Anteriormente, los negocios se limitaban a sus oficinas, donde los empleados trabajaban en turnos, trabajaban sus turnos de ocho o nueve horas y luego se retiraban. Ahora, los empleados toman sus BlackBerry, computadoras portátiles o iPads, encuentran acceso a wi-fi y están listos para usar en cualquier momento y en cualquier lugar … con la ayuda de herramientas de colaboración en línea para realizar el trabajo.
Para ayudar a las empresas a aprovechar al máximo su fuerza de trabajo móvil, se han creado muchas herramientas de colaboración con una variedad de características para adaptarse a cualquier empresa, ya sea grande o pequeña. Elegir la herramienta adecuada lo ayudará no solo a compartir documentos fácilmente, sino también a crear la atmósfera adecuada para la formación de equipos, independientemente de dónde se encuentren los miembros del equipo. Aquí hay cinco de las mejores herramientas de colaboración en línea disponibles, que ayudan a las empresas a aprovechar al máximo su fuerza de trabajo móvil a través del intercambio fácil de documentos y la creación de una gran atmósfera de trabajo en equipo:
1. Huddle - Una de las herramientas de colaboración en línea más conocidas, Huddle es una plataforma que permite a los empleados trabajar juntos en tiempo real, creando y editando documentos independientemente de su ubicación. Los usuarios pueden crear fácilmente equipos que trabajan juntos en un solo espacio de trabajo invitando a sus colegas por correo electrónico. Una vez que se acepta la invitación, todos los miembros del equipo pueden comenzar a cargar y editar documentos, y también a asignarse tareas entre sí. Huddle realiza un seguimiento de todos los cambios realizados y mantiene disponibles los documentos originales, que es una de sus características más útiles.
Huddle tiene una interfaz muy intuitiva y fácil de usar, por lo que aquellos que nunca han usado una herramienta de colaboración en línea podrán descubrir rápidamente cómo aprovechar al máximo todas las funciones proporcionadas. Además, configurar una cuenta con Huddle no toma más de unos pocos minutos, por lo que si está buscando una herramienta que pueda comenzar a usar rápidamente, Huddle puede ser su elección.
Su cuenta gratuita permite a los usuarios almacenar hasta 100 MB en archivos, por lo que es suficiente para quienes trabajan principalmente con documentos de procesador de textos; Sin embargo, las personas que necesitan más almacenamiento, tendrán que pagar extra. Los precios comienzan desde $ 8 por mes y pueden incluir una variedad de características para satisfacer las necesidades de su negocio.
2. Basecamp ha sido utilizado por más de cinco millones de personas en todo el mundo, según los responsables de 37signals. Es una herramienta de administración de proyectos muy simple de usar, tal vez la mejor herramienta en esta lista para aquellos que nunca antes han usado las herramientas de colaboración (¡ni siquiera Internet!). Al igual que con Huddle, el registro es rápido y fácil.
La interfaz es muy simple, tal vez demasiado, ya que es tan simple que a veces parece inacabada. Pero lo que la herramienta carece en apariencia, lo compensa en utilidad. Por ejemplo, su facilidad de mensajes parece un tablero de mensajes, que permite a los usuarios mantener todas las discusiones sobre un proyecto en un solo lugar. Si algunos de los mensajes no están destinados a todo el grupo, los usuarios pueden especificar quién tiene la autorización para ver estos mensajes. Cuando se publica un nuevo mensaje, el equipo recibe una notificación por correo electrónico, por lo que no se pierden mensajes. Basecamp incluso envía un correo electrónico de resumen, informando sobre las actividades del día anterior, lo que facilita el seguimiento del progreso de un proyecto. Como la mayoría de las herramientas de colaboración en línea, realiza un seguimiento de cada versión de cada archivo cargado. Basecamp también es ideal para empresas que tienen empleados en varios países, ya que está disponible en muchos idiomas.
Sin embargo, Basecamp no es la mejor herramienta para aquellos que buscan una plataforma gratuita. Si bien tiene una versión de prueba gratuita, el producto comienza a $ 49 por mes.
