Cómo configurar las reglas de Apple Mail

Apple Mail es una de las aplicaciones de correo electrónico más populares para Mac, pero si acabas de usar Mail en su configuración predeterminada, te estás perdiendo una de las mejores características de las reglas de Apple Mail: Apple Mail.

Es fácil crear reglas de Apple Mail que le indiquen a la aplicación cómo procesar los correos entrantes. Con las reglas de Apple Mail, puede automatizar esas tareas repetitivas, como mover el mismo tipo de mensajes a una carpeta en particular, resaltar los mensajes de amigos y familiares o eliminar los correos electrónicos no deseados que todos recibimos. Con un poco de creatividad y un poco de tiempo libre, puede utilizar las reglas de Apple Mail para organizar y automatizar su sistema de correo.

Cómo funcionan las reglas de correo

Las reglas tienen dos componentes: la condición y la acción. Las condiciones son pautas para seleccionar el tipo de mensaje que afectará una acción. Podría tener una regla de correo cuya condición busque cualquier correo de su amigo Sean y cuya acción sea resaltar el mensaje para que pueda verlo más fácilmente en su bandeja de entrada.

Las reglas de correo pueden hacer mucho más que simplemente encontrar y resaltar mensajes. Ellos pueden organizar su correo; por ejemplo, pueden reconocer mensajes relacionados con la banca y transferirlos a la carpeta de correo electrónico de su banco. Pueden capturar el spam de remitentes recurrentes y moverlo automáticamente a una carpeta de correo no deseado o a la Papelera. También pueden tomar un mensaje y reenviarlo a una dirección de correo electrónico diferente. Actualmente hay 12 acciones incorporadas disponibles. Si sabe cómo crear AppleScripts, Mail también puede ejecutar AppleScripts para realizar acciones adicionales, como lanzar aplicaciones específicas.

Además de crear reglas simples, puede crear reglas compuestas que buscan múltiples condiciones antes de realizar una o más acciones. El soporte de correo para reglas compuestas le permite crear reglas muy sofisticadas.

Tipos de Condiciones de Correo y Acciones

La lista de condiciones que el correo puede verificar es bastante extensa y no vamos a incluir la lista completa aquí, en cambio, solo resaltaremos algunas de las más utilizadas. El correo puede usar cualquier elemento que esté incluido en el encabezado del correo como un elemento condicional. Algunos ejemplos incluyen De, A, CC, Asunto, Cualquier destinatario, fecha de envío, fecha de recepción, prioridad, cuenta de correo.

Del mismo modo, puede verificar si el elemento que está verificando contiene, no contiene, comienza con, termina con, es igual a, cualquier elemento contra el que desee realizar una prueba, como texto, nombre de correo electrónico o números.

Cuando se hace una coincidencia con su prueba condicional, puede elegir entre una serie de acciones que se pueden realizar, incluyendo mover mensaje, copiar mensaje, configurar color de mensaje, reproducir sonido, responder mensaje, reenviar mensaje, redirigir mensaje, eliminar mensaje , ejecute un Applescript.

Muchas más condiciones y acciones están disponibles dentro de las reglas de Mail, pero estas deberían ser suficientes para despertar su interés y darle ideas sobre lo que podría lograr con las reglas de Apple Mail.

Creación de su regla de primer correo

En este Consejo rápido, crearemos una regla compuesta que reconocerá el correo de su compañía de tarjeta de crédito y le notificaremos que su estado de cuenta mensual está listo al resaltar el mensaje en su bandeja de entrada.

El mensaje que nos interesa se envía desde el servicio de alertas de Example Bank y tiene una dirección "De" que termina en alert.examplebank.com. Debido a que recibimos varios tipos de alertas del Banco de ejemplos, deberemos crear una regla que filtre los mensajes según el campo "De" y el campo "Asunto". Usando estos dos campos, podemos diferenciar todos los tipos de alertas que recibimos.

Iniciar Apple Mail

1. Inicie Mail haciendo clic en el ícono Mail en el Dock, o haciendo doble clic en la aplicación Mail ubicada en: / Applications / Mail /.

2. Si tiene una alerta de estado de cuenta de la compañía de su tarjeta de crédito, selecciónela para que el mensaje esté abierto en Correo. Si se selecciona un mensaje cuando agrega una nueva regla, Mail asume que los campos 'De', 'A' y 'Asunto' del mensaje probablemente se usarán en la regla y automáticamente completa la información por usted. Tener el mensaje abierto también le permite ver cualquier texto específico que pueda necesitar para la regla.

Agregar una regla

1. Seleccione 'Preferencias' en el menú Correo.

2. Haga clic en el botón 'Reglas' en la ventana de Preferencias que se abre.

3. Haga clic en el botón "Agregar regla".

4. Rellene el campo 'Descripción'. Para este ejemplo, usamos la 'Declaración de CC de banco de ejemplo' como descripción.

Añadir la primera condición

1. Usa el menú desplegable para establecer la declaración "Si" en "Todo". La declaración "Si" le permite elegir entre dos formas, "Si las hay" y "Si todas". La declaración 'Si' es útil cuando tiene varias condiciones para probar, como en este ejemplo, donde queremos probar los campos 'De' y 'Asunto'. Si solo probará una condición, como el campo 'De', la declaración 'Si' no importa, por lo que puede dejarlo en su estado predeterminado.

2. En la sección 'Condiciones', justo debajo de la declaración 'Si', seleccione 'De' en el menú desplegable de la izquierda.

3. En la sección 'Condiciones', justo debajo de la declaración 'Si', seleccione 'Contiene' en el menú desplegable de la derecha.

4. Si abrió un mensaje de la compañía de tarjetas de crédito cuando comenzó a crear esta regla, el campo "Contiene" se completará automáticamente con la dirección de correo electrónico "De" correspondiente. De lo contrario, deberá ingresar esta información manualmente.Para este ejemplo, ingresaremos alert.examplebank.com en el campo 'Contiene'.

Añadir la segunda condición

1. Haga clic en el botón más (+) al extremo derecho de la condición existente.

2. Se creará una segunda condición.

3. En la segunda sección de condiciones, seleccione "Asunto" en el menú desplegable de la izquierda.

4. En la segunda sección de condiciones, seleccione 'Contiene' en el menú desplegable de la derecha.

5. Si abrió un mensaje de la compañía de tarjetas de crédito cuando comenzó a crear esta regla, el campo 'Contiene' se completará automáticamente con la línea correspondiente 'Asunto'. De lo contrario, deberá ingresar esta información manualmente. Para este ejemplo, ingresaremos un extracto bancario de ejemplo en el campo 'Contiene'.

Agrega la acción a realizar

1. En la sección 'Acciones', seleccione 'Establecer color' en el menú desplegable de la izquierda.

2. En la sección 'Acciones', seleccione 'Texto' en el menú desplegable central.

3. En la sección 'Acciones', seleccione 'Rojo' en el menú desplegable de la derecha.

4. Haga clic en el botón "Aceptar" para guardar su nueva regla.

Su nueva regla se utilizará para todos los mensajes posteriores que reciba. Si desea que la nueva regla procese el contenido actual de su bandeja de entrada, seleccione todos los mensajes en su bandeja de entrada, luego seleccione 'Mensajes, aplicar reglas' en el menú Correo.

Las reglas de Apple Mail son muy versátiles. Puedes crear reglas complejas con múltiples condiciones y múltiples acciones. También puede crear varias reglas que trabajan juntas para procesar mensajes. Una vez que pruebe las reglas de correo, se preguntará cómo se las arregló sin ellas.