Eres concienzudo cuando se trata de correo electrónico. De hecho, siempre intentas responder dentro de las 24 horas. Tacha eso, en momentos de un mensaje entrante.
Y más a menudo que no, eso es genial. Pero a veces, enviar el primer correo electrónico que viene a la mente puede ser contraproducente, a lo grande. Aquí hay algunas señales de que debe alejarse de la computadora y volver al mensaje en otro momento.
1. Su respuesta es realmente larga
Desafortunadamente, no es posible decirle diplomáticamente a alguien que crees que es un idiota. Entonces, si redacta un correo electrónico que baila brillantemente en torno al hecho de que desprecia los pensamientos de su compañero de trabajo, puedo prometerle que el correo electrónico se traduce aproximadamente como: “Aquí hay algunas oraciones esponjosas. PD: Creo que tu idea apesta.
Si pudieras escribir lo que estás pensando en una oración (por ejemplo, " nunca tomaría este enfoque") y tu correo electrónico todavía tiene tres párrafos, estás en problemas. Puede pensar que es aconsejable dedicar una sección a cómo entiende por qué la otra persona podría estar confundida, y otra a cómo sabe de qué está hablando, y una tercera a cómo su plan es mejor. Sin embargo, en realidad son solo más líneas que la otra persona podría interpretar mal (o ver directamente).
En cambio, trate de ser lo más sucinto posible. Si no está de acuerdo con alguien, un breve "No estoy seguro de que estemos en la misma página" o "Tenía una lectura diferente" es en realidad mucho más agradable y más eficiente.
2. Su respuesta rebosa de puntuación
A menos que le esté diciendo a alguien que algo es la mejor noticia que haya escuchado, y realmente lo es, debe desconfiar de un correo electrónico lleno de énfasis. Si todas las demás palabras están en negrita o en cursiva o en mayúsculas, y la puntuación está por triplicado; la otra persona va a asumir que tu significado es extremo. (En un trabajo anterior, tuve un cliente que escribió todos sus correos electrónicos, incluso los mundanos, en mayúsculas. El personal se refirió amorosamente a su correspondencia como notas de rescate).
Pero no todo es diversión y juegos. Si sus sentimientos no son positivos, la otra persona podría pensar fácilmente que está tratando de transmitir ira, en lugar de decir, simple confusión. Por ejemplo, "No estoy seguro de lo que eso significa ??? !!!!" parece francamente hostil. Afortunadamente, la solución aquí es bastante fácil. Limitarse a un signo de puntuación y sin cursiva ("No estoy seguro de lo que eso significa") aún expresa que no está claro acerca de algo, pero de una manera mucho más mesurada.
3. Su respuesta no está clara (incluso para usted)
Estás contando los minutos hasta que termine la jornada laboral. O estás abrumado por el trabajo y solo estás tratando de mantener tu cabeza fuera del agua. Cualquiera sea la razón, estás desenfocado y has leído el correo electrónico que estás redactando seis veces.
Y claro, puedes revisarlo por séptima vez y luego presionar enviar. Pero si todavía te preguntas si esa línea tiene sentido, es una señal de que no, probablemente no.
Si puede volver al correo electrónico, por ejemplo, después de almorzar o después de la próxima reunión que pone en peligro toda su energía, espere. Si necesita responder lo antes posible, envíe una respuesta breve con la promesa de enviar más detalles más adelante. A menudo, una nota rápida que confirma el recibo y le hace saber a alguien que estará en contacto con más información mantiene abiertas las líneas de comunicación y le da espacio para componer su respuesta cuando tenga más ancho de banda.
4. Su respuesta implica que va más allá de sus deberes
Sabes qué tipo de mensajes suelen estar en tu bandeja de entrada. Pero en ocasiones, algo viene en tu camino y piensas cualquier cosa, desde "Hmm, eso es extraño …" hasta "Espera, ¿este es mi trabajo?"
Es posible que desee devolver una respuesta rápida por varias razones. Tal vez no creas que el problema valga el tiempo de tu supervisor. Tal vez se te ocurra una respuesta brillante y simplemente lo hagas, imaginando que se verá como una iniciativa.
Por ejemplo, supongamos que un cliente le envía un correo electrónico sobre un proyecto que está fuera de su carga de trabajo. Entonces, imagina que verá si puede encontrar la respuesta, y si no, envíele un correo electrónico con el nombre de la persona que la maneja. Eso es útil, ¿verdad? Bueno, no si hay una historia de fondo que desconoces. Aunque tenía buenas intenciones, podría poner a su compañero de trabajo o jefe en una situación difícil.
Una buena opción es reenviar el correo electrónico a la persona adecuada internamente con una oferta de ayuda. Se ve así: "Arthur, de la Corporación ABC, preguntó si podía compartir su información de contacto. ¿Eso estaría bien? ”O, “ Mark preguntó sobre los detalles del proyecto XYZ. ¿Sería útil para mí conectarlo con usted o compartir nuestra línea de tiempo? ”Podría retrasar su respuesta, pero sabe que enviará la correcta.
¿No estás seguro si un correo electrónico está llegando a la nota correcta? Tómese un descanso y vuelva a ello.
