Hay muchos asistentes administrativos talentosos por ahí. He conocido a muchas personas, tanto hombres como mujeres, que han hecho carreras como asistentes ejecutivos, gerentes de oficina o coordinadores administrativos, cultivando sus talentos de planificación de eventos, gestión de proyectos y conserje de clientes en una carrera bien remunerada. Este tipo de trabajo es importante y mantiene a las empresas en funcionamiento.
Sin embargo, yo no soy un asistente administrativo, ni soy especialmente talentoso en estas tareas administrativas. Soy excelente con los clientes, pero cuando se trata de coordinar el viaje y el transporte de varias personas, no soy tu chica. Soy amigable, pero mi voz, similar en tono a la de un niño de 10 años, no se presta a un comportamiento telefónico profesional. Naturalmente, no sé cuántas libras de ensalada de papa pedir para un almuerzo de 20 personas. De hecho, nunca planeé una gran fiesta: mi madre planeó toda mi boda.
Y, sin embargo, a menudo se ha asumido que asumiría tareas administrativas en el trabajo (tomar notas, ordenar el almuerzo, hacer copias) porque soy la única mujer involucrada en un proyecto. Muchas mujeres profesionales han compartido experiencias similares conmigo. De hecho, un ex colega de la industria editorial y de los medios de comunicación me dijo recientemente que sus colegas varones daban por sentado que enviaría invitaciones de calendario, reservaría salas de reuniones y tomaría notas para un proyecto interdepartamental. Es directora sénior y tiene más de 15 años de experiencia, a la par o superior a la de sus colegas.
Lo que es aún más inquietante es la suposición de que las mujeres están de alguna manera más equipadas para hacer estas cosas que sus homólogos masculinos. Aunque hemos progresado tanto, algunos (aunque, por supuesto, no todos) de nuestros colegas varones mayores parecen no poder sacudirse la creencia de que las chicas somos mejores para tomar notas y enviar invitaciones.
Dudo en escribir una pieza de "cómo hacerlo" sobre cómo manejar esta situación porque la responsabilidad de revertir las tradiciones culturales no debe recaer únicamente en un género. Pero, si usted es como yo, tiene trabajo que hacer (trabajo real, el trabajo que le pagan por hacer) y necesita resolver este problema de raíz mientras está sucediendo. Entonces, reconociendo que estas son soluciones a corto plazo para un problema que tomará más de un par de días hábiles para corregir, esto es lo que me ha funcionado.
1. Pregúntese: ¿Es este un momento de "todas las manos en la cubierta", o es esto inapropiado?
No me importa lanzar durante una situación de "todas las manos en la cubierta". Por ejemplo, actualmente trabajo para una pequeña startup y, como resultado del tamaño y el presupuesto de la compañía, he asumido responsabilidades relacionadas con las operaciones, las finanzas y los recursos humanos que normalmente no se requerirían de alguien en marketing. No considero que estas responsabilidades adicionales sean inapropiadas, sino más bien la disposición de la tierra en el mundo de inicio.
Si, por otro lado, encuentra que los miembros de su equipo le piden repetidamente (en lugar de otros profesionales igualmente capaces, y especialmente en lugar de sus colegas varones) que se encargue de las tareas administrativas que no están relacionadas con su posición, como ordenar o recogiendo el almuerzo, pase al # 2.
2. No establezca un precedente
En uno de mis primeros puestos fuera de la escuela de posgrado, me ofrecí a recoger el almuerzo para mi jefe el primer día. Estaba tratando de ser amable, pero sin saberlo senté un precedente peligroso: a partir de entonces, me pidió que lo llevara a almorzar todo el tiempo.
No hay nada de malo en ser amable y servicial, pero hay muchas maneras de expresar la voluntad de ir más allá del llamado del deber, aparte de hacer mandados personales o saltar cuando alguien necesita algo de FedExed. Aprenda de mi error y piense mucho antes de seguir este camino.
De hecho, también puede establecer el precedente de que no lo hará: si está en un equipo de proyecto que no tiene una persona administrativa asignada, tómese el tiempo durante la reunión de planificación inicial para abordar directamente la cuestión de quién se encargará de organizar reuniones, imprimir documentos, etc. Recomiende desde el principio que estas tareas se dividan entre todos o que los miembros del equipo se alternen.
3. Enséñales a pescar
El objetivo del voluntariado para completar tareas administrativas debe ser mostrar su disposición a colaborar y hacer el trabajo, no mostrar que simplemente trabajará para otras personas. Con eso en mente, si encuentra que sus colegas le piden repetidamente que escanee, envíe faxes, copie o programe reuniones, simplemente diga: “Permítame mostrarle cómo hacer esto para que no tenga que seguir preguntándome. Es realmente fácil ”. Y luego guíelos a través del proceso.
Esto desanimará a la persona de pedirle nuevamente este favor y disminuirá el sentimiento tonto de "Estoy tan indefenso y mal con la tecnología, ¿no es lindo?" Que a menudo acompaña a estas solicitudes. Usted y yo sabemos que tareas como estas no requieren poderes mágicos, solo unos minutos de tiempo. Y hablando de tiempo:
4. Defiende tu valioso tiempo
Si un colega le pide que copie y compacte una pila de documentos de 40 páginas, le está pidiendo que dedique tiempo a una tarea que muchas personas podrían hacer en lugar de trabajar en sus proyectos reales, lo que, presumiblemente, solo usted puede hacer.
Las actividades clericales son importante, pero eso no significa que tenga que cuidarlos día tras día. Tiene otro trabajo que hacer, y tomarse un tiempo alejado de eso podría tener efectos perjudiciales. Si su desempeño se ve afectado porque estaba gastando demasiado tiempo en tareas administrativas, su gerente lo verá como una incapacidad para priorizar efectivamente. También puede enviar un mensaje de que realmente prefiere el trabajo relacionado con las operaciones. Recuerde, en cambio, que cualquier responsabilidad "opcional" debe ser una oportunidad para demostrar sus habilidades, desarrollarse profesionalmente o mostrarle a su gerente que está pensando conscientemente en su futuro con la empresa.
No puedo enfatizar lo suficiente que no hay nada degradante en el trabajo administrativo. Pero si no tiene una función administrativa, no hay razón para que sus colegas deban exigir o asumir que usted es la administradora predeterminada solo porque es la única mujer en la sala de conferencias. Defiéndete y vuelve al trabajo.
