Aquí hay una triste realidad: los gerentes dedican entre el 35% y el 50% de su tiempo a las reuniones y, sin embargo, los ejecutivos consideran que más de la mitad de esas reuniones son un fracaso.
Esto no es tan impactante. Con demasiada frecuencia nos encontramos en una sesión de lluvia de ideas que es demasiado larga, o no lo suficientemente larga, o confusa o frustrante o totalmente improductiva.
Hay varias soluciones, por supuesto. Podríamos cancelar Podríamos reprogramar. Podríamos convertir la reunión en una cadena de correo electrónico o una discusión Slack.
Esos son todos los pasos apropiados en ciertos casos. Pero a veces necesitamos hacer un esfuerzo para comprender dónde se quedan cortas nuestras reuniones y trabajar activamente para solucionarlas. Porque, después de todo, no podemos negarnos a encontrarnos con personas, nunca se haría nada.
Si está buscando al culpable, intente hacerse estas preguntas y aplique estos consejos para organizar reuniones más efectivas en el trabajo:
Preguntas 1-3 antes de la reunión
Sí, su reunión puede fallar incluso antes de que comience. Esto es lo que debe pensar tan pronto como envíe esa invitación.
1. ¿Te sientes preparado?
¿Están configurados todos sus materiales? ¿Hay un plan en marcha sobre cómo será la reunión? ¿Hay una sala de conferencias disponible y reservada?
Tu mejor amigo será una agenda: no puedes tener una gran reunión sin una.
La otra cosa importante que debe preparar con anticipación es su objetivo para la reunión. Pregúntese (y tal vez anótelo): "¿Qué es una cosa que quiero lograr?" Podría ser algo pequeño, como actualizar su equipo, o grande, como idear una estrategia para aumentar la participación del usuario. Asegúrese de que todos estén alineados con este objetivo para que no esté tratando de cubrir ideas conflictivas en una sesión corta.
"Debe tener una sección sobre el resultado deseado, que es diferente de la agenda", dice Devanté Lewis-Jackson, Gerente de Ventas del Mercado Medio de The Muse. “Una agenda discute lo que sucederá durante la reunión, pero el resultado deseado genera consenso sobre lo que debe hacerse antes de que termine la reunión. Esto ayuda especialmente cuando la conversación se desvía de los temas de la agenda ".
2. ¿Se sienten otras personas preparadas?
No todas las reuniones que realice o asista requerirán que las personas revisen, completen u obtengan materiales de antemano. Sin embargo, si lo hacen, recomiendo encarecidamente asegurarse de que todos tengan el tiempo y los recursos adecuados para hacerlo (de nuevo, ¡utilicen esa agenda!).
Pero a menudo creamos reuniones antes de considerar el contexto y la transparencia. Como resultado, las personas entran en la conversación en el espacio equivocado. Tomemos por ejemplo a alguien que es nuevo y no tiene antecedentes en la historia de su empresa. O alguien que asiste a una reunión de sprint y nunca antes ha trabajado con un equipo de ingeniería. Probablemente no sacarán mucho provecho de la reunión ni aportarán ninguna información valiosa, o pueden desviar la discusión del curso con sus interjecciones.
Entonces, antes de entrar, pregúntese lo siguiente:
- ¿Todos saben por qué estamos teniendo esta reunión?
- ¿Todos saben por qué fueron invitados específicamente a esta reunión?
- ¿Están todos al día sobre lo que discutiremos en esta reunión?
- ¿Todos conocen a todos los demás en esta reunión? Si no, ¿qué necesitan saber?
- ¿Hay alguna tensión entre las personas que pueda obstaculizar el progreso en esta reunión?
Si la respuesta es no, puede apartar a la persona (o personas) o enviarles un correo electrónico rápido para brindarles información.
3. ¿Están emocionadas las personas?
Obviamente, nadie va a saltar de un lado a otro al pensar en su reunión, a menos que tenga uno para acariciar cachorros (en cuyo caso tengo que preguntar dónde se perdió mi invitación).
Pero su equipo debería sentir algún tipo de actitud al respecto, y con suerte más hacia el final positivo de las emociones. Es posible que no estén entusiasmados con las ganancias trimestrales del chat, pero pueden sentirse aliviados de finalmente tener cierta exposición a información importante o tener un espacio para hacer sus preguntas candentes.
Si están gimiendo, y sus gemidos no tienen nada que ver con odiar las reuniones y todo lo que tiene que ver con este tipo específico de reunión, profundice un poco más. Es posible que esto sea una repetición de una conversación previa y, por lo tanto, una pérdida de tiempo, o que ciertos miembros se sientan sin preparación, o que alguien sea excluido y todos estén molestos por eso. Incluso es posible que su equipo esté inundado y no tenga el ancho de banda y la energía para sentarse durante una presentación de una hora. Independientemente de dónde provenga la energía negativa, debe abordarla antes de ingresar a la habitación.
Preguntas 4-7 durante la reunión
El hecho de que te hayas preparado correctamente no significa que estés libre. Hay varias cosas que debe tener en cuenta en el momento para asegurarse de que todo salga bien.
4. ¿Estás alcanzando todos los puntos más importantes?
Llegaste con un trabajo que hacer: responder una pregunta, hacer una lluvia de ideas sobre una idea, esbozar un nuevo proceso, lo que sea. La señal de una buena reunión es aquella que logra esto en los límites de su límite de tiempo.
Hacer esto es bastante sencillo. Siga su agenda a una T (o al menos lo más cerca posible). Cada 10-15 minutos, verifique con usted mismo si todavía está en el tema. Si no, dirija la conversación hacia atrás y acepte poner un alfiler en la tangente en la que se encontraba más adelante. Acuerde volver a visitar cualquier cosa que haya perdido ya sea fuera de línea o en otra reunión (y asigne esa tarea a alguien en la sala). No atropelles a menos que todos los demás acuerden reunirse por más tiempo. Al tomar más tiempo de las personas, les resulta más difícil cumplir con otros plazos importantes que les haya establecido.
