Permítanme comenzar admitiendo algo vergonzoso. Cuando escuché que se mencionaba "magra" y "standup" entre el equipo directivo de mi compañía hace dos años, pensé que estábamos a punto de comenzar una nueva iniciativa de RR.
Estaba súper equivocado sobre eso. (Mis compañeros de trabajo me molestarán sin parar sobre esto cuando vean este artículo).
Lo que mi compañía realmente implementó fue una nueva rutina de reuniones diarias de 15 minutos llamadas "standups", donde los miembros del equipo brindan actualizaciones breves sobre las siguientes preguntas:
- ¿Qué completaste ayer?
- ¿Qué hay en progreso para hoy?
- ¿Hay algo que te impide completar algo?
Cada miembro del equipo está de pie durante esta reunión porque se cree que esa postura garantiza un mejor enfoque que sentarse. En teoría, los standups son perfectos para la productividad porque reducen la carga de las largas reuniones en las que nadie presta atención y todos se alejan del trabajo real. Y no es solo dar informes de estado. Los equipos identifican prioridades y desafíos al comienzo del día para que puedan planear eliminar cualquier bloqueador y asegurarse de que el camino para el resto del trabajo del día esté despejado.
Tiene sentido que las pequeñas empresas influenciadas por el pensamiento “Lean Startup” (tl; dr: haciendo más con menos) experimenten con standups. Cuando eres pequeño y ágil, simplemente no tienes tiempo para muchos gastos generales. En mi empresa, Bureau Blank, tenemos seis equipos centrales: estrategia, diseño, web, servicios al cliente, operaciones y desarrollo comercial, y en cualquier momento, estamos trabajando en hasta 20 proyectos para 10 o más clientes. Nuestro equipo también tiene solo 10 personas, por lo que ocasionalmente llevamos múltiples sombreros. Una empresa como la nuestra necesita algo para mantener a todos organizados e informados.
Cuando trabajan
Entonces, ¿funcionan? He visto que las standups son realmente útiles cuando …
Se avecinan plazos
¿Alguna vez has escuchado ese dicho: "Cuando haces un plan, Dios se ríe?" Bueno, Dios debe disfrutar de los gerentes de proyecto que intentan controlar el tiempo con estimaciones y plazos. Cuando esos momentos inevitablemente llegan donde dos fechas límite críticas chocan el mismo día, las standups son útiles porque los equipos miran el calendario juntos mientras dan sus actualizaciones. Puede ver los hitos que vienen antes de que lleguen, y puede hacer planes para ajustar las prioridades o las cargas de trabajo en consecuencia.
Te encantan las listas de tareas
Desde que hemos estado de pie, también hemos estado usando sistemas de gestión de proyectos como Basecamp y JIRA. Estos sistemas permiten a todos ver cada casilla (literalmente) que necesita ser revisada antes de que un sitio web o logotipo pueda ser entregado a un cliente. Durante las paradas, los miembros del equipo pueden señalar rápidamente las tareas en las que están trabajando, y la reunión termina en un instante.
Desea obtener más información sobre lo que hace otro equipo
Una de las ventajas de estar en una empresa pequeña es que las oportunidades de aprender están siempre presentes. El standup de cada equipo se registra en nuestro sistema de gestión de proyectos, por lo que siempre puedo ver cómo los miembros de otro departamento están contribuyendo a un proyecto en el que estoy trabajando.
Aquí hay un posible escenario: para el desarrollo de sitios web, mi equipo de estrategia llevará a cabo una investigación en la industria de nuestros clientes para buscar tendencias y notaremos, por ejemplo, que más organizaciones sin fines de lucro están adoptando sitios web receptivos. Cuando nuestros desarrolladores comienzan a construir el sitio, puedo revisar su standup para ver los pasos que están tomando para mostrar el sitio en pantallas de varios tamaños y pedirles que compartan información conmigo. Esto es beneficioso para todos porque aprendo algo nuevo y también me intereso en mis compañeros de trabajo (lo que contribuye en gran medida a la moral individual y de la empresa).
De qué tener cuidado
Las standups también pueden revelar desafíos que deberían impulsar la acción de los equipos y gerentes. Esto es lo que debe tener en cuenta:
Trabajo que no se distribuye ni se realiza de manera uniforme
Las standups revelarán rápidamente cuánto trabajo tienen todos. Cuando todos informan en qué están trabajando, ocasionalmente puede tener miembros del equipo con tareas que parecen languidecer "en progreso". No se asuste ni llegue a conclusiones de que su compañero de trabajo no está administrando bien su tiempo. Recuerde que "ocuparse" no es el objetivo del standup, la comunicación sí lo es. Si usted es su gerente o colega, trabaje con él para comprender la profundidad de la tarea. Vea si es demasiado para una sola persona manejarlo o si puede ayudar a dividir la tarea en pasos más pequeños.
Alguien parece estar en una página diferente
Los standups también se conocen como "scrums", un término que proviene de la formación de equipos de rugby que se unen para obtener el control del balón. En el trabajo, como en el deporte, si algún miembro del equipo no está alineado con los objetivos o no está tirando de su peso, el resto del equipo sufre por ello. Si está experimentando con standups, esté atento a los miembros del equipo que parecen no prestar atención cuando otros hablan o dan actualizaciones vagas sobre en qué están trabajando. Puede no ser que estén desconectados. Es posible que simplemente no entiendan el contexto, los objetivos o las responsabilidades de lo que están trabajando. Tómese el tiempo para una reunión individual para abordar los desafíos directamente.
No hay suficiente trabajo en absoluto
Los standups, como las listas de tareas, están diseñados para una gratificación instantánea. ¡Cuando estás quemando tareas y progresando en tu trabajo, se siente increíble! Pero si no hay suficiente trabajo para su empresa o su equipo, el standup puede tener ganas de levantar la misma mancuerna ligera en el gimnasio todos los días. Claro, estás manteniendo la rutina, pero no te estás volviendo más fuerte. Sin mencionar que estás aburrido de tu mente. Si la carga de trabajo de su equipo es ligera, la resistencia puede convertirse en una molestia y hacer que los miembros del equipo pierdan interés. Una vez que se va el interés por un miembro del equipo, la productividad y el compromiso con la empresa también pueden desvanecerse.
Si llega a un período lento de trabajo, considere si debe suspender las paradas y agregar otros tipos de actividades de creación de equipos a la mezcla.
Las standups, como el software o las máquinas, son herramientas. No resuelven problemas por sí mismos. Pero sí requieren un despliegue cuidadoso y una atención especial al elemento humano para garantizar que esté creando un entorno abierto y vocal, donde los equipos trabajan juntos para hacer el trabajo.
