Tendemos a tratar las nuevas tecnologías como el Santo Grial, un faro de luz y la respuesta a todo lo que es lento, ineficiente y antiguo. Y puede serlo, si se implementa con una gran cantidad de planificación y previsión.
Pero, bueno, todos sabemos cómo va eso.
Durante mis años en el gobierno, donde a veces parecía que estábamos jugando un juego de recuperación tecnológica imposible de ganar, aprendí lo que puede suceder cuando esta previsión se da por sentado. Se parece un poco menos al Santo Grial y mucho más a sobrecostos, demoras y soluciones intrincadas a problemas que de otra manera serían simples.
Como aprendí, una de las principales claves para un proyecto tecnológico exitoso es la relación armoniosa entre el equipo de negocios y el equipo de tecnología. En mi experiencia, el equipo de negocios a menudo estaba impulsando el cambio (necesitamos un sistema más complejo para rastrear el gasto de subvenciones federales, por ejemplo), pero no podríamos lograr un avance sin los desarrolladores y los gerentes de proyectos de TI capaces de hacerlo. ocurrir. Los proyectos a menudo terminaron muy lejos de ser armoniosos, como resultado de hablar esencialmente diferentes idiomas y mantener expectativas muy diferentes (un cambio que me pareció menor, por ejemplo, a menudo resultó ser importante para los desarrolladores).
Pero los negocios y la tecnología pueden, y deben, ser amigos. ¿Las buenas noticias? Lograr la armonía realmente no es tan complicado. Al igual que cualquier colaboración, tiene que ver con la frecuencia y la calidad de la comunicación, un conjunto de objetivos mutuamente acordados y un plan para manejar el cambio casi inevitable de esos objetivos. Aquí hay algunas pautas básicas para administrar la brecha entre tecnología y negocios.
1. Apunta a cumplir los requisitos la primera vez
Piense en los requisitos comerciales como un modelo. No dibujarías un conjunto incompleto de planos para una casa, se los entregarías al contratista y le desearías suerte. No volvería tres semanas después de la construcción y le pediría que agregue un tercer piso y un cuarto baño, y tal vez una ventana salediza en la sala de estar. Y ciertamente no dibujarías tus planos sin la contribución de un arquitecto y un ingeniero.
Un proyecto de tecnología no es tan diferente. Debe diseñarse con precisión, y una vez que comienza el desarrollo, no siempre es fácil acomodar los cambios sin afectar a toda la base. Es por eso que es crucial ser lo más completo posible desde el principio y obtener la información y la experiencia que necesita mientras piensa en lo que requerirá la solución. Entreviste a los usuarios finales para comprender los desafíos que enfrentan y exactamente cómo necesitarán usar la nueva tecnología. No haga suposiciones y no deje ninguna parte de la planificación para más adelante.
2. Pero reconoce que te perderás algunas
Dicho esto, me resultó casi imposible imaginar todas las características que necesitábamos durante las etapas de planificación abstracta. Inevitablemente, una vez que el sistema estaba en desarrollo, nos daríamos cuenta de que olvidamos solicitar una función de búsqueda avanzada o un botón "guardar y continuar". Cuando nos acercamos a los desarrolladores para pedirles amablemente que atendieran estas nuevas solicitudes, a menudo nos encontramos con frustración. Quizás el nuevo cambio les exigiría deshacer el trabajo que ya habían hecho y volver a diseñar partes de la solución. Quizás imaginamos que tomaría dos horas cuando en realidad tomaría un día.
Es posible que no pueda evitar estas revelaciones posteriores en el juego, por lo que lo mejor que puede hacer es crear un búfer para acomodarlas. Agregue una semana adicional a su línea de tiempo inicial y un 5-10% adicional a su presupuesto. Muchas organizaciones, reconociendo con qué frecuencia cambian las expectativas, han adoptado un enfoque ágil para el desarrollo, implementando tecnología en fases para permitir la reevaluación periódica. Cualquiera sea su enfoque, no cometa el error de pensar que ha pensado en todo desde el primer momento. Casi nunca sucede.
3. Conozca el alcance del alcance cuando lo vea
A medida que el proyecto avanza y surgen nuevas necesidades, es importante distinguir entre las que realmente necesita y las que simplemente desea. Pedirle a sus desarrolladores que se adapten a cada campana y silbido que la mente puede soñar generalmente conduce a proyectos interminables y resultados finales demasiado complejos. Cada nueva solicitud, antes de que se haga, debe tener prioridad.
Cuando esté considerando una función, hágase algunas preguntas básicas: ¿Funcionará el sistema sin ella? ¿Cuánto tiempo llevará implementar y cuánto beneficio se entregará al usuario final? Si esperamos hasta un lanzamiento futuro para abordarlo, ¿se perderá algo? Es un ejercicio de priorización, y a todo se le puede asignar un estado de alto, medio o bajo. Si es bajo, colóquelo en un estacionamiento figurativo: he oído hablar de compañías que tienen documentos de "solicitud de desarrollo soñado" a los que cualquiera puede agregar ideas y los ingenieros pueden navegar a su gusto. Siempre se puede volver a visitar como parte de un lote de mejoras que se realizarán una vez que el proyecto esté despegado y se ejecute con éxito.
4. Desarrollar un lenguaje común
Cualquier nuevo sistema tiene un conjunto de objetivos comerciales en su núcleo. Le permitirá capturar más datos, optimizar un proceso existente u ofrecer nuevos servicios a sus clientes. Es fundamental que el equipo de negocios y el equipo de tecnología se sienten antes de comenzar cualquier trabajo y comuniquen estos objetivos. Los objetivos comerciales no deben perderse en un mar de charlas tecnológicas, y deben permanecer firmemente en mente durante cada fase del trabajo.
Desarrollar un lenguaje común significa no solo establecer objetivos colectivos, sino también rastrear el progreso de una manera que funcione para todos. Los negocios y la tecnología pueden usar diferentes herramientas para medir su trabajo, pero debe haber al menos una visión del progreso que se comparta. Esto podría ser tan simple como un plan de proyecto o una hoja de cálculo con campos acordados, como fechas y objetivos y porcentaje completado, para que todos tengan acceso al estado de cada tarea a completar. El objetivo es evitar una situación en la que el equipo de negocios piense que están a medio camino y el equipo de tecnología dice que son solo una cuarta parte: todos deben tener la misma comprensión de lo que se ha hecho y lo que queda por hacer.
Puede hablar en planes de negocios y PowerPoints, y ellos pueden hablar en código, pero a menos que se comunique claramente desde el primer momento, nunca saldrá de Babel. Un proyecto tecnológico exitoso se trata de una reunión de las mentes, no solo al principio, sino en cada paso del camino. Reconoce tus suposiciones e intenta no hacer demasiadas. Cuanto menor sea la división entre negocios y tecnología, más fácil será cruzar sus puentes juntos.
