Mientras dirigía un viaje de investigación a Bali, tomé un sorbo de té y vi el amanecer cuando se interrumpió la tranquila mañana: mi colega corrió hacia mí y me dijo: "Tenemos un problema grave". Tres miembros de mi equipo no pudieron encontrar su pasaportes y faltaba efectivo también. Después de una rápida inspección de las habitaciones, noté que las cerraduras de las puertas habían sido manipuladas, y alguien había entrado en la habitación mientras dormían.
Después de un rápido viaje al consulado y un traslado a un hotel más seguro, todo parecía estar en orden, pero la sensación de ser violado permaneció entre el equipo, y nos llevó unos días volver a centrarnos en el trabajo.
Tendemos a resaltar los momentos increíbles cuando viajamos, pero a veces nos olvidamos de considerar cómo los momentos difíciles también configuran nuestra experiencia. Si lleva un equipo al extranjero, necesita saber cómo manejar lo impredecible y tomar decisiones firmes cuando sea necesario. Y no se trata solo de tener el seguro de viaje adecuado o conocer a las personas adecuadas. Saber cómo manejar una situación difícil puede significar la diferencia entre un pequeño hipo y una crisis en toda regla.
A lo largo de mis viajes, me ocupé de todo, desde enfermarme peligrosamente hasta quedar atrapado en el país debido a protestas políticas hasta que los miembros del equipo fueran robados en el campo. Pero solo porque estas cosas hayan sucedido, eso no significa que haya dejado de viajar o que incluso tenga miedo. En cambio, me he fortalecido en la navegación de situaciones a medida que suceden y he ayudado a los equipos a mantenerse unidos mientras superan los problemas más importantes.
Entonces, ¿qué haces cuando algo sale mal y estás lejos de casa? Aquí están las cosas clave para recordar cuando sucede lo impredecible.
Tener un plan en su lugar
Siempre llevo dos maletas: una maleta con toda mi ropa y extras de viaje, y una bolsa de mano "estar allí mañana", de la que aún podría vivir durante una semana de reuniones y aventuras si fuera necesario. Esa bolsa me ha salvado a través de la pérdida de equipaje, retrasos y en situaciones de crisis cuando necesito estar en movimiento rápido.
El mismo enfoque debe aplicarse a la planificación de su viaje: antes de sus viajes, presente una contingencia para planificar varios escenarios diferentes. Hay un par de cosas importantes a considerar: si pierde sus documentos, si queda atrapado en el país, si un miembro del equipo se enferma, si le roban o está bajo algún tipo de amenaza, y si hay un accidente o desastre. Suena un poco intimidante, pero recorrer estos escenarios de antemano puede ayudarlo a responder de manera eficiente y rápida.
Específicamente, asegúrese de tener 2-3 copias en color de los pasaportes de todos, e intercambíelos con diferentes miembros de su equipo para que al menos una persona tenga una copia si algo sale mal. Siempre debe obtener un seguro de viaje y de salud (los rangos de calidad, pero para un viaje de negocios, le recomiendo las mejores opciones, incluido el seguro de evacuación médica). Tenga copias de sus tarjetas de seguro originales, así como sus tarjetas de seguro de viaje.
También es importante saber de antemano a dónde ir en una situación de emergencia. Si pierde sus documentos, por ejemplo, necesitará llegar a la embajada y consulado más cercanos para reemplazarlos, así que sepa exactamente dónde están.
En caso de enfermedad o accidente, sepa a qué hospitales son más seguros y de mayor reputación. A menudo, su seguro de viaje puede ayudar con eso (y puede obtener una atención realmente increíble en muchas partes del mundo; consulte la lista de Forbes de los mejores hospitales del mundo. ¡Puede que lo sorprendan!).
También aconsejo llevar una billetera “ficticia” con una pequeña cantidad de efectivo local (quizás $ 20 y algunas tarjetas de crédito vencidas), en caso de robo o robo. Es probable que las personas agarren lo que puedan acceder primero, así que mantenga su billetera real en un lugar seguro y la billetera falsa fácilmente accesible.
Estas pequeñas acciones recorren un largo camino en el campo, y planificar con anticipación y saber qué esperar puede ayudarlo a mantener la calma en una situación difícil.
Mantenga la calma, actúe rápidamente
Mientras dirigía un grupo en la India, un viaje de un día a un palacio histórico en las montañas se salió del horario, y el viaje de seis horas de regreso a la ciudad tuvo que completarse por la noche. (Piense en las curvas de las carreteras de montaña sin farolas y conduciendo hacia el tráfico frontal durante la mayor parte del viaje). Si nos quedáramos, tendríamos que perder nuestra reunión con posibles financiadores en la ciudad, y si hiciéramos el viaje en noche, la seguridad estaría en riesgo. La gente de mi equipo comenzó a enloquecer y culparse mutuamente por quedarse demasiado tiempo.
Cuando las cosas no salen según lo planeado, es fácil reaccionar demasiado rápido y comenzar a señalar con el dedo. Pero trate de asegurarse de que su equipo evite jugar el juego de la culpa a toda costa, nunca ayuda, y casi siempre empeora las cosas. Y no importa cuál sea la situación, no dejes que tus emociones nublen tu juicio. A veces, estar en un lugar nuevo puede hacer que las cosas parezcan más trabajo de lo que son.
