Ya sea que trabaje para una pequeña startup, una gran corporación o cualquier otra cosa, la buena comunicación y el intercambio regular de información son vitales para el éxito. Tan antiguas como las empresas en sí mismas, las reuniones están destinadas a ser una forma valiosa de asegurarse de que todos trabajen duro hacia la misma estrella del norte.
Y sin embargo, la mayoría de nosotros los odiamos. Como probablemente sepa muy bien, las reuniones a menudo son contraproducentes y requieren mucho más tiempo del que valen. No hay nada peor que salir de la habitación preguntándose qué hace una hora, especialmente en un día repleto.
¿Pero tienen que ser así? No Para aprovechar al máximo cualquier reunión que programe o asista, solo debe evitar conscientemente que el tiempo más problemático apesta. ¿Necesito ayuda? Recopilamos una lista de trucos que puede usar para reuniones más cortas y productivas que tienen más probabilidades de ser un uso excepcional del tiempo de todos.
1. Desterrar problemas técnicos
Los segundos gastados en problemas técnicos pueden transformarse rápidamente en minutos o, lo que es peor, ocupar la mitad de una reunión. Esto es especialmente común cuando se trata de comunicarse con personas que no están físicamente presentes. Dado que lo último que alguien quiere es sentarse mientras intenta conectar su computadora portátil a un proyector o escuchar 10 minutos de "¿me oyes ahora?" De alguien que se une de forma remota, equípate con las herramientas adecuadas para hacer todo funciona sin problemas.
Además de compartir tecnología de pantalla y tecnología de proyección para todos en el sitio, es esencial un software confiable que lo conecte con compañeros de equipo remotos. La versión gratuita de Skype Meetings es una gran solución, ya que cualquiera puede unirse rápidamente con una URL personalizada (y fácil de recordar) desde cualquier dispositivo, sin tener que perder tiempo registrando una cuenta o desenterrando números de marcación.
2. Planifique reuniones más cortas
La tradicional reunión de una hora puede prolongarse durante lo que parece una eternidad, con poca presión para concluir y seguir adelante. Por lo tanto, planificar una reunión más corta puede hacer maravillas para la eficiencia, ¡simplemente no hay tiempo que perder!
Al programar una reunión, desafíate a ti mismo para ser realmente honesto sobre cuánto tiempo tomará, y tal vez programar un poco menos de tiempo del que crees que necesitas. Recuerde que la duración de las reuniones no siempre tiene que estar en incrementos de 30 minutos y que el afeitado de solo cinco o 10 minutos que no necesita de cada uno puede sumar rápidamente.
Consejo profesional: considere configurar un temporizador en su computadora que todos puedan ver durante la reunión; mirar el tiempo transcurrido lo ayudará a mantenerse en el camino.
3. Establezca una agenda específica y cúmplala
Crear una agenda puede parecer una práctica anticuada, pero en realidad es una de las formas más útiles para que una reunión avance rápidamente. Piénselo: si solo envía una invitación para hablar sobre "ofertas de productos" sin otro contexto, todos pueden asistir a la reunión con diferentes ideas sobre lo que se cubrirá, y perderá el tiempo para llegar a la misma página.
En su lugar, envíe una agenda con uno o dos días de anticipación y sea lo más específico posible. Pruebe el siguiente formato simple para cada tema que necesite discutir:
- Tema especifico
- Lo que debe prepararse antes de la reunión
- Qué actualizaciones se darán durante la reunión
- ¿Qué preguntas deben responderse durante la reunión?
Es especialmente importante establecer una cantidad de tiempo para cada tema; esto lo mantendrá honesto acerca de lo que realmente puede encajar en la reunión y le dará rienda suelta para que las personas avancen cuando llegue el momento del próximo tema de la agenda.
4. Mostrar, no contar
Una imagen dice 1, 000 palabras, ¡y eso también se aplica a las reuniones! Las imágenes, los gráficos y las tablas a menudo pueden ayudarlo a comunicarse con claridad en lugar de hablar sobre cada punto, por no hablar de ahorrar tiempo a todos.
Entonces, cuando se esté preparando, piense en imágenes que puedan facilitar la comunicación de sus pensamientos. ¿Por qué dedicar tiempo a explicar una actualización del producto cuando puede demostrarlo en vivo? ¿Por qué tratar de encontrar palabras para compartir una idea compleja cuando un diagrama podría hacerlo en segundos?
Si estás en una habitación con todos tus colegas, no tengas miedo de saltar y usar la pizarra o voltear tu computadora para mostrar en qué estás trabajando. Si se reúne con personas remotas, esto puede ser más complicado, pero los productos como las reuniones gratuitas de Skype a menudo ofrecen muchas herramientas de colaboración que hacen que sea muy fácil compartir pensamientos y hallazgos visuales en la pantalla. Por ejemplo, el sencillo cargador gratuito de PowerPoint de Skype Meetings (con herramientas interactivas como un puntero láser virtual) o la función para compartir pantalla le permite a las personas a través de imágenes que preparó cuidadosamente de antemano, y la herramienta de pizarra virtual permite a sus colegas esbozar ideas en tiempo real.
5. Sepa cómo dejar que todos pesen
Sí, una reunión debe tener que ver con la colaboración, pero cuando todos intentan hablar su parte, la conversación puede llegar a ser más larga de lo previsto. Por lo tanto, intente buscar formas creativas para que todos puedan opinar sin necesariamente tomarse el tiempo de la reunión.
Por ejemplo, las encuestas o una muestra rápida de manos son formas útiles de evitar obtener demasiadas opiniones o una discusión que rápidamente se convierte en una conversación entre todos cuando se trata de lograr un consenso rápido, una pérdida frustrante de tiempo. Si está celebrando una reunión virtual, podría usar una función de mensajería instantánea integrada como la que ofrece el producto gratuito de Skype Meetings para que las personas envíen preguntas para ser respondidas al final, o permitir que las personas expresen pensamientos no urgentes para ser seguidos después de la reunión.
6. Recorta las reuniones a las que en realidad no tienes que ir
Aunque parezca que necesita asistir a todas las reuniones a las que está invitado, está bien optar por no participar en una que sabe que no será un buen uso de su tiempo. Si no está presentando o no se correlaciona estrechamente con algo en lo que está trabajando, podría ser mejor ponerse al día con los puntos clave.
Recuerde que un buen empleado y un compañero de equipo fuerte saben cómo priorizar y ser productivos. Sus decisiones y resultados afectan a todos, así que recuerde que la forma en que usa su tiempo también tiene un impacto en su equipo.
¿No está seguro de cómo excluirse graciosamente? Hable directamente con el organizador para informarle que, si bien aprecia que lo inscriban, está en un gran ritmo con lo que sea que esté trabajando y preferiría ponerse al día más tarde. Si el organizador es su jefe, asegúrese de incluir una nota sobre su progreso y su plan específico para seguir adelante con algo como: “Estoy entusiasmado con la discusión de hoy, pero todavía estoy sacando números para el Proyecto Azul. ¿Te importaría si mantengo la cabeza baja y me pongo al día con las notas?
Las reuniones pueden ser realmente uno de los mejores momentos de tu día, siempre y cuando estén cuidadosamente planificadas y ejecutadas de manera magistral. ¡Estos trucos deberían ayudarte a llegar allí!
