Tengo un miedo intenso a las notificaciones persistentes. Claro, es un poco loco, pero me niego a dejar intacta cualquier bandera roja en mi teléfono. Esto significa que abro de inmediato cada alerta bancaria que recibo (incluso si sé que la compra fue mía), cada correo electrónico que recibo (incluso si en realidad no lo leo de inmediato) y cada texto que veo (incluso si no lo hago ' t responder de inmediato).
Puede pensar que por eso paso cada segundo de mi día con la nariz en mi teléfono, pero no lo hago. De hecho, me ahorro mucha molestia y ansiedad al eliminar constantemente las notificaciones y llegar a la bandeja de entrada cero. Fue entonces cuando no solo abrió, eliminó y respondió a cada correo electrónico, sino que lo eliminó de su bandeja de entrada de una forma u otra.
He hablado con varias personas con las que trabajo sobre por qué dejan tantos mensajes sin leer, detenidos en sus bandejas de entrada, y obtuve algunas respuestas lógicas y muy razonables: "Me recuerda responderlas", "las uso como mi -haga una lista para el día ", " los mantengo sin abrir si sé que quiero leerlos en algún momento pero no tengo tiempo ahora ", " es más fácil encontrarlos ", " es spam, no tengo para leer eso ".
Pero también les pregunté si se sentirían mejor si no tuvieran correos electrónicos sobrantes, o si les estresaba ver un número tan elevado de notificaciones al lado de su bandeja de entrada, y la mayoría de ellos dijeron que sí a ambos. Porque incluso si tienes lo que crees que es un sistema infalible, mentalmente, ese sentimiento de incompletitud, de perder algo, de dejar a la gente esperando, todavía te molestará.
Entonces, su mejor opción es abrir todo y eliminarlo de su bandeja de entrada.
¿Te parece imposible? ¿Crees que estás hasta las rodillas para llegar a donde estoy? Agárrate a tus sombreros, porque estoy a punto de volverte loco, y tu bandeja de entrada, en cinco sencillos pasos.
Paso 1: encuentra tu tiempo
Primero lo primero, averigua cuánto tiempo necesitarás para lograr esto. Esto también depende de cuántos correos electrónicos tenga actualmente en su bandeja de entrada: cuanto mayor sea el número, más tardará.
Si quieres que este sea un trato único, tendrás que bloquear una buena parte del tiempo. Asegúrese de que esto se adapte bien a su horario; no intente hacerlo cuando esté estresado, sobrecargado o de mal humor, porque es cuando cosas como respuestas importantes se quedan atrás.
Por el contrario, si prefiere manejarlo paso a paso, un día cancele la suscripción a toda la basura, otro día cree carpetas, etc., asegúrese de que también esté bloqueando ese horario en su agenda todos los días. Ponerlo físicamente en tu calendario o lista de tareas pendientes te hace sentir (más) obligado a completarlo.
Y solo como una nota, la bandeja de entrada cero nunca será una cosa única (pero más sobre eso más adelante).
Paso 2: evalúa tu bandeja de entrada
A continuación, echemos un buen vistazo a lo que estamos trabajando. Solo mire, no toque, elimine ni haga clic en nada todavía. Explore solo las líneas de asunto, las fechas de recepción y el remitente, y tome nota de las tendencias:
- ¿Qué tipo de correos electrónicos recibe regularmente? ¿La mayoría de ellos son boletines? Correo basura? ¿Mensajes de tu jefe, familia o amigos? Letras en cadena?
- ¿Cuáles son las líneas de asunto? ¿Son específicos? ¿Le dan fácilmente información sobre el contenido?
- ¿De qué fecha son? ¿Hace varios meses? ¿La mayoría de ellos vienen de un día de la semana?
- ¿Quién te está enviando un correo electrónico? Es probable que una buena parte de ellos provenga de unas pocas personas o cuentas.
Este ejercicio no solo lo ayudará a descubrir su mejor enfoque para responder, organizar y condensar su bandeja de entrada, sino que también lo hará consciente de sus hábitos típicos. Si tiende a guardar mensajes durante meses sin revisarlos, entonces es un problema de dilación. Si tiene más correos electrónicos basura que de trabajo, es un problema prioritario. Si recibe demasiados de las mismas personas, es un problema de comunicación. Y, si está recibiendo la mayor parte, por ejemplo, un lunes, eso es un problema de programación. Y confía en mí, todos estos son fácilmente reparables.
Continuando …
Paso 3: Darse de baja y Spam
Lo primero que haremos físicamente es comenzar a eliminar y cancelar la suscripción a todo su correo no deseado. Te sorprenderá la cantidad de desorden que esto borra solo, incluso antes de manejar las cosas importantes.
Estos son los tipos que probablemente obtenga:
- Correos electrónicos de personas a las que siempre respondes
- Correos electrónicos de personas a las que a veces respondes
- Correos electrónicos de personas a las que nunca responde
- Boletines informativos y suscripciones (en realidad te suscribes)
- Alertas de redes sociales
- Basura / spam / mensajes PR / remitentes no identificados
Esas tres últimas categorías son las que trataremos primero aquí, la pila "sin trabajo" o "por diversión".
