Permítanme comenzar diciendo que sí, hay muy pocas horas en el día. Tu lista de tareas pendientes nunca está vacía, no vas a llegar a casa tan pronto como te gustaría, y no sientes que logras todo lo que quieres hacer.
Dado que no puedo otorgarle mágicamente más tiempo en el día (aunque estoy bastante seguro de que sería la mejor superpotencia), permítanme compartir con ustedes el secreto para hacer más en el tiempo que tienen: agresivamente guardando tu horario.
Con esto, no me refiero a no asistir a las reuniones (aunque creo que menos son mejores), me refiero a administrar el equilibrio y la secuencia de eventos en su día para brindarle la máxima productividad. Esta es una de las cosas más poderosas que puede hacer por usted mismo; de hecho, casi parece que le dará más tiempo a su día.
Aquí hay dos pasos simples para comenzar:
Paso 1: imagina tu semana ideal
Primero, siéntese y responda brevemente las siguientes preguntas:
- ¿Cuáles son sus horas de trabajo en un día y una semana promedio?
- ¿Cuáles son sus reuniones permanentes o cosas que deben hacerse en una fecha y hora determinadas?
- ¿A qué hora del día eres más productivo? (por ejemplo, ¿haces mucho por las mañanas y luego haces una pausa después del almuerzo?)
- ¿Hay días de la semana que sean más o menos productivos para usted? (Caso de los lunes, alguien?)
- ¿Se realizan mejor los diferentes tipos de trabajo en diferentes días u horarios? (Mi cofundadora, Kathryn, bromea diciendo que enviar correos electrónicos de ventas el viernes por la tarde es un agujero negro, por lo que entonces hace diferentes tipos de trabajo).
Una vez que haya respondido a estas preguntas, dé un paso atrás y vea cómo su horario, reuniones, tareas diarias y niveles de productividad encajarían en una semana laboral perfecta.
Luego, use un calendario vacío para trazar ese horario. Incluya bloques de tiempo que sean mejores para el trabajo enfocado (idealmente, períodos de tiempo cuando se siente muy productivo), bloques que sean mejores para las reuniones (a mi compañero de trabajo Adrian le gusta programarlos en la tarde; la energizan cuando de otra manera sentirse somnoliento) y, por supuesto, bloqueos para responder correos electrónicos.
Paso 2: Ingeniería inversa de su calendario (haciendo que otros se ajusten a su horario)
Ahora, las cosas surgen, y es posible que no pueda cumplir con este horario cada semana. Pero puede y debe protegerlo como un dragón (amigable) que escupe fuego, particularmente su tiempo para concentrarse en el trabajo. Te lo digo, tener un puñado de bloques ininterrumpidos donde realmente puedes trabajar es invaluable para exprimir más tiempo de tu día.
Trate esos períodos de trabajo como cualquier otra reunión en su calendario. Cuando alguien le pregunta si es libre, no lo es (a menos que pueda reprogramar ese tiempo para más adelante en el día o la semana). Si las personas de su empresa pueden ver su tiempo libre o reservado en su calendario, puede incluso poner su tiempo de trabajo en él para evitar que se lo quiten.
Otra excelente manera de proteger su tiempo es tomar la iniciativa en la programación de reuniones. Ahora, no estoy diciendo que tome el control de otra persona si no es usted quien generalmente coordina la programación, ¡eso requeriría más trabajo, y definitivamente no es un movimiento en la dirección correcta!
Lo que quiero decir es, que las personas sepan qué horas funcionan para usted tan pronto como sea humanamente posible, e idealmente, antes de que alguien más haya tirado una hora. Si le gusta tener reuniones por las tardes o en un día específico, deseche “En cualquier momento después de las 3 p. M.” O “El viernes está abierto de par en par”. De esa manera, las opciones estarán ancladas en sus sugerencias, no en los horarios que desee mantener. a ti mismo.
Nunca podrá agregar tiempo al día, pero puede ser inteligente sobre las horas que tiene. Y al maximizar sus tiempos productivos (y sus tiempos no tan productivos, rápidamente descubrirá que puede hacer más cosas).
