Hace unos años, entré en un puesto directivo donde, por primera vez, era responsable de supervisar a un equipo de seis. Con mi MBA en mano y un análisis exhaustivo de mi tipo Myers-Briggs, pensé que sería muy fácil administrar y motivar a las personas con las que trabajé.
Pero, aunque esas herramientas demostraron ser útiles, no me prepararon totalmente para una de las partes más difíciles de ser gerente: hacer revisiones anuales de desempeño. Resulta que los gerentes les temen tanto como a los empleados. Sin embargo, a pesar de nuestra aversión natural, las revisiones son una parte inevitable (e importante) del trabajo y una parte crítica del crecimiento de su equipo. Entonces, si pretendes ser un gerente superestrella, es hora de ser tan bueno en las revisiones como sea posible.
En ese espíritu, he aquí cómo comenzar.
Los basicos
Es posible que sienta la tentación de reunir sus comentarios más importantes para sus empleados la semana anterior a una revisión, pero probablemente ya sepa que no debería hacerlo. Debe tratar el proceso como una actividad de un año y pensarlo con anticipación. La planificación lo ayudará a brindar comentarios más completos y, cuando llegue la temporada de revisión, no habrá sorpresas para usted o sus empleados, y eso es por lo que debe esforzarse.
Comience por identificar la mejor época del año para realizar sus revisiones. Averigüe si su organización tiene un horario o proceso preferido (la mayoría de las grandes empresas lo hacen) y considere cuándo se lleva a cabo su proceso de presupuesto o cuándo tiene la opción de repartir bonos. Si tiene flexibilidad, desea evitar temporadas de trabajo de gran volumen, porque el proceso de preparación y retroalimentación puede ser exigente e intenso, y nadie quiere hacer revisiones durante la temporada alta.
Luego, construya su cronograma anual en consecuencia y comunique el momento a sus empleados. Nada sobre una revisión, desde el contenido hasta el momento, debería sorprendernos.
Ahora, en aras de la facilidad, digamos que su temporada de revisión será a finales de año, en diciembre. Así es como debería verse su horario anual:
Enero (inicio de año)
Establecer objetivos y expectativas
Al comienzo del año, tenga una reunión con sus empleados para compartir sus metas y expectativas anuales para el equipo. Luego, reúnase con ellos individualmente para establecer sus propios objetivos de rendimiento. Esto no solo garantiza que todos tengan claras sus expectativas para el año, sino que también les brinda a ambos un bosquejo claro a seguir cada vez que discutan el desempeño en los próximos meses.
La mejor manera de establecer objetivos es utilizar el marco de trabajo SMART (específico, fácil de medir, viable, orientado a los resultados, limitado por el tiempo). (¿Necesita un manual? Obtenga información sobre los conceptos básicos aquí.) Y recuerde que si bien los objetivos deben ser específicos para el papel de cada persona, también deben estar claramente alineados con los objetivos de la organización para que los empleados puedan ver cómo su desempeño afecta a todo el equipo.
Después de las reuniones, escriba los objetivos de la empresa y los objetivos de cada empleado, y póngalos en un correo electrónico. Sus empleados apreciarán saber que están trabajando desde la misma copia que usted y tendrán una hoja de ruta clara a seguir durante todo el año.
Marzo, junio y septiembre (cada 3 meses o mensualmente)
Celebrar reuniones de base táctil
Los gerentes a menudo se asustan al resumir y comentar el desempeño de las personas durante las revisiones, pero la verdad es que nada de lo que cubran en esa reunión anual debería ser información nueva. Por el contrario, debe realizar un seguimiento de los objetivos de sus empleados y darles retroalimentación durante todo el año. Ya sea que prefiera tener registros mensuales o trimestrales, programe estas reuniones a principios de año para que no se retrasen.
Antes de cada reunión, prepare una breve agenda. Debe revisar las metas anuales del empleado, discutir las expectativas que ha esbozado y responder cualquier pregunta o tarea adicional que tenga. Si hay métricas trimestrales o actualizaciones de proyectos a largo plazo para revisar, ahora es el momento de hacerlo.
También querrá dedicar tiempo a dar a cada persona comentarios informales sobre su desempeño, incluido elogiar cuando sea necesario y abordar cualquier problema actual o potencial. (Sí, esta es la parte difícil). Una cosa que he encontrado útil es enmarcar comentarios en términos de comportamientos que alguien debería comenzar , detener o continuar : tal vez le gustaría que un empleado comience a enviarle correos electrónicos a otros gerentes, dejen de tomar descansos para almorzar o continúen entregando proyectos antes de la fecha límite. Convierta esto también en una conversación y pida a cada empleado que comparta sus propios pensamientos y preguntas.
