Has creado lo que consideras el correo electrónico perfecto. Es amigable, pero no demasiado amigable. Está bien organizado con secciones en negrita y viñetas. Incluso arrojaste un adorable emoji por si acaso.
Presiona "enviar" en esa obra maestra tuya y espera a que las respuestas inevitables comiencen a llegar. Esperas una hora, luego cuatro horas, luego dos días. ¿Todo lo que has escuchado en respuesta a ese mensaje perfectamente pulido tuyo? Grillos, y el sonido de tu propia frustración resonando en tu cerebro.
¿Lo que da? Pensaste que seguías todas esas reglas de correo electrónico probadas y verdaderas. Verificó por cuádruple que lo envió a los destinatarios correctos. Incluso lo volviste a leer por 800 veces para asegurarte de que nada se pueda interpretar erróneamente como grosero o pasivo agresivo. Entonces, ¿por qué solo obtienes silencio de radio a cambio?
Disminuya la velocidad, podría estar pensando demasiado. De hecho, podría ser que su correo electrónico sea demasiado largo .
¿Demasiado largo?
¿ Estás emocionado cuando tienes que leer un correo electrónico que es tan denso que te da un calambre en la mano por desplazarte tanto? Probablemente no. Lo más probable es que sus destinatarios sientan lo mismo.
Según una investigación realizada por la extensión de correo electrónico, Boomerang, la longitud ideal es entre 50 y 125 palabras. Los mensajes en ese rango arrojaron tasas de respuesta superiores al 50%.
¿Cómo se ve exactamente esa longitud? Mira de nuevo a "¿Demasiado tiempo?" Y luego detiene tus ojos aquí mismo . Eso es 87 palabras, que está justo en el medio del rango en el que quieres estar.
Boomerang descubrió que las tasas de respuesta disminuyeron del 50% para correos electrónicos de 125 palabras, al 44% para correos electrónicos de 500 palabras. ¿Para mensajes que fueron unas increíbles 2.500 palabras o más? Las tasas de respuesta cayeron en picada, por debajo del 35%.
¿Ves lo que quiero decir? Esos mensajes de largo aliento que has estado redactando probablemente harán llorar a la gente. Es mejor mantener las cosas cortas (pero no demasiado cortas; después de todo, desea mantenerse por encima de esas 50 palabras).
Cómo reducir tus correos electrónicos
"Pero, todo lo que digo es muy importante", te estás murmurando a ti mismo en este momento. Confía en mí, lo entiendo, puedo ser un escritor bastante prolijo. Sin embargo, como me gano la vida atando las letras, he logrado aprender algunos trucos y tácticas que me ayudan a controlar la longitud.
1. Busque comas
Este es uno de mis trucos favoritos para usar cuando sé que necesito recortar algo de escritura. Echo un vistazo a toda la pieza, manteniendo mis ojos bien abiertos por cualquier coma. Si bien a menudo se pueden incluir en listas, también las encontrará después de muchas frases introductorias cortas (ya he usado bastantes en este mismo artículo).
Cuando intenta mantener las cosas cortas, estas frases se pueden eliminar fácilmente, sin sacrificar su mensaje general. Desde frases como "Solo para ser claro", hasta "En caso de que te lo estés preguntando", incluso un simple, "No hace falta decir", son calificadores innecesarios que solo están ocupando bienes inmuebles preciosos.
2. Eliminar adjetivos y adverbios
Eliminar adjetivos florales y adverbios inútiles de su correo electrónico desagradablemente largo puede hacer que sea más corto. ¿Quieres un ejemplo? Elimínelos de la primera oración y le quedará: "Eliminar adjetivos y adverbios de su correo electrónico puede acortarlo".
Sí, pueden aportar un poco de amabilidad y un tono de conversación a sus mensajes. Pero, cuando busca reducir su número de palabras, deberían ser una de las primeras cosas que debe hacer. Después de todo, es totalmente posible escribir correos electrónicos más cortos sin parecer frío o grosero.
3. Refina tu enfoque
Si sigue ambos pasos y aún se encuentra muy por encima de ese límite de 125 palabras, podría estar tratando de cubrir demasiado. ¿Sería mejor dividir las cosas en mensajes diferentes y más cortos?
En lugar de enviar a todo su equipo un resumen que discuta los detalles de su proyecto reciente, pida ideas para el picnic de la compañía y también les recuerde a todos que se acerca el cumpleaños de su jefe, elija un tema y manténgalo. Su correo electrónico no solo será más corto, sino también más organizado.
Tómalo, sé que acortar tu escritura no siempre es una tarea fácil, hay una razón por la que William Faulkner se refirió a ella como "matar a tus seres queridos".
Si todavía está luchando por evitar escribir Guerra y paz , pregúntese esto: si este tema es tan grande, ¿es más adecuado para el correo electrónico? ¿O debería levantar el teléfono, programar una reunión o incluso crear un documento de Google donde todos puedan colaborar, en lugar de obstruir las bandejas de entrada de todos?
Poner esa consideración previa, junto con los tres consejos anteriores, significará que sus correos electrónicos son breves, al punto y, lo más importante, respondieron.
