Déjame contarte una historia: Érase una vez, un empleado tenía una cita muy importante después del trabajo. Estaban a punto de apagar el monitor y ponerse el abrigo cuando su compañero de trabajo se detuvo pidiendo "dos segundos" de su tiempo. El empleado dijo que sí, por qué no, podrían dedicar dos segundos. Y esos "dos segundos" se convirtieron en una reunión de media hora que involucró varios pasos y dejó al empleado disculpándose frenéticamente con su cita por llegar tarde.
Claro, inventé esta historia específica, pero no está lejos de la realidad. De hecho, esto sucede todo el tiempo en mi oficina, y también fuera de la oficina.
El problema es la forma en que hablamos del tiempo. Nos gusta pensar que nuestras solicitudes son cortas, fáciles o requieren poco esfuerzo, pero debido a que nunca nos ponemos específicos sobre cuánto tiempo necesitamos para hacer algo, todo generalmente termina tomando más tiempo de lo esperado.
Por lo tanto, si desea comenzar a salir del trabajo a tiempo (y administrar mejor su horario en general), debe dejar de dejar que las personas se salgan con la suya diciéndole lo siguiente:
1. "Necesito esto para el final del día"
Pregunte a tres personas en su oficina qué significa "fin del día" para ellos. ¿Tenían la misma respuesta?
Hice esto con mis colegas y obtuve las siguientes tres respuestas:
- 5 PM (una hora antes de salir del trabajo)
- 6 PM (cuando dejas el trabajo)
- 12 a.m. (cuando el día termina físicamente)
El punto es que cuando alguien te dice que les des algo al final del día, eso podría significar cualquier cosa.
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Aquí es donde un simple enunciado en la misma página puede hacer maravillas: "Defino el final del día como las 5 p. M. ¿Funciona para usted?"
2. "¿Me lo puedes enviar lo antes posible?"
Nuevamente, ASAP puede significar cosas diferentes para diferentes personas. Implica urgencia y, sin embargo, a menudo lo usamos cuando algo realmente no es tan urgente.
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Recuerde a la persona que no solo está sentado ociosamente esperando incendios, mencionando cómo esto se ajusta a sus prioridades. Si realmente es una situación lo antes posible, confía en que te lo harán saber.
Intente: “Según mi horario, puedo enviarle esto antes de las 10 a.m.del miércoles. Si crees que lo necesitas antes, ¡puedo hacerlo! Pero tendré que reajustar mis prioridades para que eso suceda ".
3. "Esto solo tomará dos segundos"
Seamos realistas: nada toma dos segundos para hacer. Incluso estornudar lleva más tiempo que esto.
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Algo parecido a: ", así que si es realmente una conversación rápida, puedo tenerla ahora, pero si no, ¿puede esperar?"
4. "Pregunta rápida para usted …"
Si lees mi historia anterior, sabes que las preguntas rápidas rara vez son rápidas.
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Igual que el anterior, pregúnteles exactamente cuánto tiempo podría tomar para cubrir su pregunta.
5. "Llego cinco minutos tarde, lo siento"
Lo más probable es que esta persona no llegue exactamente en cinco minutos.
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Obtenga una idea de dónde están y si vale la pena esperar: "Nos gustaría terminar esta reunión antes de las 4 p. M. ¿Dónde está actualmente y deberíamos comenzar sin usted y alcanzarlo más tarde?"
Esto va en ambos sentidos también. Si te encuentras usando este lenguaje, esfuérzate por aclarar. Porque cuanto más comencemos a hablar sobre el tiempo en términos realistas, mejor podremos trabajar juntos para gestionar las expectativas de los demás.
