¿No es molesto cuando se toma el tiempo de enviar un correo electrónico bien pensado a un compañero de trabajo que presenta los diversos problemas de un proyecto y las posibles soluciones y obtiene "Suena bien" o "Funciona para mí" en respuesta.
Probablemente reaccionas gritando. O con ganas de gritar, pero mirando a su computadora con consternación. Pero sabiendo eso, ¿con qué frecuencia disparas respuestas rápidas en un esfuerzo por leer todos los mensajes no leídos?
Confía en mí cuando digo que entiendo el trabajo pesado que es tu bandeja de entrada. Justo cuando crees que tienes cero mensajes nuevos, aparecen tres más como por arte de magia. Es por eso que es tan rápido en responder: errores tipográficos, mensajes mixtos, preguntas sin respuesta.
Pero si te molestas tanto cuando alguien te hace eso, ¿por qué lo haces con otras personas?
Cuando tomas atajos y simplemente buscas un mensaje antes de lanzar una respuesta apresurada, corres el riesgo de molestar seriamente a tus compañeros de trabajo (o peor, a los clientes). En lugar de enviar respuestas que amenazan con hacerte parecer perezoso o frenético (ninguna de las dos es una característica ganadora), haz un esfuerzo para demostrar que estás prestando atención.
Es realmente tan fácil como:
- tomándose el tiempo para leer cada mensaje en su totalidad
- verificar que estés respondiendo cualquier pregunta
- revisión antes de presionar enviar
Y si va más allá de eso y hace algo como establecer los siguientes pasos o ofrecerse como voluntario para hacer un seguimiento, podría estar haciendo el día de su colega.
Ese es el verdadero secreto para escribir un mejor correo electrónico. Al tomarse el tiempo para leer completamente lo que hay en su bandeja de entrada antes de enviar una respuesta, no solo mejorará su reputación, sino que también salvará la cara de sus colegas, clientes y su jefe.
