necesario es como encontrar las "grandes rocas". Una vez que estén en su lugar, sus prioridades serán inamovibles y todo lo demás estará en su lugar, o, al menos, tanto como se ajuste -Y descubrirás que el resto probablemente fue todo extraño de todos modos.
4. Priorizar en base a otros
Otra buena forma de priorizar es asegurarse de que nada en su placa sobrecargada no impida que nadie más haga el trabajo. En otras palabras, si el trabajo de otra persona depende de algo que usted haga, primero haga esa parte.
Por ejemplo, si sé que me estoy retrasando en los correos electrónicos, me tomo un momento para resolver la probabilidad de que mi falta de respuesta pueda detener a otras personas. Si otros esperan mi respuesta para completar el siguiente paso, esas tareas son mi primera prioridad. De esta manera, se progresará tan pronto como entregue el bastón a los demás, aligerando su culpa (y percepción de estrés) por sostenerlos.
5. No confundir la ocupación por la productividad
La ocupación imita las acciones de la productividad, pero una obtiene resultados donde la otra, bueno, puede que no. Asegúrese de que lo que está haciendo sea coherente con la obtención de los resultados que necesita.
La forma más común de caer en la trampa del ajetreo es llenando su tiempo con tareas pequeñas y sin importancia. Marcar cosas de tu lista de cosas por hacer puede generar una sensación de logro, pero pueden ser cosas que se delegan mejor a otros, o peor, en realidad no importan. Pensar críticamente sobre si las tareas en las que está trabajando son realmente importantes o si solo están llenando su tiempo puede significar la diferencia entre sentir que está haciendo las cosas y realmente haciendo las cosas.
6. Centrarse en la misión detrás de las tareas
Una larga serie de tareas parece desalentadora para cualquiera, pero aquellos que pueden avanzar probablemente no estén pensando en las tareas en sí mismas, sino como pequeñas piezas que se ajustan a un objetivo general.
Por ejemplo, verse a sí mismo como el agente en el contexto de una misión más grande le permite concentrarse menos en cuánto está asumiendo y más en la visión de cómo su trabajo tendrá un impacto. A menudo, poner sus responsabilidades cotidianas en el contexto de por qué las está haciendo y cómo se alinean dentro del rompecabezas más grande puede otorgar más significado a sus tareas individuales y darle el empuje adicional para avanzar.
7. Optar por salir de la mentalidad de resistencia
Gran parte de la incomodidad que acompaña a sentirse abrumado proviene de la resistencia. Cuanto más espere que todo sea manejable, pero se encuentre enterrado bajo un trabajo de montaje, más sentirá el contraste entre su expectativa idealista y una dura realidad.
Es contradictorio, pero a veces tratar de mantener el control cuando las cosas están fuera de control solo lo empeora. Aceptar que más negocios, compromisos o proyectos suceden con mayor frecuencia durante las próximas semanas es una forma efectiva de llevar una vida rápida (y todo lo que viene con ella) con calma.
Quizás el actor Paul Hogan lo dice mejor: "El secreto de mi éxito es que mordí más de lo que podía masticar y mastiqué tan rápido como pude". No es recomendable tomar más de lo que puedes manejar todo el tiempo. Pero a veces es necesario para avanzar, y cuando te encuentres en una situación en la que te sientas abrumado, tendrás algunas estrategias para ayudarte a mantenerte equilibrado.
Y oye, ¿quién sabe? Tal vez incluso te sorprendas después de ver cuánto puedes asumir con gracia bajo presión.
