Un compañero de trabajo le envía un correo electrónico preguntándole si está disponible para una reunión de las 2:30 PM, y su primer pensamiento es: ¿Cómo voy a salir de esto?
No ha bloqueado ese tiempo en su calendario, porque técnicamente no está comprometido con otra cosa. Sin embargo, tiene una lista de cosas planeadas para la tarde, y no, no hay una reunión sorpresa.
Antes de que aceptes automáticamente (aunque de mala gana) porque no crees que tienes otra opción, ten esto en cuenta: si bien es cierto que las personas juzgarán a alguien que rechaza cada reunión o se retira después de aceptar, eso no es lo que está sucediendo aquí. Si su compañero de equipo le está pidiendo que se una en el último momento, y usted explica por qué no puede hacerlo de manera reflexiva, es probable que él o ella lo entiendan.
En otras palabras, es posible decir que no a una reunión de último minuto y aún parecer un jugador de equipo. Así es cómo:
1. Cuando estás demasiado ocupado
Sí, hay momentos en que las reuniones valen la pena y ayudarán al equipo a cumplir sus objetivos. Sin embargo, también hay situaciones en las que otros proyectos tienen prioridad, y debido a que todos hemos estado allí, la mayoría de la gente lo entiende.
Caso en cuestión: aprendí que podía demorar el dar una respuesta en profundidad a un correo electrónico al compartir que estaba dentro del plazo, ¡lo cual era la verdad! Las personas involucradas pudieron relacionarse y me dieron un pase. (¡Incluso me desearon buena suerte en mi otro proyecto!)
El mismo enfoque se aplica cuando desea rechazar una reunión en un día que está abrumado. No inventes ninguna excusa. Sea honesto y diga: “Desafortunadamente, estoy dedicando cada momento que debo en dos días. Por favor, mantenme informado si hay alguna forma en que pueda ser de ayuda más adelante esta semana ".
2. Cuando no crees que necesitas estar allí
Al igual que un CC de cortesía, a veces los compañeros de trabajo piensan que incluirte, incluso cuando no es totalmente necesario, es lo mejor que se puede hacer, y no tienen idea de que está creando un trabajo extra para ti.
El mejor enfoque aquí es reconocer su gesto y afirmar que no se sentirá ofendido si la reunión continúa sin usted. Suena así: “Muchas gracias por incluirme. Según la agenda, parece que la reunión se centrará en el producto, por lo que no creo que pueda agregar nada a la discusión ”.
Otro beneficio de esta respuesta es que, si te equivocas y el organizador quiere que contribuyas, él podrá corregirte, y lo sabrás de antemano para que no te pille desprevenido.
3. Cuando intentas asistir a menos reuniones en general
Las personas exitosas evitan reuniones adicionales. Sabiendo esto, es posible que haya decidido intentar limitar la cantidad de personas que asiste cada semana.
Pero como cualquier otro cambio que intentas hacer, tienes que tener en cuenta a las personas que te rodean. Por ejemplo, debe decirles a sus amigos que preferiría reunirse para una caminata que nachos y bebidas todo lo que pueda porque su nuevo objetivo es ser más saludable.
Por lo tanto, si simplemente llama a las reuniones una pérdida de tiempo y dice que no, es muy posible que su colega se desanime. (Claramente, ella piensa que es importante, por eso lo llamó en primer lugar).
Mantenga el foco en su experimento diciendo algo como: "Estoy tratando de establecer un límite de reuniones por día para aumentar mi productividad".
Si se trata de una reunión individual, haga un seguimiento preguntándole si puede reprogramarla para un horario que le resulte mejor. Y diga que, mientras tanto, está feliz de comenzar la conversación por correo electrónico (¡se sorprenderá de cuántos problemas se pueden resolver de esta manera!). Si se invita a un grupo grande, pregunte si estaría bien que envíe sus pensamientos por adelantado, o comente las notas después, lo que sea más útil.
Si siempre está de acuerdo con las solicitudes de reunión, la disminución puede ser un poco estresante al principio. Entonces, piense en lo que está logrando. No solo podría salvarlo de una pérdida de tiempo hoy, sino que en el futuro, podría alentar a las personas a contactarlo solo con invitaciones relevantes.
