Mis días menos favoritos en el trabajo son lo que yo llamo "pilas moradas". Mi compañía usa Google Calendar, y el color de mi agenda personal es morado, así que en esos días terribles no veo nada más que trozos de tiempo bloqueados desde las 9:30 a.m. a las 6:30 p.m. Siempre me hace preguntarme: "¿Cómo diablos sucedió esto?"
Además de sentir que no tengo espacio para respirar o hacer un trabajo real en esos días, me temo que soy "ese tipo" que tiene que ir de puntillas a una reunión temprano, y luego pasar más tiempo para descubrir lo que me perdí, o quién muestra Llegué tarde a mi próxima reunión porque la anterior duró demasiado. (¡Como escribí sobre nunca llegar tarde o no estar preparado para las reuniones, mis compañeros de trabajo me mantienen bajo control!)
"Ocupado" es un gran truco. Nos hace sentir que cuanto más largas sean nuestras listas de tareas, más éxito tendremos. Nos hace sentir que cuanto más tenemos en nuestros platos, más éxito tenemos. Pero, ¿desde cuándo tener un plato de comida sobrecargado le da algo más que calambres o un coma alimentario? No tiene por qué ser así, y estoy tomando una resolución abierta para combatirlo.
Las reuniones terminan en nuestros calendarios de dos maneras: porque las aceptamos y porque las creamos. Es en estos puntos de decisión que podemos hacer las cosas un poco diferentes para recuperar nuestros calendarios y darnos a nosotros (y a nuestros compañeros de trabajo) tiempo para estar preparados y ser productivos. Aquí hay tres formas de hacerlo:
1. Habla
Antes de enviar o aceptar una invitación a una reunión, asegúrese de comprender lo que debe lograr y cómo debe prepararse. Si no lo hace, hable con el organizador y escuche si hay una agenda específica. Si no hay ninguno, pídale que cree uno (o mejor aún, ofrézcase como voluntario para ayudar). Las mejores agendas son específicas con asignaciones de tiempo para garantizar que se cubran todos los elementos relevantes. Si no hay tiempo suficiente para crear una agenda, ofrézcase como voluntario para ayudar al organizador a vigilar el reloj.
Si está organizando la reunión, use una agenda para planificar la duración de la reunión. Las invitaciones del calendario de Google tienen una hora predeterminada, y es fácil hacer clic en "enviar" sin pensar en acortarlas, ¡pero esa configuración se puede cambiar! Se sorprenderá de cuánto puede cubrir en 15, 30 o 22 minutos. Dependiendo de su relación con el organizador, si ve que una reunión está programada para una hora y no cree que debería serlo (porque comprende el propósito y los resultados esperados), solicite que se acorte el tiempo.
Finalmente, si ha aceptado una invitación para una reunión que termina al mismo tiempo que está programada otra reunión (en serio, ¿cómo nos convencemos de que podemos estar en dos lugares a la vez?), Notifique al organizador con anticipación que Tendrá que salir de esa reunión temprano. Idealmente, esto alentará al organizador a terminar la reunión para cuando necesite partir. Como mínimo, se sentirá cómodo saliendo sin interrumpir, y el organizador no se sorprenderá cuando lo haga. Para obtener un seguro adicional, continúe y dígale al organizador de su próxima reunión que puede llegar tarde.
2. Rellena tu tiempo
Tan pronto como se confirme la hora de una reunión, y si su calendario tiene espacio alrededor, ¡protéjala! Agregue 15-30 minutos antes y después de la reunión llamada "Tiempo de transición". Antes de la reunión, use el tiempo para revisar cualquier material, tomar un descanso en el baño y llegar al lugar antes de que comience. Después de la reunión, es un buen período para reflexionar sobre el material mientras aún está fresco. Es razonable esperar que los compañeros de trabajo sean respetuosos con lo que esté en su calendario; simplemente programan donde haya tiempo libre común. Entonces, si una reunión termina a las 3 PM y usted bloquea el tiempo para recapitular después, probablemente (¿con suerte?) No se erizarán al comenzar una nueva reunión a las 3:15 o 3:30.
3. Bloquee su tiempo
Este es el santo grial de la productividad: tener trozos de tiempo, incluso días, sin reuniones. BuzzFeed ha declarado los martes y jueves sin reuniones. ¿Puedes? Si bien puede tomar un esfuerzo deliberado entre la alta gerencia de su empresa para despejar un día entero, vale la pena echar un vistazo a sus propios hábitos de trabajo para ver cuándo realiza su mejor trabajo. ¿Eres una persona mañanera, o realmente te vuelves loco después de las 2 PM? Examine su horario y vea dónde puede bloquear de dos a cuatro horas solo una vez por semana para concentrarse en hacer o hacer. ¡Es posible que establezca una tendencia en su empresa desde cero!
¡Entonces, este es mi compromiso de recuperar el calendario! ¿Quien está conmigo?