3. Wrike - Esta es una herramienta de colaboración en línea con correo electrónico en su núcleo. Puede agregar proyectos a la plataforma mediante el envío de correos electrónicos que tengan tareas en su cuenta de Wrike. Una vez que cree un proyecto, puede elegir visualizar la línea de tiempo en días, semanas, meses, trimestres o incluso años, por lo que la presentación de informes para cualquier período dado es muy fácil. Desde el principio, los usuarios notarán que Wrike es una herramienta rica en características. Si bien la interfaz está enfocada en la funcionalidad, no es la mejor opción para usuarios principiantes, ya que puede ser un poco abrumadora.
Una vez que crea una tarea en Wrike, se le asigna una fecha de inicio y luego puede ingresar la duración y la fecha de vencimiento. También puede dar a la tarea una descripción detallada y agregar cualquier documento relevante. Asigna tareas agregando direcciones de correo electrónico para sus colegas, y luego recibirán un correo electrónico para notificarles que deben actuar. Wrike también le notificará sobre los cambios en cualquier tarea que sea de su propiedad o que le haya sido asignada. De esta manera, no tiene que seguir iniciando sesión en el servicio solo para ver si se han realizado cambios.
Wrike es bueno tanto para pequeñas como para grandes empresas, ya que puede manejar hasta 100 usuarios a la vez, pero a un costo elevado de $ 229 por mes. El plan más barato, que permite hasta cinco usuarios, cuesta $ 29 por mes. Hay una versión de prueba gratuita disponible, por lo que si desea ver si Wrike es para usted, todo lo que tiene que hacer es registrarse para obtener una.
4. OneHub - Esta herramienta de colaboración en línea permite a los usuarios crear espacios de trabajo virtuales, que se denominan centros. Registrarse en OneHub es fácil si tiene una cuenta de Google, ya que todo lo que necesita es usar su nombre de usuario y contraseña de Gmail y permitir que OneHub acceda a su dirección de correo electrónico. Una vez que haya iniciado sesión, inmediatamente tendrá su primer espacio de trabajo, que podrá personalizar completamente: esta es la mayor ventaja de OneHub sobre las otras herramientas. Esto significa que, como creador del concentrador, puede controlar completamente la interfaz de usuario, haciendo que OneHub se ajuste exactamente a los propósitos de su equipo.
Cargar archivos es tan fácil como arrastrarlos desde su escritorio y colocarlos en el widget de carga de OneHub. Las cargas de OneHub son increíblemente rápidas, por lo que los documentos están disponibles para compartir casi instantáneamente. En la pestaña de actividades, puede mantenerse al día con todo lo que está sucediendo con su hub. Le permite saber quién agregó / cambió qué y le da un enlace a la página con las últimas adiciones. También codifica las acciones de los colores, por lo que es fácil ver las últimas actualizaciones del concentrador de un vistazo.
El plan gratuito permite 512 MB de almacenamiento y solo un espacio de trabajo. Sin embargo, si necesita más espacio y funcionalidad, puede actualizar su cuenta por una tarifa mensual. Los planes comienzan en $ 29 por mes y van hasta $ 499 por mes.
5. Google Docs - Creado para competir con Microsoft Office, Google Docs también es una excelente herramienta de colaboración en línea. Para aquellos que tienen Gmail, no es necesario registrarse, ya que se vincula automáticamente a su cuenta de Gmail. De lo contrario, regístrate solo toma unos minutos. Una de las características más interesantes de esta herramienta es que les permite a los compañeros de trabajo ver los cambios de los demás en los documentos en tiempo real, a medida que se escriben. Si más de una persona está realizando cambios en un documento, un cursor de color sigue los cambios de cada persona, y el nombre de la persona está sobre el cursor para que no haya confusión con quién está cambiando qué. Además, Google Docs tiene un servicio de chat, por lo que a medida que se modifica un documento, los compañeros de trabajo pueden chatear en tiempo real.
Para aquellos que han estado utilizando Microsoft Office, Google Docs será una transición fácil. Tiene una interfaz muy limpia y fácil de usar y es una gran herramienta para colaborar en documentos de procesamiento de textos u hojas de cálculo. El único inconveniente es que es básico en la capacidad de colaboración, y no es tan rico en características como Huddle o Wrike.
Esta es una plataforma atractiva para equipos que buscan una herramienta gratuita basada en web con capacidades de colaboración básicas.