Boletines y suscripciones
Estos son los más importantes del correo "basura", porque es probable que esté suscrito a estos en algún momento por una razón legítima. Puede ser una tienda que le encanta y recibir cupones, un medio de comunicación, una revista científica, un resumen de productos.
Entonces, antes de jugar a ser un policía malo y decir que me deshaga de todo, lo cual, honestamente, no es una idea horrible si quieres un nuevo comienzo, pongamos todo en perspectiva y descubramos lo que realmente estás usando. Para cada uno, hágase estas tres preguntas:
- ¿Con qué frecuencia los abres?
- Si los abre, ¿con qué frecuencia los lee realmente?
- Si los lee, ¿con qué frecuencia los usa? (ya sea que esto signifique imprimirlo, enviarlo a un amigo, hacer referencia a él en su trabajo, guardarlo y leerlo nuevamente más tarde)
Si no puede responder estas preguntas, anule la suscripción y elimínelo. Si no puede llegar al número tres, anule la suscripción y elimine. Si no puede recordar cómo comenzó a recibirlos, anule la suscripción y elimínelos. Si no los abre con la frecuencia suficiente, cancele la suscripción y elimínelos. Si estás en la cerca, está bien, Unroll.me es una aplicación que te ayudará a clasificar ese montón masivo de suscripciones para que no tengas que hacer el trabajo tú mismo.
Sé amable, pero sé honesto contigo mismo. ¿Realmente vas a recordar usar ese cupón antes de que caduque? ¿Alguna vez vas a volver a leer ese artículo? ¿Realmente te importa escuchar acerca de XYZ? Si no es un entusiasta "¡Sí!", Ahórrese el dolor de cabeza más tarde y corte el cordón.
Alertas de redes sociales
Esto constituye todos esos correos electrónicos que recibe de Twitter, Facebook, Instagram, LinkedIn, Medio, Spotify, Snapchat, Skype, Venmo. ¿Me perdí alguno? Bueno, si crees que se relaciona con esto, tíralo también a la pila. Algunos de ellos probablemente digan algo como "Jesse comentó tu publicación" o "Tienes 25 seguidores nuevos", mientras que otros son promocionales, controles de seguridad o boletines.
En aras de la bandeja de entrada cero, solo voy a decir que debe tratar de mantener su cuenta y las redes sociales lo más separadas posible. Porque además de recibir una notificación de la bandeja de entrada, es probable que también recibas una notificación telefónica y un número rojo brillante en la esquina de tu aplicación, lo que finalmente lo hace redundante.
Por lo tanto, su próxima tarea es acceder a todas las cuentas de redes sociales que tenga, hacer clic en "Configuración" y desactivar todas sus alertas por correo electrónico. Luego, haga clic en el último que le envió la plataforma y presione “cancelar suscripción” para asegurarse de que también esté fuera de su lista.
Lo bueno de esto es que no es una decisión permanente, siempre puedes regresar y cambiar tu configuración. Pero colocaría mucho dinero para que no te pierdas nada.
Basura
Nos ponemos mucha basura, ya sea porque entregamos nuestra información a tiendas aleatorias, o enumeramos nuestra dirección en nuestras redes sociales, o respondemos a extraños. Entonces, mi mayor consejo para usted es que siempre sea cauteloso en la forma en que entrega su correo electrónico y a quién.
Pero algo de eso es inevitable, y eso es lo que debes eliminar sin abrir. Y para las personas que siguen enviándote cosas, asegúrate de informarlas como spam antes de eliminarlas para que no vuelvan a aparecer.
Paso 4: Organízate
Una vez que haya manejado la mayor parte de la pelusa, y solo después de haber manejado la pelusa, es hora de llegar a las cosas carnosas, o las tres categorías principales que enumeré anteriormente.
Ahora, no voy a decirle cómo organizar su bandeja de entrada: no hay un sistema perfecto, una estrategia ideal o el método de "cada persona exitosa hace esto". Eres el guardián de tu correo, por lo que mereces organizarlo como desees. Pero enumeraré un par de enfoques que puede tomar:
Usar etiquetas y carpetas
Esta es una opción para personas como yo que se niegan a usar aplicaciones cuando pueden hacerlo ellos mismos. Primero, averigüe para cada correo electrónico si tiene que responder de inmediato, si necesita responder más tarde o si no necesita responder en absoluto (para este voy a decir abrirlo, leerlo y archívelo o elimínelo en el mismo momento).
Luego, decida su plan de acción. Si necesita responder pronto pero no tiene el tiempo ahora, agréguelo o póngalo en una carpeta con la etiqueta "Necesito responder" y ponga una nota en su lista de tareas para volver a revisar esa carpeta.
Si necesita esperar más tiempo, tal vez porque está trabajando en algo relacionado, envíe una breve respuesta para informarle al remitente que vio el mensaje y que se comunicará con él en X días. Luego, archívelo en otra carpeta con la etiqueta "En proceso".
Al nombrar sus carpetas, asegúrese de ser específico y de hacerlas fácilmente reconocibles. No hay nada peor que olvidar dónde guardaste los extractos bancarios o la información del seguro porque la carpeta tenía la etiqueta "Varios".
