El correo electrónico ha revolucionado simultáneamente nuestra vida profesional y los ha convertido en un dolor de cabeza completo.
En el lado revolucionario, la capacidad de enviar mensajes oportunos a las personas, y ponerlos frente a sus caras a todas horas, es bastante maravillosa. Podemos comunicarnos con los demás sin interrumpir sus cenas, despertarlos en la noche o hacer que se detengan en medio de una reunión, conversación u otro evento para reconocernos. Sin embargo, al mismo tiempo, nos damos cuenta de que nuestros mensajes probablemente se verán en cuestión de minutos u horas después de que los enviemos.
Sin embargo, en el lado del dolor de cabeza, el correo electrónico erosionó nuestra calidad de vida, la capacidad de hacer el trabajo y, para muchos, cualquier sensación de bienestar. Los estudios realizados en los últimos años muestran que el profesional promedio gasta hasta un tercio de su semana de trabajo de cabeza en una bandeja de entrada. Para los profesionales ocupados que no pueden darse el lujo de renunciar a un tercio de sus horas diurnas, esto también se traduce con frecuencia en muchas horas nocturnas dedicadas a leer mensajes, solo para despertarse y encontrar docenas de nuevos esperando allí.
Y después de meses o años de este ciclo, puede imaginar cómo la persona que recibe su correo electrónico tan importante podría sentirse un poco resentida incluso antes de abrirlo.
Entonces, ¿cómo puede usar esta herramienta para su ventaja, ya sea a través de una búsqueda activa de trabajo o en su vida profesional cotidiana, sin crear escombros en la bandeja de entrada de la otra parte o hacer que se sienta enterrado vivo?
Paso 1: pregúntese: "¿Es este mensaje lo suficientemente importante como para merecer un correo electrónico?"
Seamos honestos. Probablemente no fue necesario enviar un porcentaje razonable de las notas que envía (especialmente los temidos encantadores "Creo que seguiré adelante y CC a todos"). Podrías haberte pasado por el escritorio de tu compañero de trabajo, haber enviado un mensaje de texto rápido o haber descubierto lo que sea que tu solitario haya descubierto.
Entonces, antes de rociar la tierra con la comunicación, pregúntese "¿Es necesario enviar esto?" Y justo después (suponiendo que su primera respuesta sea "sí"), pregúntese: "¿Es este el mejor medio para el mensaje que necesito?" ¿para transmitir?"
En caso afirmativo, proceda.
Paso 2: haga un buen uso de la línea de asunto
Si desea que su mensaje sea recibido favorablemente, léalo rápidamente y, si es necesario, responda, haga esto: Haga una estrategia desde el asunto.
En lugar de tirar una línea de asunto críptica, usada en exceso o aburrida (por ejemplo, "Seguimiento" o "Pregunta" o "Necesito ayuda"), tome a la persona como saludo. Considere algo como, "Referido por Bill Smith – Rol de Gerente de Marketing" o "Solicitud oportuna - Necesito firma antes del mediodía del jueves" Diablos, si su mensaje es lo suficientemente corto, escriba todo el correo electrónico en el asunto ("¿Puedo pedir prestada su oficina @ 2? ¿PM hoy? ”)
El punto aquí es el siguiente: suponga que su correo electrónico estará en un grupo con otros en la bandeja de entrada del destinatario. Una línea de asunto convincente ayudará a asegurar que se lea (y responda) de manera oportuna.
Ah, y una nota al margen, reserve la opción "marcar esta urgencia" para situaciones verdaderamente urgentes. La forma más rápida de molestar a alguien es "marcar una bandera roja", algo que no es urgente para nadie más que para usted.
Paso 3: Facilita las cosas en la otra parte
Como alguien que recibe más de 100 correos electrónicos todos los días, trabajo muy duro para facilitar la vida de las personas a quienes les envío correos electrónicos. Y me encanta como loco cuando hacen lo mismo por mí. ¿Cómo, específicamente, puedes hacer esto?
Primero, si su nota es más un punto de información que algo sobre lo que espera una respuesta, considere comenzar con algo como: "No se necesita respuesta, solo quería hacerle saber que …"
Eso también aliviará la carga de su bandeja de entrada porque la otra parte no se sentirá obligada a enviar una nota que diga "Gracias por esto" o "Mensaje recibido".
A continuación, mantenga la cosa lo más breve posible. Revisa y revisa antes de presionar enviar. ¿Es conciso? ¿Puedes recortar algo que no sea vital? ¿Te pusiste en una corriente de pensamiento y terminaste con un ensayo de 14 párrafos? No envíe algo engorroso si puede transmitir el mismo mensaje con la mitad de la copia.
Además, si tiene uno o dos puntos "imperdibles" que intenta hacer, considere ponerlos en negrita para que el revisor los vea de inmediato. (Solo tenga cuidado, no quiere que parezca que le está gritando a la persona).
Y finalmente, trabaje como un loco para poner todo lo que necesita para comunicarse en un correo electrónico, no cinco. Un ocasional, "¡Uy! ¡Olvidé el archivo adjunto! "O" Oh, dispara, una cosa más … ", el hipo se llama ser humano. El envío rutinario de tres o cuatro mensajes rápidos a una persona, debido a que no ha podido recoger sus pensamientos antes de sentarse en su computadora, no se considerará entrañable.
Ciertamente, no debes evitar enviar correos electrónicos a alguien por completo por temor a que se sientan resentidos de que te hayas atrevido a llenar su bandeja de entrada. Es una de las mejores herramientas de comunicación empresarial que tenemos, especialmente para aquellos de nosotros que trabajamos con personas en múltiples zonas horarias.
Pero aplicar la estrategia en su enfoque, y ser considerado con el destinatario, definitivamente lo ayudará a maximizar el poder del mensaje y las probabilidades de que obtenga una respuesta favorable.