Después de cada una de estas reuniones, tome notas sobre lo que discutió. Confía en mí: cuando llegue el final del año, te alegrará tener estas notas para ayudarte a resumir el año y recordar lo que habías discutido con la gente en los primeros trimestres.
Octubre / noviembre (dos meses antes de la revisión)
Pídale a sus empleados que se preparen
Un par de meses antes de las revisiones reales, programe fechas para las reuniones oficiales con cada miembro del equipo. En este punto, también debe pedirles que comiencen a recopilar una recopilación de sus resultados anuales. Comience con cualquier formulario oficial que su empresa quiera que use, o cree uno propio, pidiéndole a cada empleado que elabore un resumen de sus responsabilidades laborales clave, el trabajo actual del proyecto y un resumen de las metas y logros.
También puede ser útil que cada empleado complete una autoevaluación escrita. Esto no solo ayuda a los empleados a sentir que tienen algo que decir en el proceso, sino que los desafía a mirar con honestidad su propio comportamiento en el trabajo, lo que es útil cuando se habla de su desempeño. Las mejores autoevaluaciones incluyen 6-10 preguntas abiertas, como: ¿De qué logros estás más orgulloso este año? ¿Dónde has estado a la altura de las expectativas y objetivos del equipo o de ti mismo? ¿Cuáles son sus áreas de crecimiento y cómo las aborda? ¿Hay cosas que su gerente puede hacer para apoyar aún más su progreso y éxito?
Noviembre (seis semanas antes de la revisión)
Prepárate como gerente
Mientras tanto, debe pasar los meses antes de las revisiones compilando sus propias notas y resultados para cada empleado. Comience a recopilar medidas cuantitativas del rendimiento de los empleados, como informes de ventas, registros de llamadas e informes de plazos, así como medidas cualitativas, que podrían incluir comentarios de clientes y sus observaciones personales. Saque también esas notas que tomó durante el año en sus reuniones de base táctil.
Una herramienta común es la revisión de 360 grados, que se basa en la autoevaluación de un empleado y las revisiones de pares, así como la retroalimentación superior y subordinada. Puede encontrar una versión muy simple en HowsMyWork.com o una versión más extensa en Inc.com. No dude en adaptar estas plantillas para satisfacer sus propias necesidades.
Mientras revisa los resultados, pregúntese lo siguiente: ¿Esta persona está cumpliendo sus objetivos, sus expectativas y los indicadores de éxito de la empresa? Si no, ¿por qué, y puedes cambiar esto? En caso afirmativo, ¿hay recompensas, reconocimientos o proyectos más grandes que pueda asignar para reforzar a sus artistas estrella? ¡Aquí es donde entran los bonos!
Diciembre (1 mes antes de la revisión)
Prepare su documentación
Una vez que haya realizado toda su investigación, es hora de recopilar la autoevaluación de cada empleado, todos los comentarios externos y cualquier información relevante; use esta información para preparar formularios de evaluación, cartas escritas que expliquen sus comentarios y puntos de discusión para su cara. discusión cara a cara.
Primero, descubra el formato o la estructura que desea usar. Aquí tiene cierta flexibilidad, pero elija una estructura que se sienta integral y que ayude a sus empleados a seguirla. Podría, por ejemplo, estructurar la revisión en torno a los objetivos que establecieron juntos, analizándolos uno a la vez, o en torno a los principales proyectos del empleado, yendo proyecto por proyecto y discutiendo los objetivos relevantes a medida que avanza.
Luego, sin importar el formato que decida, querrá identificar ambas áreas de afirmación y aliento, así como cualquier área de preocupación (o áreas en las que un empleado puede continuar creciendo). Para cada categoría, elija 2-3 áreas principales para enfocarse, de modo que su conversación se sienta sustantiva, pero centrada. Desarrolle puntos de conversación que sean compatibles con los datos que ha recopilado, luego, para cada punto, incluya un resumen de sus expectativas futuras y los elementos de acción relacionados con este objetivo. (Los empleados, especialmente los empleados con buen desempeño, odian salir de una revisión sintiendo que no obtuvieron nada de eso, o que no están seguros de qué hacer a continuación. Entonces, incluso en las áreas donde a alguien le va bien, debe pensar sobre los próximos pasos y las metas futuras o de "estiramiento".
Con todos estos recursos en la mano, estará listo para tener una conversación significativa con cada miembro de su equipo.
Finales de diciembre
Celebrar la reunión de revisión en persona
Ahora, es hora de sentarse con sus empleados para la revisión oficial. Esta es la parte más difícil del proceso, pero también es la más importante. Por lo tanto, esté atento a la próxima parte de nuestra serie, donde aprenderá cómo realizar una revisión, incluida la información sobre cómo tratar con diferentes tipos de personalidad y solicitar comentarios de manera efectiva.
