Es un hermoso verano el viernes por la mañana, y estás preparado para una escapada temprana de la oficina. Luego revisas tu bandeja de entrada y te encoges. Quizás lo juro. Ahí está: el título del mensaje en rojo, el signo de exclamación que lo marca con urgencia. Su sueño de un feliz viernes soleado en la playa se desvanece al leer la solicitud que se necesita para las 4 PM de hoy.
Todos hemos estado allí. El temido simulacro de incendio: jerga de la oficina para la intrusión inesperada, inesperada y de alta energía en su pacífico viernes. Porque seamos sinceros, los simulacros de incendio nunca ocurren en un buen momento, ¿verdad?
Estas situaciones urgentes no solo afectan sus planes de irse temprano el viernes por la tarde, sino que a menudo destruyen el resto de su lista de tareas. De repente, ha pasado todo el día en un simulacro de incendio, mientras que el resto de sus responsabilidades quedaron en el camino. ¿Cómo se mantiene unido y se mantiene en el camino cuando estas bombas caen sobre su productividad?
No importa dónde trabaje, estas emergencias sin duda serán parte de la vida laboral. Use estos consejos para abordarlos con una nueva perspectiva, de modo que pueda moverse a través de ellos de manera más eficiente y recuperarse más rápidamente, e idealmente, evitarlos en el futuro.
Aclarar la tarea
No hay nada peor que desgarrar una tarea de simulacro de incendio y luego decir: "Eso no es exactamente lo que quería".
Cuando te mueves rápidamente, a menudo olvidas hacer las preguntas que proporcionarán una clara intención de lo que se supone que debes entregar. Y, cuando su gerente está en pánico, él o ella también puede no ser 100% claro. Hacer buenas preguntas, como las siguientes, puede ahorrarles mucho tiempo a ambos:
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¿Cuál es el problema que estamos tratando de resolver? Esto lo ayudará a aclarar cuál debería ser el resultado final. Antes de sumergirse, debe estar seguro de que su trabajo abordará el problema en cuestión.
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¿Cuál es la entrega exacta que necesitamos proporcionar? ¿Se espera que produzca diapositivas, una hoja de cálculo, una narración u otra cosa?
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¿Qué impulsa la necesidad de completarlo antes de las 4 PM? Es posible que su jefe quiera verlo antes de las 4 p. M., Aunque no se vence hasta mediados de la próxima semana, para que tenga tiempo de reflexionar. Si ese es el caso, puede abrir una ventana para renegociar la línea de tiempo.
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¿Qué otras opciones tenemos? Tal vez ya se haya realizado un trabajo que pueda reutilizarse y actualizarse, en lugar de crear algo desde cero.
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¿Qué información adicional necesitamos para hacer esto? Una vez que tenga la cabeza sobre una tarea urgente, piense en quién más necesitará pararse, luego póngalo en espera. Llame a Megan en contabilidad con un aviso de que necesitará números, o llame a Dorinda en servicio al cliente para informarle que necesita obtener los últimos datos de la encuesta.
- ¿Cuál es el costo de oportunidad de trasladar a todos a este simulacro de incendio? Hágale saber a alguien qué se caerá de su plato hoy debido a este desarrollo. Esto lo ayudará a determinar si el simulacro de incendio realmente debería ser su prioridad, o si otro de sus proyectos debería mantener su atención.
Renegociar la línea de tiempo
Una vez trabajé para un gerente que estaba decidido a entregar en exceso a los ejecutivos. Si tuviera tres días para entregar algo, exigiría que dejáramos todo y lo hiciéramos en unas pocas horas. Si bien ese cambio rápido simplemente pretende impresionar a los superiores, desafortunadamente significa simulacros de incendio para todos los demás.
Si siente que esto puede estar sucediendo, hable con su jefe. Vea si puede renegociar la línea de tiempo para que no sea un colapso total de la productividad, pero aún así se haga de una manera que lo haga parecer una estrella de rock. Si puede comprarse solo unas 24 horas adicionales, hace que el ejercicio sea más llevadero, al tiempo que le da tiempo para atender su trabajo originalmente planificado.
No dispares a la perfección si el "primer pase" sirve
Al principio de mi carrera, los simulacros de incendio fueron un asesino porque me obsesioné con el trabajo para asegurarme de que fuera absolutamente perfecto. Luego, después de pasar algunas rondas rehaciéndolo, me di cuenta de que los simulacros de incendio a menudo solo requieren un "primer pase" o un borrador inicial aproximado.
Antes de comenzar a trabajar en un simulacro de incendio, verifique dónde terminará el trabajo cuando haya terminado. Si no es para un ejecutivo o cliente (todavía), no se obsesione con eso tratando de hacerlo perfecto. Los simulacros de incendio a menudo permiten un primer paso en algo que puede revisarse y perfeccionarse en otro momento.
Recuperarse rápidamente
Los simulacros de incendio pueden desviarte de lo que estabas trabajando, incluso después de que hayas terminado con la emergencia. Para volver a encaminarse rápidamente, tenga siempre a mano una lista de tareas visibles y en tiempo real. Dependiendo de cómo trabaje mejor y qué tipo de tableta o teléfono inteligente use, consulte aplicaciones como todoist, Google Keep, Any.do, Wunderlist o HabitRPG para realizar un seguimiento de sus tareas pendientes.
A medida que lidie con simulacros de incendio, mueva los elementos hacia arriba o hacia abajo de su lista dependiendo de lo que todavía tiene tiempo para lograr. Esto te ayudará a sentirte productivo a pesar de perder algo de tiempo.
También es útil tener un par de trucos de productividad probados y verdaderos en su bolsillo trasero para ayudarlo a recuperar su impulso rápidamente. Por ejemplo, tal vez use el método Pomodoro para configurar un temporizador para 25 minutos y luego agrupe todas sus tareas (esenciales) relacionadas con el correo electrónico. Luego haga lo mismo para las llamadas telefónicas, luego lo mismo para prepararse para las reuniones que tendrá la próxima semana. Al recopilar y trabajar en tareas similares, recuperará su sentido de hacer las cosas a pesar de los simulacros de incendio.
Realizar una revisión posterior a la acción
Después de que el humo figurativo se haya despejado, mientras que la memoria de todos esté fresca, hable con su equipo sobre lo que sucedió y por qué. ¿El equipo tiene un punto ciego? ¿Fue la mala planificación lo que se convirtió en la emergencia de todos? ¿Era algo que podría haberse evitado?
Para evitar simulacros de incendio en el futuro, su equipo debe ser sincero sobre lo que sucedió y descubrir qué puede hacer para evitar que ocurra en el futuro.
Conversa con tu jefe
Si hay un patrón consistente de simulacros de incendio en su oficina, es hora de una conversación de otro tipo. Considere animar a su jefe a examinar el patrón y ver qué puede hacer para reducir la frecuencia.
Sé objetiva y directa: “Carmen, en las últimas tres semanas hemos tenido siete simulacros de incendio que sacaron al equipo de las prioridades clave. Como resultado, nuestros entregables en el proyecto ABC han disminuido, y eso no se ve bien para nosotros o para usted. ¿Qué podemos hacer para reducir esta dependencia de los cambios de emergencia y desarrollar parte de este trabajo en nuestro plan regular?
Al señalar la frecuencia y el costo de estos simulacros, es posible que pueda crear un nuevo nivel de conciencia. Y al tener una estrategia de recuperación, no sentirá que pasó todo el día estresado por lo que no estaba haciendo.
