Lo admito: no era natural cuando se trataba de administrar pasantes. Fueron mis primeros informes directos, y cometí todos los errores de novato. Asigné demasiado trabajo y muy poco trabajo; Expliqué demasiado, expliqué poco; y así sucesivamente y así sucesivamente.
La buena noticia es que la gestión de pasantes, realmente cualquier persona, es una habilidad en la que puede mejorar enormemente con la práctica. Pero esa no es razón para comenzar desde abajo. Aprenda de mi experiencia y siga leyendo para conocer cinco maneras de ser un gerente interno exitoso.
1. Tener una orientación
Independientemente de si hay alguna orientación más amplia y formal en su oficina, su primer orden de negocios es bloquear una hora más o menos para hablar con su interno. Dependiendo de qué tan involucrado estuvo en el proceso de contratación, es posible que desee comenzar con las presentaciones. Luego, repase el trabajo que hace y las metas departamentales en los próximos meses. Responda cualquier pregunta sobre cómo usted y su equipo impactan la misión de la organización. Tomarse el tiempo para enmarcar los objetivos le recuerda al interno cómo incluso las tareas serviles contribuirán al panorama general.
Luego, establezca sus expectativas específicas, además de las responsabilidades establecidas del trabajo. ¿Eres un fanático de la gramática adecuada en todas las comunicaciones? ¿Cómo te sientes acerca de las personas que aparecen en tu escritorio con preguntas? ¿Desea ser copiado en todos los correos electrónicos? Establecer estas expectativas desde el principio evitará contratiempos y les permitirá tener éxito.
2. Pregunte (y observe) su estilo de aprendizaje
Antes de finalizar la reunión de orientación, querrá darle la palabra a su pasante. ¿Cuáles son sus objetivos para la pasantía? ¿Hay habilidades únicas que él o ella tiene, o áreas donde él o ella tiene más ganas de aprender o participar?
Quizás la información más esencial que puede reunir es cómo él o ella recibe mejor la información. A diferencia de una contratación a largo plazo, donde un supervisor esperaría que el empleado se aclimate a un entorno centrado en las reuniones o fóbico en las reuniones; Con un interno, su enfoque debe ser maximizar la comunicación.
Es decir, incluso si te gustaría que tu pasante simplemente siguiera las instrucciones por correo electrónico, si él o ella necesita hablar y hacer algunas preguntas para hacerlo bien, es mejor que lo sepas ahora. Valdrá la pena tomarse el tiempo para asegurarse de que él o ella entiendan lo que está pidiendo, en lugar de tener que hacer el proyecto usted mismo una vez que lo haya entregado (una experiencia frustrante).
3. Proporcione una lista de tareas escritas
Bien, entonces tu interno dice que es un aprendiz auditivo. Eso significa que solo debes discutir cada proyecto y luego planear que se completen exactamente como esperabas, ¿verdad? Bueno, no del todo.
Su pasante es nuevo en la organización y trabaja para usted, por lo que es probable que haya una escucha selectiva, incluso si no está destinado. Por lo tanto, cada semana, debe enviar (o actualizar) una lista de proyectos por escrito para su pasante. Incluya lo siguiente: la fecha de vencimiento del proyecto; su nivel de prioridad; a quién se debe enviar el proyecto completado (una pieza crítica si desea revisar los proyectos antes de que se vayan a otro lado); y bajo qué paraguas cae. La última categoría es crítica porque contextualiza la tarea y proporciona un ímpetu más fuerte para completarla correctamente (es decir, la presentación es mucho más interesante cuando sabe qué proyecto está avanzando).
Bonificación: la lista de tareas escritas te ahorrará los días en que te golpeen. Si su pasante completa un proyecto, puede dirigirlo a la lista de tareas para el próximo.
4. Liderar con el ejemplo
El hecho de que esto sea obvio no significa que no valga la pena repetirlo. "Hacer lo que digo, no lo que hago", no funciona. Si ingresa a la misma hora todos los días, no tendrá la credibilidad de decirle a su interno que llegar 15 minutos tarde no está bien. Del mismo modo, será difícil discutir la vestimenta inapropiada con un interno cuando esté probando seriamente los límites del negocio informal de verano.
Yendo más allá de lo obvio, debe establecer concienzudamente el ejemplo de ser un jefe solidario y un jugador de equipo. Algunos supervisores novatos temen erróneamente que hablar con un interno creará competencia para su trabajo. Por el contrario, hablar sobre el gran trabajo de su pasante demuestra lo fuerte que es su gerente, lo que lo abrirá para más oportunidades de liderazgo. Por lo tanto, ¡asegúrese de dar crédito donde corresponde!
5. Pide ayuda
Incluso si está tratando de hacer todo bien, puede encontrarse manejando a un interno con una actitud mediocre, incluso aparente incompetencia. Cuando simplemente no funciona, la primera persona con la que debe hablar es su interno. Tal vez él o ella está siendo difícil debido a lo que él o ella percibe como una falta de trabajo significativo. Quizás lo que ve como falta de atención a los detalles es que su pasante lucha por completar sus tareas a tiempo.
Recuerde, los pasantes rara vez tienen una gran base de experiencia previa. Por lo tanto, es posible que no tengan las herramientas (o la confianza) para comunicarse con un supervisor: ¡usted debe tomar la iniciativa!
¿Aún tienes problemas? La siguiente persona con la que debería consultar es alguien a quien admire como gerente (idealmente, su jefe). Esta persona puede darle una idea de la experiencia, y su jefe necesita saber si él o ella lo han cargado con un interno de pesadilla.
Cuando se trata de ser un supervisor interno por primera vez, estás combinando a alguien con poca experiencia en administración junto con alguien con poca experiencia en administración. Sin embargo, esta es una gran experiencia para que ambos aprendan. Por lo tanto, utilice los pasos anteriores para que sea un gran verano y establezca una relación de trabajo sólida con su pasante.
