Todos hemos tenido esos días.
Los días en que llegas a la oficina a las 9 a.m., preparados para la productividad. Tiene un plan hermético para completar todo en su lista de tareas pendientes.
Lo siguiente que sabes es que son las 6:30 PM, y solo has eliminado una cosa de tu lista cada vez mayor. En ese momento, estás demasiado cansado para hacer otra cosa, así que te quedas pasando tu viaje a casa preguntándote a dónde fue todo el tiempo.
Después de haber experimentado esto más veces de lo que me gustaría admitir, finalmente me detuve a pensar en lo que estaba sucediendo.
Me di cuenta de que las mejores intenciones se quedan en el camino porque, bueno, nadie es una isla: todos tenemos colegas compitiendo por nuestra atención, correos electrónicos que nunca dejan de llegar y reuniones que absorben todo nuestro tiempo.
En una cultura donde el tiempo es escaso, los empleados más valiosos son aquellos que no solo administran su propio tiempo sino que también manejan el tiempo de otras personas de manera efectiva, esencialmente permitiéndose más bienes raíces en el día para hacer sus propias cosas.
Por lo tanto, la forma de mejorar la gestión del tiempo es resolver problemas para otros. Se trata de ayudar a las personas a ayudarte .
Para desglosarlo de una manera que se sienta accionable, he creado tres grandes grupos de personas con las que interactúa regularmente: su nuevo empleado, su compañero de equipo y su jefe.
1. Su nueva contratación: ayúdelos a priorizar
Unirse a una nueva empresa es simultáneamente estimulante y agotador. La mayoría de las personas desean tener un gran impacto desde el principio para demostrar que la compañía tomó la decisión correcta al contratarlos.
Pero, en mi experiencia, tanto como el nuevo chico de la cuadra como como el veterano compañero de trabajo, es demasiado fácil empantanarse con información, nombres y sistemas. Lo que cada nuevo empleado necesita no es más información, sino una forma de priorizarla. De esa manera, pueden concentrarse en los aspectos más importantes del trabajo y comenzar a atribuir con el entendimiento de que todo lo demás llega con el tiempo.
Puede sonar lento, pero es más fácil de lo que piensas y se puede lograr con un breve ejercicio conjunto de 30 minutos.
Pruebe esto: escriba cada tarea que se les pedirá que hagan. Indique el nivel de importancia de las tareas (alto, medio, bajo), la mejor persona para hacer preguntas (POC) y cuánto tiempo deben dedicar a ello (por ejemplo, el 10% por ciento de su semana).
Es importante advertir que los niveles y el tiempo que deben tomar las cosas pueden cambiar o evolucionar. La idea es diseñar todo lo que la persona necesita, lo que le permitirá no tener que soltar todo cada hora para explicar y responder preguntas.
2. Su compañero de equipo: comuníquese clara y consistentemente
Ya sea para asistir a reuniones sin un propósito, rehacer el trabajo debido a una mala comunicación o eliminar tareas sin una dirección clara, la conclusión es que se está desperdiciando tiempo. Si desea sentirse realizado cuando sale por la puerta todos los días, necesita encontrar una manera de reducir estos problemas.
Para administrar a un colega de una manera que aumente la administración de su tiempo, tendrá que ser muy bueno para comunicarse.
Una idea es enviar las lecturas previas del mazo. Cuando comparte una presentación, a menudo no tiene la oportunidad de tener una conversación productiva sobre los próximos pasos o conclusiones, ya que las personas aún procesan la información. Esto da como resultado múltiples reuniones en el futuro.
El envío temprano de la presentación alivia la cadena interminable de reuniones y las cadenas interminables de correo electrónico. También alentó a las personas a venir a la reunión preparadas, lo que condujo a una discusión mejor y más centrada. A veces, incluso he descubierto que puedo eliminar la reunión por completo si todos están alineados.
3. Su gerente: sea dueño de sus flujos de trabajo
Cuanto más avanzada se vuelve una persona, más estirada se siente. Sin embargo, en realidad, no es la nueva carga de trabajo lo que es abrumador para su jefe: es el peso de sentirse responsable de "todo" en todo momento. Lo que cualquiera en esta situación anhela es alguien que pueda ayudarlos a compensar su estrés mental.
Como informe directo, hay una manera fácil de administrar en este caso: adquiera sus flujos de trabajo.
Su jefe debería poder entregarle algo y no tener que preocuparse por eso hasta que esté en la etapa de aprobación o aprobación final. Si pueden darte una tarea y esencialmente consideran que está marcada en su lista de tareas, te has hecho inestimable. No solo les está ahorrando tiempo, sino que también les está dando el espacio mental y el alivio necesarios para que se concentren en otro lado.
Esto requiere confianza, que es clave para obtener la libertad de establecer su propio horario y límites. Si su gerente puede contar con usted para hacer el trabajo, estarán menos preocupados por las tácticas de cómo hace su trabajo: cuándo ingresa, sus horas de trabajo, etc.
¿No está seguro de qué tan bien se acumulan sus habilidades de gestión del tiempo? Responda este cuestionario para ver hasta dónde debe llegar para mejorar. Y no olvides el beneficio de aprovechar tus horas doradas. Este artículo, sobre ese mismo tema, explica cómo planificar ciertos elementos de trabajo alrededor de ese período lo hará increíblemente productivo.
Si aborda la gestión del tiempo desde la perspectiva de ayudar a sus colegas a ser más efectivos, le ahorrará mucho más tiempo a largo plazo. ¿Tienes ganas de probar esto? Déjame saber lo que piensas en Twitter.