"El objetivo de una reunión es tomar una decisión sobre algo y qué / quién / cómo se ejecuta la acción", dice Heatherlyn Nelson, Gerente de Operaciones de Oficina en The Muse. "En pocas palabras, si no puede encontrar elementos procesables o decisiones que tomar, no celebre una reunión".
5. ¿Están prestando atención todos (o al menos la mayoría de todos)?
Lograr que el 100% de la audiencia tenga todos los ojos puestos en ti, con los teléfonos bajos, en el borde de sus asientos es probablemente una exageración (después de todo, somos seres humanos fácilmente distraídos), pero casi todos deberían escucharte casi todo el tiempo. hora.
Hacer que la gente escuche requiere un poco de esfuerzo de su parte. Mantén las cosas cortas y dulces. Esquema claro próximos pasos. Use imágenes fáciles de leer y comprender. Prohibir las computadoras portátiles (si puedes).
Esta es una excelente lectura de por qué nadie escucha en sus reuniones y cómo solucionarlo.
6. ¿Las personas hacen preguntas y reciben respuestas?
Diría que es raro tener una reunión donde nadie haga una sola pregunta. Si ese es el caso, las personas probablemente no estén prestando atención y probablemente le harán un montón de preguntas después de que termine la reunión (y deberá leer el n. ° 5).
Pero tan importante como es tener una audiencia comprometida, también es importante abordar sus inquietudes. Con demasiada frecuencia decimos "Estoy llegando a ese punto más adelante" o "Prometo que responderé al final" y nunca volveremos a eso. Así que asegúrese de cubrir todas sus bases, incluso si eso significa escribir su pregunta o pedirles que la repitan al final de la presentación.
Tenga en cuenta que podría haber otras razones por las cuales las personas no hacen preguntas. Quizás hayas creado un entorno, quizás sin querer, donde no se sientan cómodos haciéndolo. O, tal vez, las personas están tan desilusionadas por la discusión que no están seguras de por dónde empezar a hacer preguntas, en cuyo caso probablemente haya tardado en darles contexto (consulte el # 2 para obtener consejos al respecto).
7. ¿Existe un patrón significativo de ciertas personas que hablan (o no hablan)?
Lo más probable es que hayas invitado a todos a la sala porque querías su opinión o opinión sobre un proyecto, y en última instancia, las ideas y acciones que surjan de tu reunión serán más fuertes y más alineadas si todos participan. Así que quieres asegurarte de que todos contribuyan al menos una vez en el transcurso de su tiempo juntos.
Esto suena muy bien en teoría, pero no siempre es la realidad. Algunas personas son más ruidosas y tienen más confianza que otras, algunas personas están en posiciones de poder más altas que otras, y algunas personas no se sienten tan incluidas o respetadas como otras en la sala. Caso en cuestión: la investigación muestra que las mujeres tienen más probabilidades de ser interrumpidas en las conversaciones que los hombres.
Intenta ser el tipo adecuado de líder de discusión. Cierra a los compañeros de trabajo. No interrumpas Defiende a las personas que son interrumpidas. Llama a personas que no han dicho mucho o que pueden ser más tímidas. Esto se aplica especialmente a personas remotas que no están físicamente en la habitación.
Además, recuerde que también pertenece a esta categoría, ¡incluso como organizador de la reunión! En algunos casos tiene sentido ser la persona que más habla, pero incluso así debe asegurarse de que todas las voces de la sala se escuchen y amplifiquen. (Aquí hay algunos consejos para evitar divagar y reconocer cuando estás hablando demasiado).
Preguntas 8-10 después de la reunión
Ya casi! Si desea que sus reuniones sean un jonrón cada vez, considere lo siguiente.
8. ¿Están todos tomando los siguientes pasos correctos?
Se puede saber cuando una reunión salió mal cuando todos salen de la sala y se van a hacer las cosas exactamente como usted no quería que lo hicieran.
Evite esto siendo directo y claro sobre los próximos pasos. Antes de interrumpir, aborde lo siguiente:
- ¿Qué hay que hacer?
- ¿Cómo se necesita hacer?
- ¿Cuándo debe hacerse?
- ¿Quién será responsable de hacerlo?
- ¿Quién va a supervisar / rastrear el éxito del mismo?
9. ¿Se logró el propósito más grande de la reunión?
¿La gente parece más motivada para hacer cosas después? ¿Parecen estar trabajando más efectivamente? ¿Hay menos confusión o menos preguntas? ¿Alcanzaste tu objetivo original? Lo más probable es que si la respuesta es sí, lo hiciste bien (y si la respuesta es no, lee las secciones anteriores para averiguar dónde te equivocaste).
10. ¿Otras personas también sintieron que la reunión fue productiva?
Separo esta pregunta de lo anterior porque esto requiere que usted realmente pregunte a las personas cómo se sintieron acerca de la reunión, en lugar de asumir.
Obtener retroalimentación directa (especialmente como gerente) es importante. Es posible que haya sentido que la reunión se desarrolló sin problemas, pero todos los demás no están de acuerdo, escuchar eso lo ayudará a abordar por qué no tuvo éxito y cómo puede mejorar la próxima vez. Claro, no puedes preguntarle a todos cada vez que conoces cómo te fue, pero hacerlo de vez en cuando asegurará que estás en el camino correcto.
A nadie le encantan las reuniones, entonces ¿por qué hacer que apestan? Responda estas preguntas de frente y es mucho menos probable que sus reuniones fracasen.
