Me encanta escribir y me encantan todas las "reglas" que vienen con él. Y aunque obtengo que la edición de mis tweets y publicaciones de Facebook antes de compartirlos con el mundo es demasiado para la mayoría de las personas, creo que hay algunas reglas de escritura que todos debemos seguir, especialmente en el trabajo.
Pero muchos de nosotros (incluido yo mismo) los rompemos a diario, a menudo sin siquiera darnos cuenta. Y si bien la prosa perfecta puede no ser de la mayor importancia en cada oficina o industria, es probable que haya alguien, un colega, un cliente o su jefe, que se dé cuenta de su escritura y, lo que es peor, juzgue su profesionalidad en función de ello. .
Por lo tanto, antes de redactar otro correo electrónico, tome nota de los errores de escritura más comunes en el lugar de trabajo y siga esta guía para evitarlos.
1. Escribir demasiado casualmente
Ejemplo: Gracias por sus comentarios, Joe! Lo haré mañana.
Tengo la suerte de trabajar en un entorno bastante informal, uno en el que podemos (y hacemos) usar chanclas para trabajar y enviar correos electrónicos masivos de manera ridícula a las fotos de las caras de los demás.
Pero esa informalidad no es la norma para cada oficina, lo que significa que es mejor ser más formal que frívolo en su escritura profesional. Si bien eso obviamente significa omitir las abreviaturas y la jerga, también significa escribir oraciones completas, usar la ortografía correcta y evitar apodos. Puede llegar un momento en que se sienta lo suficientemente cómodo como para hablar de manera más informal con el destinatario de su mensaje, pero en los negocios, siempre es mejor ir a lo seguro (y profesional) que lo siento.
2. Usando voz pasiva en lugar de activa
Ejemplo: el documento adjunto fue recibido por el equipo.
Primero saquemos esto del camino: la voz pasiva, es decir, cuando el receptor de una acción es el sujeto de la oración (en este caso, el documento), no es gramaticalmente incorrecto. Pero las oraciones que se expresan pasivamente a menudo parecen incómodas o innecesariamente vagas. La voz activa -cuando el que toma la acción es el sujeto de la oración- suele ser más directa y clara. También suena más autoritario, y puede ser una mejor manera de mostrar propiedad o responsabilidad por lo que has hecho. ("Ahorré al cliente $ 5, 000" muestra su logro mucho mejor que "se ahorraron $ 5, 000").
3. Uso excesivo de puntos de exclamación
Ejemplo: Hola Bob! ¡Espero que hayan tenido un buen fin de semana! Quiero hacer un seguimiento del informe del primer trimestre, y esperaba que pudiera enviarme el último borrador, ¡sin embargo, no hay prisa! :-)
Definitivamente entiendo las razones por las cuales las personas se entusiasman con la exclamación en la escritura profesional. Puede ser fácil malinterpretar el tono o la emoción detrás de un correo electrónico si no fuera por muestras muy obvias de temperamento, y la gente a menudo salpica su escritura con signos de exclamación en un esfuerzo por demostrar que están siendo amigables. Pero la verdad es que simplemente no es profesional y, lo que es peor, puede parecer juvenil. (Lo mismo ocurre con los emoticones: una cara sonriente nunca te hará entender de manera inteligente).
Recuerde que los signos de exclamación están destinados a mostrar énfasis, y tienden a perder su significado cuando se usan en exceso. Úselos con moderación y, en caso de duda, para nada.
4. Escribir líneas de asunto vagas
Ejemplo: Asunto: martes; Cuerpo: Necesito el informe Q1 entregado el próximo martes.
El asunto de su correo electrónico debe ser un resumen rápido de lo que hay en el cuerpo. Este es un concepto muy simple que, sorprendentemente, todavía no ha sido comprendido por una gran mayoría del mundo laboral. Pero, cuando la mayoría de nosotros recibimos más de 200 correos electrónicos al día y, a menudo, necesitamos escanear a través de una bandeja de entrada repleta de temas que estamos buscando, puede ser un error de escritura comercial especialmente irritante dejar sus líneas de asunto vagas.
Con toda la comunicación profesional, su objetivo es proporcionar claridad lo más rápido posible, y en el correo electrónico, eso comienza con su línea de asunto. En el ejemplo anterior, "Informe Q1: El próximo martes" sería mucho más claro que simplemente "Martes".
5. Poner jerga feliz
Ejemplo: ¿Puede extraer los números FS y verificar que son paralelos a nuestro recuento de STH?
Si bien puede pensar que usar palabras de moda de la industria o la compañía lo hace parecer profesional e informado, anula su propósito si nadie puede entender lo que está diciendo. Recuerde, incluso si cree que su destinatario directo sabrá de lo que está hablando, su mensaje podría transmitirse a otros, tanto dentro como fuera de su organización.
El mejor correo electrónico o aviso es uno que hace que su punto (o su solicitud o su respuesta) sea fácilmente aparente, y la jerga oscurece innecesariamente ese propósito.
Sí, todos rompemos estas reglas de vez en cuando (hey, he enviado muchas caritas felices por correo electrónico entre oficinas en mi día). ¿Y en un correo electrónico rápido en una oficina informal a un compañero de trabajo cercano, de vez en cuando? Multa. Pero, en general, su mejor opción es ir a lo seguro, mantenerse profesional y revisar su trabajo para evitar estos errores comunes en sus comunicaciones escritas.
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