¿Alguna vez has experimentado esa sensación de temor al final de la tarde cuando revisas el trabajo que has completado hasta ahora y piensas: "¿Por qué me está tomando tanto más tiempo del que debería?" Luego, cuando el día se acaba una o dos horas después, estás triste porque no lo gastaste de manera más productiva. He estado allí. Algunos días sentí que había estado trabajando muy duro, pero había hecho muy poco.
Entonces, un día me di cuenta: hay una gran diferencia entre estar ocupado y ser productivo. Sí, sí, todos hemos escuchado esto antes. Pero, ¿realmente lo has pensado y contemplado esas veces que estás sentado frente a tu computadora todo el día, pero no terminas con mucho que mostrar?
¿Sí? Estas son las razones más comunes por las que esto le sucede (una y otra vez):
Problema 1: establece demasiadas prioridades
¿Quién no ha respondido a "¿Cómo estás?" Con "Ocupado". No es tanto una falta de prioridades (lo que a menudo conduce a la ociosidad), sino tener demasiadas de ellas. Cuando pone el mismo énfasis en el trabajo, la vida familiar, el almuerzo, el ejercicio, salir con amigos, ofrecerse como voluntario, actualizar sus perfiles de redes sociales, leer tres periódicos cada mañana, termina comenzando muchos proyectos y terminando muy pocos.
Solución: corte su lista
La misma palabra "prioridad" implica que ha decidido que algo es más importante que todo lo demás. Traducción: No puede tener 20 "prioridades". Tener solo tres o cuatro elementos importantes en su lista lo ayudará a lograr mucho más. Comenzará a ver que la productividad se mide por la cantidad de trabajo real que realiza en un par de proyectos en lugar de cuánto progreso superficial se realiza en muchos. ¿Tiene problemas para identificar lo que debe poner primero? Este artículo es un excelente punto de partida.
Problema 2: intenta encajar en todas las reuniones
¿Siempre llega tarde y cambia los horarios de las reuniones (o las cancela por completo) en el último minuto? Probablemente se deba a que se está comprometiendo en exceso y está tratando de equilibrarlo mediante la compresión de los compromisos en espacios de tiempo realistas. Ya sabes a lo que me refiero: reservando tres reuniones consecutivas de estado con solo cinco minutos entre cada una, aunque las conversaciones pueden pasar y tú vas de un extremo a otro de la oficina. Parece que estás aprovechando al máximo tu tiempo, pero al final, estás tan ocupado y ocupado que estás perdiendo oportunidades valiosas para avanzar en un proyecto.
Solución: diga "No" Más
El primer paso aquí es reconocer que "no" no es lo peor que puede decir. De hecho, “Sí, estaré allí” seguido de “Lo siento, ¡llego 20 minutos tarde!” En realidad causa una peor impresión. Si pasas todo el día arrastrando los pies de una reunión a otra y luego pierdes el tiempo disculpándote y explicando, terminarás la tarde exhausto y sentirás que no lograste todo lo que te propusiste hacer.
Sé honesto contigo mismo sobre los plazos, el compromiso de tiempo requerido, cómo encaja tu conjunto de habilidades y detalles similares para determinar a qué debes dedicar tu tiempo. Aprenderá a decir sí estratégicamente en lugar de decir sí a todo.
Problema 3: Estás constantemente distraído por Internet
¿Cuánto tiempo ha pasado desde que revisó su correo electrónico o Facebook? Sea honesto: ¿están esos sitios abiertos en otra pestaña en este mismo segundo? De hecho, la persona promedio tiene cinco cuentas de redes sociales y pasa casi dos horas en estas redes todos los días. Teniendo en cuenta el hecho de que la mayoría de las personas trabajan ocho horas al día, ¡eso es casi un cuarto de tu día!
Solución: Practique el autocontrol (o instale aplicaciones de forma más realista para frenar el uso)
La mejor manera de protegerse de las distracciones en línea es practicar el autocontrol. Si su trabajo no requiere que esté constantemente accesible por correo electrónico, establezca una hora designada para revisarlos, preferiblemente no durante sus "horas doradas". Para mí, eso es en la tarde cuando empiezo a sentirme cansado de escribir y luchar para mantenerse motivado. Fue entonces cuando pasé unos 30 minutos respondiendo correos electrónicos no esenciales que ignoré antes, repasando mis noticias sociales y leyendo un par de publicaciones de blog.
Por supuesto, algunos días solo quiero sentarme en el correo electrónico y revisar Facebook y no hacer nada más. En ese momento, usaré un sistema de bloqueo que me impide acceder a ciertos sitios web durante las horas designadas del día. Me gusta el complemento del navegador Focus, pero hay muchos otros sistemas de bloqueo, tanto gratuitos como de pago, que harán el truco.
Problema 4: eres multitarea
Saltar entre tareas, mirar largas listas de tareas pendientes e intentar realizar múltiples tareas a la vez, todo esto lleva a una vida ocupada. Es difícil hacer algo cuando intentas hacer todo a la vez. Cuando tienes tantas cosas a tu alrededor, no es de extrañar que sientas que te estás ahogando.
Solución: pruebe otra estrategia
Si bien toma unos minutos adicionales en la parte frontal, abordar cada tarea con enfoque y claridad dará como resultado un mejor producto final. Siempre que sienta la tentación de pasar a otra tarea, pregúntese: ¿es una buena idea cambiar de modo ahora? ¿Necesito tomar un descanso? ¿O estoy en la zona ahora mismo y me estoy distrayendo con mi lista de tareas pendientes cada vez mayor?
Teniendo en cuenta lo que sabemos sobre la pérdida de tiempo multitarea, probablemente sea mejor probar un método de productividad como la Técnica Pomodoro o el Método de Acción si siente que necesita lograr muchas cosas diferentes en solo unas pocas horas.
Problema 5: espera que la productividad solo suceda
Lo siento, pero no es tan simple. Ir al trabajo y ser productivo parecen estar falsamente identificados como sinónimos. Las personas asumen que cuando cruzan la puerta, se sentirán mágicamente motivados para hacer las cosas.
Solución: encuentre un sistema que funcione para usted
Hay más de una forma de organizar una lista de tareas pendientes. Incluso las diferentes aplicaciones de programación tienen diferentes propósitos (es decir, no solo usar Wunderlist para escribir cada cosa en su mente no es la forma más eficiente de manejar todos los proyectos).
Para determinar si un nuevo sistema funciona, mantenga un diario de productividad en el que realice un seguimiento de la hora del día en que trabajó mejor, qué le ayudó a realizar sus diversas tareas y cómo se sintió cuando salió de la oficina. A medida que pasa el tiempo, puede mirar hacia atrás, encontrar patrones e identificar dónde se necesitan mejoras. Hay tantos sistemas y aplicaciones por ahí, que solo tiene que haber uno para usted. Ya sea tan básico como reproducir ruido ambiental en auriculares con bloqueo de ruido, o tan complejo como múltiples complementos del navegador.
La productividad es tan buena como el esfuerzo que está dispuesto a poner en ella. Pero como dice el entrenador de baloncesto John Wooden, "No confundas la actividad con el logro". A medida que trabajas para convertirte en una persona más productiva, ten en cuenta el objetivo final: tienes que dedicar el tiempo y el esfuerzo para hacer todo lo posible. consejos y trucos que escuchas funcionan para ti.