El truco más importante para abrir cada mensaje en el acto es tener instalado otro sistema de respaldo. Claro, el uso de carpetas los mantiene organizados, pero debido a que ya están abiertos, no hay señales de advertencia para verificarlos. Por lo tanto, apóyate en tu lista de tareas, tu calendario en línea o los recordatorios de tu teléfono para asegurarte de estar al tanto de cuándo recibes algo y cuándo necesitas volver con alguien.
Usar aplicaciones
Si el primer enfoque no funciona para ti, ¡siempre hay aplicaciones! Y tengo muchas cosas para que pruebes.
Para Gmail, pruebe Inbox by Google, una herramienta increíble que lo ayuda a escanear rápidamente fotos o eventos, ordenar mensajes en categorías e incluso sincronizarlos con su calendario. Además, Boomerang, una extensión de Gmail, le permite programar correos electrónicos para que se envíen más tarde y enviar actualizaciones cuando usted o alguien tenga que responder para que nunca tenga que dejarlos sin abrir.
Otras excelentes aplicaciones de organización incluyen Sortd, que crea listas útiles, Organizer, que clasifica automáticamente sus mensajes, y CloudMagic, que le permite posponer elementos para volver más tarde.
Para hacer que revisar su bandeja de entrada sea más divertido a diario, pruebe The Email Game, que multiplica su esfuerzo y lo recompensa con comentarios positivos. Y para los ávidos usuarios de dispositivos móviles, pruebe Boxer, su herramienta definitiva para responder y ordenar de manera eficiente y sobre la marcha.
Paso 5: crear un sistema para el futuro
¡Felicidades! Usted (con suerte) revisó cada correo electrónico, lo eliminó u ordenó, y alcanzó ese hermoso número cero.
Pero el trabajo no se detiene aquí: ahora tiene que encontrar un método para mantener esto. Estas son las dos cosas que recomiendo hacer para mantener su bandeja de entrada baja de manera consistente:
Hable con su red
Cuando analizó su bandeja de entrada en el paso dos, ¿hubo ciertas personas que sobresalieron? ¿Ya sea porque le envían la mayoría de los mensajes o porque tienen una hora o un día típico para comunicarse con usted?
Estas personas exactas pueden ayudarlo a mantener la bandeja de entrada cero (¿quién lo hubiera pensado?). Una vez que descubra qué sistema funciona para usted, decida cómo le gustaría recibir correos electrónicos e infórmele a su red.
Por ejemplo, mi jefe busca por línea de asunto para encontrar los correos electrónicos que necesita, por lo que siempre me aseguro de proporcionarle suficiente información en la línea de asunto para que sean fáciles de encontrar. Del mismo modo, enviamos muchas actualizaciones no urgentes de un lado a otro. En lugar de responder a medida que entran, configuramos un sistema para enviar solo ciertos tipos de actualizaciones en ciertos días. Ahora sé exactamente qué tipo de mensajes esperar y cuándo.
La comunicación abierta no solo es clave para tener un flujo de trabajo organizado y respetuoso, sino que la falta de ella también podría ser lo que contribuye a su loca bandeja de entrada. Por lo tanto, siéntese con su jefe y colegas y hágales saber cómo enviarle mejor las cosas, ¡y pregúnteles qué prefieren también!
También habrá ocasiones en las que recibirá muchos correos electrónicos sobre cosas de las que podría hablar fácilmente en persona. Si esto sucede mucho, en lugar de comunicarse en línea, programe reuniones semanales para revisar toda esa información.
Programe tiempo de correo electrónico en su día
Aunque su bandeja de entrada tiene cientos y miles de correos electrónicos no leídos, apuesto a que revisa su cuenta diariamente, si no cada hora. Entonces, ¿por qué se sale de control tan rápido?
Supongo que no lo verificas activamente . Probablemente lo actualice, desplácese hacia abajo para ver quién envió qué y luego cierre antes de abrir o realmente leer algo.
Cambiemos ese hábito: comience a reservar 15 minutos al comienzo y al final de cada día (o breves momentos cada dos horas), para revisar y abrir cada cosa que entra. Haga que sea una prioridad como cualquier otra tarea. Y después de un tiempo, podrá abrir, leer, eliminar, archivar y marcar todo tipo de correo electrónico que reciba en segundos.
Lo último que recomendaré es mantener sus cuentas personales y de trabajo separadas. Cuanto más mezcle los dos, es más probable que tenga una acumulación de spam no leído en su cuenta de trabajo y se pierdan mensajes importantes en su cuenta personal.
Después de mirar un montón de cuentas de mis colegas, me di cuenta de que sus trabajos están mucho más organizados porque, comprensiblemente, se toman en serio su carrera. Pero tu vida personal merece tanto amor. Entonces, si no está en la bandeja de entrada cero, dele el tiempo y la energía que necesita para estar igual de limpio. Porque realmente creo que una vida ordenada, en todas las áreas, es más feliz y menos estresante.
¿Funcionó esto para ti? ¿Tienes algún otro consejo para hackear la bandeja de entrada cero? ¡Tuiteame!
