Agregar formato condicional en Excel le permite aplicar diferentes opciones de formato a una celda o rango de celdas que cumplan con las condiciones específicas que establezca. Las opciones de formato solo se aplican cuando las celdas seleccionadas cumplen con estas condiciones establecidas.
Las opciones de formato que se pueden aplicar incluyen cambios de color de fondo y fuente, estilos de fuente, bordes de celdas y agregar formato de números a los datos.
Excel ha tenido una serie de opciones integradas para las condiciones de uso común, como encontrar números que son mayores o menores que un cierto valor o números que están por encima o por debajo del valor promedio.
Además de estas opciones preestablecidas, también es posible crear reglas de formato condicionales personalizadas utilizando fórmulas de Excel para probar las condiciones especificadas por el usuario.
01 de 04Aplicando múltiples reglas en Excel
Se puede aplicar más de una regla a los mismos datos para probar diferentes condiciones. Por ejemplo, los datos del presupuesto pueden tener condiciones establecidas que aplican cambios de formato cuando se gastan ciertos niveles, como 50%, 75% y 100% del presupuesto total.
En tales circunstancias, Excel primero determina si las diversas reglas entran en conflicto y, de ser así, el programa sigue un orden establecido de precedencia para determinar qué regla de formato condicional se aplica a los datos.
Encontrar datos que superen los aumentos de 25% y 50%.
En el siguiente ejemplo, dos reglas de formato condicional personalizadas se aplicarán al rango de células B2 a B5.
- La primera regla verifica si los datos en celdas A2 a A5 es mayor que el valor correspondiente en B2 a B5 Por más del 25%.
- La segunda regla verifica si los mismos datos en A2: A5 excede el valor correspondiente en B2: B5 Por más del 50%.
Como se puede ver en la imagen de arriba, si alguna de las condiciones anteriores es verdadera, el color de fondo de la celda o celdas en el rango B1: B4 cambiará.
- Para los datos donde la diferencia es mayor al 25%, el color de fondo de la celda cambiará a verde.
- Si la diferencia es superior al 50%, el color de fondo de la celda cambiará a rojo.
Las reglas utilizadas para realizar esta tarea se ingresarán usando el formato condicional Nueva regla de formato caja de diálogo. Comience ingresando los datos de muestra en las celdas A1 a C5 como se ve en la imagen de arriba
En el tercer paso del tutorial agregará fórmulas a las celdas. C2: C4 que muestran la diferencia porcentual exacta entre los valores en las celdas A2: A5 y B2: B5 para verificar la exactitud de las reglas de formato condicional.
02 de 04Configuración de reglas de formato condicional
Como se mencionó, las reglas de formato condicional que verifican las dos condiciones se ingresarán usando el formato condicional Nueva regla de formato caja de diálogo. Comencemos configurando nuestro formato condicional personalizado:
Formato condicional para encontrar un aumento superior al 25 por ciento
= (A2-B2) / A2> 25%
- Realce células B2 a B5 en la hoja de trabajo
- Haga clic en el Pestaña de inicio del cinta.
- Haga clic en el Formato condicional icono en el cinta para abrir el desplegable.
- Escoger Nueva regla para abrir el Nueva regla de formato caja de diálogo.
- Desde el Estilo: cuadro, seleccione la Clásico opción.
- En el segundo desplegable, haga clic en la última opción.Usa una fórmula para determinar qué celdas formatear.
- Escribe el fórmula proporcionado anteriormente en el espacio proporcionado.
- Haga clic en el Formato con: desplegable luego seleccione la Relleno rojo claro con texto rojo oscuro opción.
- Hacer clic DE ACUERDO para cerrar los cuadros de diálogo y volver a la hoja de trabajo.
- En este punto, el color de fondo de células B3 y B5 debe ser verde
Formato condicional para encontrar más de 50 por ciento de aumento
= (A2-B2) / A2> 50%
Realce células B2 a B5 en la hoja de trabajo
- Haga clic en el Pestaña de inicio del cinta.
- Haga clic en el Formato condicional icono en el cinta para abrir el desplegable.
- Escoger Nueva regla para abrir el Nueva regla de formato caja de diálogo.
- Desde el Estilo: cuadro, seleccione la Clásico opción.
- En el segundo desplegable, haga clic en la última opción.Usa una fórmula para determinar qué celdas formatear.
- Escribe el fórmula proporcionado anteriormente en el espacio proporcionado.
- Haga clic en el Formato con: desplegable luego seleccione la Relleno verde claro con texto verde oscuro opción.
