Lo más probable es que su bandeja de entrada se parezca mucho a esa canasta de cosas abandonada que se encuentra en el fondo de su armario. Sabes que está muriendo por ser limpiado (y está albergando muchas sorpresas ocultas), pero la idea de abordar esa tarea es abrumadora. ¿Y quién tiene seis horas de tiempo libre para algo como eso?
Pero organizar sus correos electrónicos no tiene que tomar todo el día; de hecho, puede hacerlo en solo una hora si reserva el tiempo para ello.
Minutos del 1 al 10: Elimine la basura
Establezca un tiempo para 10 minutos y simplemente comience a eliminar en masa (o archivar) cualquier mensaje que sepa que no necesita, como notificaciones de cuentas de redes sociales, recordatorios de eventos pasados, confirmaciones de entregas que ya recibió, boletines que ya leyó (o nunca leerá) y correos electrónicos que ya no son relevantes.
Puede facilitar esto buscando en su bandeja de entrada remitentes comunes o líneas de asunto (por ejemplo: notificaciones de LinkedIn) y eliminando un montón de cosas a la vez.
Minutos 10 a 30: Crear carpetas y etiquetas
Ahora es el momento de organizar los mensajes que quedan que no necesitan ninguna acción pero que usted necesita o desea conservar.
Hay tantos sistemas de carpetas como usuarios de correo electrónico, pero uno fácil de probar es crear una carpeta para cualquier tema o tipo de correo electrónico que tenga varios mensajes relacionados. Entonces, eso podría significar carpetas como: Recibos, Proyectos, Viajes, etc. Siempre puede agregar y adaptar carpetas a medida que aprende qué funciona mejor para usted.
Para acelerar este proceso, incluso puede crear una carpeta "Para archivar más tarde" para cualquier cosa de la que no esté seguro y una carpeta "Cancelar suscripción" para cualquier cosa que ya no desee. Consejo: Esas son excelentes carpetas para ordenar cuando tiene cinco minutos entre reuniones.
Oh! Y si desea organizarse aún más, pruebe algunas etiquetas (llamadas "categorías" por Outlook) para agregar más información a sus mensajes. Puede tener varias etiquetas en un correo electrónico o incluso varias capas de etiquetas. Por lo tanto, ese correo electrónico en su carpeta "Viaje" puede tener una etiqueta principal de "Nueva York 2018" y sub-etiquetas de "Vuelos" y "Lunes".
Minutos 30 a 50: use la regla de dos minutos o haga una lista de tareas para los correos electrónicos que necesitan acción
Los correos electrónicos que le quedan ahora solo deben ser los que necesitan acción. Si la acción se puede completar en menos de dos minutos, hágalo ahora. Si necesita más tiempo para cuidar el mensaje, agréguelo a su lista de tareas pendientes con una notificación para recordarle que realmente debe hacerlo. Luego, archiva el correo electrónico para mantener limpia tu bandeja de entrada (aún podrás buscarla más tarde).
Si no eres un creador de listas, puedes usar la nueva función de repetición de Gmail para que el correo electrónico aparezca en tu bandeja de entrada cuando estés listo para manejarlo. O, si es un usuario de Outlook, la función de seguimiento le permite hacer lo mismo.
Minutos 50 a 60: actualice su configuración para facilitar el mantenimiento
¡Felicitaciones por la bandeja de entrada más organizada del mundo! De acuerdo, no es la bandeja de entrada más organizada del mundo, sino su mejor bandeja de entrada.
Pero no dejes que la fiesta continúe por mucho tiempo o encontrarás que se llena de nuevo. Puede evitar esto configurando filtros que clasifiquen automáticamente sus mensajes entrantes para que no tenga que hacerlo.
Mi filtro favorito es para los boletines y ofrecen correos electrónicos que realmente quiero leer pero que no siempre tengo tiempo para cuando entran. En su lugar, configuro un filtro en Gmail que los envía a todos a la carpeta "Leer más tarde". (Outlook tiene su propia versión de filtros llamados "reglas" que pueden ser de gran ayuda para usted).
También puede considerar configurar una respuesta automática para su Gmail o Outlook cuando no pueda responder a los correos electrónicos tan rápido como lo haría normalmente (como si estuviera en una conferencia, trabajando horas inusuales o de vacaciones) .
Y, para volar realmente a través de sus mensajes, puede habilitar y aprender algunos métodos abreviados de teclado para Gmail o Outlook.
Después de esta limpieza, te librarás de esa sensación molesta de que te perdiste un mensaje o esa sensación de hundimiento de que tienes que enfrentarte a una bandeja de entrada llena cada mañana. De hecho, incluso podría estar listo para pasar a una organización de correo electrónico más avanzada, como aprovechar el nuevo Gmail, usar extensiones de Chrome o probar esta herramienta de bandeja de entrada AI.
O, por otro lado, si encuentra que todavía tiene mucho trabajo por hacer, comience a reservar 20 minutos cada semana para abordar estos pasos uno por uno. Hazlo durante unas semanas y te encontrarás con una bandeja de entrada que realmente te hace la vida más fácil.
