Estás sobrecargado de trabajo cuando llegas a la oficina el lunes por la mañana. Lanzas proyectos y respondes a correos electrónicos interminables, y antes de que te des cuenta son las 7 PM y apenas has hecho mella en tu lista de tareas pendientes.
Pero entonces llega el viernes y estás navegando. Pasaste la primera parte de la semana estresado y apresurándote para terminar las tareas, solo para pasar el resto de la semana haciendo girar tus pulgares.
Entonces, ¿qué puedes hacer para salir de tu carga de trabajo? Comience haciéndose estas tres preguntas:
1. ¿Quién te está presionando para que hagas todo en el momento ?
Todos tienen plazos, pero ¿cuántos de esos plazos te estás imponiendo a ti mismo y cuántos te los está imponiendo otra persona?
Si te das cuenta de que eres la razón, debes pasar a la pregunta dos. Pero…
Si es tu jefe
Su gerente puede esperar ciertas tareas de usted en ciertos momentos y no ser consciente de que esos plazos están creando una desigualdad en su flujo de trabajo. Y aunque puede informar a alguien a quien no le importa cómo le afectan sus elecciones, espero que ese no sea el caso.
De cualquier manera, no lo sabrá hasta que lo mencione. Encuentre tiempo para sentarse con su gerente, idealmente cuando no estén abrumados, y discuta qué plazos son más importantes para cumplir y cuáles podrían considerar moverse o extenderse. (Sugerencia: estas plantillas de correo electrónico pueden ayudarlo a comenzar la conversación).
Si es tu industria
Pero a veces, es solo la industria en la que te encuentras ese el problema. Ciertos trabajos se ejecutan en horarios de sprint, otros trabajan en plazos inconvenientes. Si está satisfecho con el papel en el que se encuentra, es posible que deba aceptar que así es como funciona.
Sin embargo, hay pequeñas cosas que puede hacer que lo harán sentir menos abrumador (pero más sobre eso más adelante).
2. ¿Está tratando las tareas no urgentes con urgencia?
Hacemos esto todo el tiempo: llega un correo electrónico en el que nos sentimos obligados a responder de inmediato, o el jefe rechaza otro proyecto y suponemos que deberíamos comenzar ese día, o un cliente solicita una reunión esta misma tarde.
Algunas veces estas situaciones son urgentes. Pero otras veces solo los estás tratando de esa manera por hábito. Por lo tanto, respire profundamente la próxima vez que se encuentre en una de estas situaciones, haga una lista de todo lo que tiene que hacer y priorícela como ahora o más adelante . En caso de duda, solicite una fecha límite o si está bien retrasarla. (Spoiler: es más probable que las personas digan "sí, por supuesto" si explican por qué).
Ah, y si todavía estás luchando por priorizar tareas, estas estrategias de lista de tareas pueden ayudarte.
3. ¿Podría pasar días lentos avanzando?
El hecho de que todos los plazos se agrupen en un par de días no significa que tenga que completarlos todos al mismo tiempo. Aproveche sus días más lentos trabajando con anticipación. Podría ser incluso tan simple como describir un informe, por lo que todo lo que tiene que hacer es completar los espacios en blanco más adelante. O pasar el viernes redactando correos electrónicos que normalmente envía un lunes y programarlos (usando una herramienta como Boomerang) para que salgan en el momento adecuado.
¿No puede avanzar en días lentos porque faltan piezas, necesita la aprobación de su jefe o está esperando las ediciones de un colega? Considere usar ese tiempo para organizarse y prepararse para los días ocupados.
Limpie su escritorio, configure su lista de tareas para la semana siguiente (pruebe esta plantilla), lea los artículos de la industria que nunca tiene tiempo de leer, o tal vez simplemente descanse almorzando fuera de su escritorio o tomando un café con un colega, lo que sea necesario para asegurarte de que serás lo mejor posible cuando el estrés vuelva a golpear.
No siempre es justo que ciertos días te retrasen en la oficina mientras que otros te dejan preguntándote por qué estás allí, pero a veces esa es la realidad. Sin embargo, si aprovecha al máximo el tiempo que tiene, no hay razón para que todo no se haga cuando sea necesario.