- Hacer clic DE ACUERDO para cerrar los cuadros de diálogo y volver a la hoja de trabajo.
El color de fondo de celda B3 Todavía debe ser verde lo que indica que el porcentaje de diferencia entre los números en celdas A3 y B3 es mayor que 25 por ciento pero menor o igual a 50 por ciento. El color de fondo de celda B5 debe cambiar a rojo lo que indica que la diferencia porcentual entre los números en celdas a5 y B5 es superior al 50 por ciento.
03 de 04Comprobación de reglas de formato condicional
Para verificar que las reglas de formato condicional ingresadas sean correctas, podemos ingresar fórmulas en las celdas C2: C5 que calculará la diferencia porcentual exacta entre los números en los rangos A2: A5 y B2: B5.
= (A2-B2) / A2
- Haga clic en celda C2 para que sea la célula activa.
- Escriba la fórmula anterior y presione Entrar Tecla en el teclado.
- La respuesta 10% debería aparecer en celda C2, indicando que el número en celda A2 es 10% más grande que el número en celda B2.
- Puede ser necesario cambiar el formato en celda C2 con el fin de mostrar la respuesta como un porcentaje.
- Utilizar el llenar el mango copiar la fórmula de celda C2 a células C3 a C5.
- Las respuestas para células C3 a C5 Debería ser del 30%, 25% y 60%.
Las respuestas en estas celdas muestran que las reglas de formato condicional creadas son correctas ya que la diferencia entre celdas A3 y B3 es superior al 25 por ciento y la diferencia entre celdas a5 y B5 es superior al 50 por ciento.
Celda b4 No cambió de color porque la diferencia entre celdas A4 y B4 es igual al 25 por ciento, y nuestra regla de formato condicional especificaba que se requería un porcentaje superior al 25 por ciento para que el color de fondo cambie a verde.
04 de 04Orden de Precedencia para el Formato Condicional
Cuando se aplican varias reglas al mismo rango de datos, Excel primero determina si las reglas entran en conflicto. Las reglas en conflicto son aquellas en las que las opciones de formato elegidas para cada regla no pueden aplicarse a los mismos datos.
En el ejemplo utilizado en este tutorial, las reglas entran en conflicto ya que ambas reglas usan la misma opción de formato: la de cambiar el color de la celda de fondo.
En la situación en la que la segunda regla es verdadera (la diferencia en el valor es mayor que 50 por ciento entre dos celdas), entonces la primera regla (la diferencia en el valor que es mayor que 25 por ciento) también es cierta.
Orden de Precedencia de Excel
Dado que una celda no puede tener un fondo rojo y verde al mismo tiempo, Excel necesita saber qué regla de formato condicional debe aplicar.
La regla que se aplica se determina por el orden de precedencia de Excel, que establece que la regla que está más arriba en la lista en el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicional tiene prioridad.
Como se muestra en la imagen anterior, la segunda regla utilizada en este tutorial es más alta en la lista y, por lo tanto, tiene prioridad sobre la primera regla. Como resultado, el color de fondo de la celda B5 se cambia a rojo.
De forma predeterminada, las nuevas reglas se agregan al principio de la lista y, por lo tanto, tienen una prioridad más alta. Para cambiar el orden de precedencia usa la Arriba y abajo Botones de flecha en el cuadro de diálogo como se identifica en la imagen de arriba.
Aplicando reglas no conflictivas
Si dos o más reglas de formato condicional no entran en conflicto, ambas se aplican cuando la condición que cada regla está probando se vuelve verdadera.
Si la primera regla de formato condicional en nuestro ejemplo formatea el rango de celdas B2: B5 con un borde verde en lugar de un color de fondo verde, las dos reglas de formato condicional no entrarán en conflicto ya que ambos formatos pueden aplicarse sin interferir con el otro.
Como resultado, celda B5 tendría un borde verde y un color de fondo rojo, ya que la diferencia entre los números en celdas a5 y B5 es mayor que tanto el 25 como el 50 por ciento.
Formato condicional vs. Formato regular
En el caso de conflictos entre las reglas de formato condicional y las opciones de formato aplicadas manualmente, la regla de formato condicional siempre tiene prioridad y se aplicará en lugar de cualquier opción de formato agregado manualmente.
Si un color de fondo amarillo se aplicó inicialmente a células B2 a B5 en el ejemplo, una vez que se agregaron las reglas de formato condicional, solo células B2 y B4 se mantendría amarilla. Debido a que las reglas de formato condicional ingresadas se aplican a las celdas B3 y B5, sus colores de fondo cambiarían de amarillo a verde y rojo respectivamente.
