Abre su correo electrónico a primera hora de la mañana y hay 30 mensajes no leídos. O, finalmente, abordó su bandeja de entrada y justo antes de cerrar la sesión, aparece un correo electrónico más. O, ¿qué tal este escenario? Está luchando por priorizar entre sus otras tareas y varios mensajes destacados.
La primera pregunta que se te viene a la cabeza en cualquiera de estas situaciones es: ¿debería abrir esto?
Suficientemente fácil de decidir, ¿verdad?
Pero entonces, el segundo pensamiento que tienes es: ¿Necesito responder a esto ahora?
Es difícil y, sinceramente, eres la única persona que sabe la respuesta. Entonces, aunque probablemente no esté calificado para decirle exactamente cuándo debe volver con alguien, puedo ayudarlo a reducir sus opciones.
Dicen eso
Es bastante sencillo, pero si alguien se toma el tiempo de decir: "Contáctame hoy" o "Me encantaría saber lo que piensas para esta tarde" o "Hazme saber lo que piensas antes de nuestra reunión de las 3 PM" o " Necesito esto lo antes posible ", lo dicen en serio.
Esto también se aplica a cualquier fecha límite que alguien le dé, lo que significa que si establecen una fecha para su respuesta, debe avisarles para entonces (o, si se siente demasiado productivo, antes).
Es de alguien realmente importante
Si trabaja con clientes exigentes o ejecutivos de alto perfil, y sabe que una reacción tardía dañará su reputación (o la de su empresa), responder ese día siempre es la decisión correcta.
Se trata de una cuestión urgente
Aparecen problemas, se venzan los plazos, los jefes necesitan cosas en el último minuto; si parece urgente o una alta prioridad, o afecta algo en lo que está trabajando actualmente, probablemente merezca su atención inmediata.
El momento no es correcto
Son las 5 de la tarde y alguien te ha respondido. Claro, puede responder en ese mismo momento, pero es probable que estén a punto de abandonar la oficina por un día, y se perderá en el mar de mensajes que recibirán mañana.
Si sabe que la persona no responderá hoy, está bien retrasarla.
Necesitas tiempo para reflexionar
Alguien te hizo una pregunta difícil, o quieren algo que necesites consultar con tu jefe, o sus palabras te sorprenden o despiertan emociones. Dese un día extra para pensarlo, calmarse y elaborar su respuesta: se sentirá mejor sabiendo que envió la respuesta profesional, incluso si requiere más tiempo.
Requiere más que solo una respuesta
Tal vez no solo se necesita una respuesta suya, sino que requiere el aporte de varias personas. O bien, debe enviarles una hoja de cálculo completa o un borrador de presentación. Siempre es mejor tomarse más tiempo para reunir sus materiales y cubrir todas sus bases que enviar una respuesta a medias a una solicitud completa.
Te hará ver bien
La escritora de Muse Sara McCord describe dos veces que dará una mejor impresión si espera para responder un correo electrónico. La primera es cuando alguien pide nuevas ideas, siempre y cuando no sea urgente, le piden que sea considerado, por lo que esperar da la impresión de que realmente está tratando de encontrar algunas cosas geniales.
La segunda es si alguien le escribe un mensaje extenso: parecerá grosero si solo envía un correo electrónico rápido de una oración, así que dése margen para llegar a una respuesta igualmente completa.
No estás disponible (y ellos lo saben)
Por último, si está de vacaciones, de viaje, enfermo o indispuesto por cualquier motivo, y lo comunica de alguna manera (a través de un mensaje de OOO o de boca en boca entre oficinas), la persona no está esperando una respuesta inmediata.
Elaborar esa respuesta ideal es bastante difícil, así que usa esta hoja de trucos para descubrir el momento adecuado para enviarlo, y seguro que mantendrás relaciones estelares.
Dicho todo esto, es posible que te sientas mal si no respondes de inmediato. En ese caso, tome el consejo de la experta en carrera Sara McCord y repita esta respuesta:
De esta manera, todos saben que recibió el mensaje y está en su radar.