Tan pronto como se entere de un problema potencial, escuche y trabaje para comprender lo que sucedió y las circunstancias que lo rodearon. Una vez que tenga todos los detalles y una imagen clara de la situación, mantenga la calma, consulte con su equipo y luego comience a tomar sus decisiones. Si se le presenta una decisión difícil, como si un colega enfermo debe quedarse en el país o regresar a casa, recuerde que no tiene que hacerlo solo. Querrá hablar con los médicos, el individuo, su familia y cualquier compañía de seguros de salud o de viaje, y trabajar para reunir la mayor cantidad de información posible.
En nuestro caso, decidí que la seguridad era lo más importante para el equipo, y trabajamos para organizar una videoconferencia con nuestros patrocinadores y seguimos con una cena en persona más adelante en el viaje. Definitivamente fue la decisión correcta, tomada por ser calmado y flexible.
Póngase en contacto con las personas adecuadas
"Hola mamá, estoy en cuarentena en Japón". Esas palabras son lo que ningún padre quiere escuchar, pero el protocolo para viajeros enfermos me obligó a permanecer en el país durante cuatro días seguidos hasta que un médico me confirmó que estaba bien. suficiente para viajar Mientras mis informes a casa ponían nerviosos a mis padres, el representante de mi seguro de viaje comunicó a mi familia que me estaban cuidando bien y que todo iba a estar bien.
Cuando sucede algo, debe saber a quién informar en su país, como su jefe, sus compañeros de trabajo o los familiares de sus compañeros de viaje. Estas son decisiones difíciles de tomar, y se convierte en un buen equilibrio; use su discreción para informar y aconsejar a las personas en su país de origen. En un pequeño problema, como alguien que pierde un teléfono celular, probablemente sea mejor reemplazarlo y esperar hasta que llegue a casa para informar a la gente. Si hay un accidente (por pequeño que sea), una crisis nacional o un delito, debe llamar e informar a las personas sobre lo que sucedió (y asegurarles que la situación está bajo control).
Cuando llevo estudiantes al extranjero, a menudo utilizamos las redes sociales para comunicarnos con amigos y familiares ("¡Nuestro automóvil se atascó un poco, pero estamos de vuelta en la carretera!"). O en momentos en que ocurrieron eventos como protestas políticas o desastres naturales en el país que fueron noticia en casa, manteniendo a los amigos publicados por correo electrónico y Facebook o resultaron suficientes.
Y no solo confíe en su teléfono inteligente para obtener números de teléfono: aún debe llevar consigo un pequeño libro negro cuando viaja con la información de contacto de todos. Antes de salir de viaje, hago que todos compilen una lista de padres, cónyuges y otras personas importantes, así como una lista de hoteles, la policía, las embajadas y las compañías de seguros.
También debe saber a quién contactar en el terreno en caso de un incidente. Especialmente si ha experimentado un delito o acoso, es importante saber cuándo presentar un informe ante las autoridades locales y cuándo no hacerlo. Algunas pautas: si te roban o alguien intenta lastimarte, debes ir a la policía. Si está lidiando con el acoso callejero cotidiano o le robaron unos pocos dólares, probablemente no valga la pena. También sepa que a veces, especialmente en países en zonas de conflicto, la policía puede ser ineficiente y, a menudo, pedir un regalo por su trabajo (léase: soborno). Si debe presentar un informe, siempre es bueno pedirle a un colega o amigo local de confianza que lo acompañe para que las cosas no se pierdan en la traducción.
Ofrecer apoyo y aliento
Nunca olvidaré un viaje en Birmania, durante un momento especialmente torpe para mí (donde me sorprendió una corriente eléctrica sin conexión a tierra y sufrí una conmoción cerebral en cuestión de días). Mis colegas, sintiendo que realmente no era mi semana, organizaron una cena grupal y se pusieron de acuerdo para conseguirme un botiquín de primeros auxilios y algunos obsequios. A pesar de que estas eran cosas que podíamos obtener tan fácilmente en los Estados Unidos, en el campo, estos artículos y su apoyo significaban el mundo. Y nos reímos mucho de mis percances.
Anime a sus colegas a cultivar actividades que mantengan la moral alta durante una crisis, ya sea para facilitar una discusión grupal, cenar o celebrar el éxito que su equipo ha logrado. Es difícil ser el que tiene que enfocar a su equipo en un momento de crisis, especialmente si se sienten deprimidos o molestos por algo que sucedió. Asegúrese de presupuestar tiempo para informar a su equipo y hablar sobre estrategias para avanzar y completar el trabajo que se propuso hacer mientras todo se resuelve.
Si se trata de una emergencia a corto plazo, trate de no morar, asegúrese de aprender de ella y luego termine su trabajo en el terreno. Trate de mantener la moral alta, consolándose al saber que están todos juntos en esto.
Es fácil pensar demasiado en cómo responder en una situación de emergencia, pero debe confiar en su instinto y tomar la mejor decisión que pueda en este momento. Estar preparado para una crisis no significa que tenga que vivir con miedo o que siempre piense que lo peor puede suceder, solo significa saber qué hacer y cómo responder en función de las circunstancias y la cultura en la que se encuentre. Con la preparación y el conocimiento adecuados, puedes gestionar cualquier desafío que se te presente en el campo.
