Realizar una combinación de correspondencia de Microsoft Word desde Excel

Usando MicrosoftUnificación de correo característica, puede enviar el mismo documento con ligeros cambios a un gran número de destinatarios. El término fusión proviene del hecho de que un documento (una carta, por ejemplo) se combina con un documento de origen de datos, como una hoja de cálculo.

Los datos para este tutorial se pueden compilar con la mayoría de las versiones de Microsoft Excel, incluidos 2007, 2010, 2013, 2016 y Office 365.

La función de combinación de correspondencia de Microsoft Word es compatible con Word 2010, 2013, 2016 y Office 365.

Palabras Unificación de correo característica funciona a la perfección con los datos de Excel. Si bien Word también le permite crear una fuente de datos, las opciones para usar estos datos son limitadas. Si ya tiene sus datos en una hoja de cálculo, no tiene sentido volver a escribir toda la información en la fuente de datos de Word.

Preparación de los datos para la combinación de correspondencia

Teóricamente, puede usar cualquier hoja de cálculo de Excel en una función de combinación de correspondencia de Word sin ninguna preparación especial. Sin embargo, debería tomarse un tiempo para preparar su hoja de trabajo para optimizar el proceso de combinación de correspondencia.

Organizar los datos de la hoja de cálculo

Sus datos de Excel deben estar organizados cuidadosamente en filas y columnas. Piense en cada fila como un solo registro y cada columna como un campo que va a insertar en su documento. Si necesita una actualización, consulte un tutorial de entrada de datos de Excel.

Crear una fila de encabezado

Cree una fila de encabezado para la hoja que pretende utilizar para la combinación de correspondencia. UNAfila de encabezado es una fila que contiene etiquetas que identifican los datos en las celdas debajo de ella. Excel puede ser delicado a veces para diferenciar entre datos y etiquetas, así que aclárelos con texto en negrita, bordes de celdas y sombreado de celdas que sean exclusivos de la fila del encabezado; esto garantiza que Excel los diferencie del resto de sus datos.

Más adelante, cuando esté fusionando los datos con el documento principal, las etiquetas aparecerán como los nombres de los campos de combinación, por lo que no hay confusión en cuanto a qué datos está insertando en su documento.

Es una buena práctica etiquetar las columnas en su hoja de cálculo de Excel, ya que ayuda a evitar errores de usuario en el futuro.

Poner todos los datos en una sola hoja

Los datos que pretende utilizar para la combinación de correspondencia deben estar en una hoja; Si se distribuye en varias hojas, debe combinar las hojas o realizar varias combinaciones de correo. Además, asegúrese de que las hojas tengan un nombre claro, ya que debe seleccionar la hoja que desea utilizar sin verla.

Asociación de un origen de datos en una combinación de correspondencia

Para asociar su hoja de cálculo de Excel preparada con su documento de Word:

1. Haga clic en el Correos lengüeta del cinta.

2. Selecciona el Comenzar combinación de correo botón para acceder a la desplegable.

   Como escribiremos nuestros datos en una letra para este ejemplo, seleccionaremos Carta opción de la desplegable.

3. Selecciona el Seleccionar destinatarios botón para acceder a la desplegable.

   Queremos importar nuestros datos desde una hoja de cálculo de Excel guardada, así que seleccione la Use una lista existente … opción.

4. Desde el cuadro de diálogo, encuentra y selecciona tu archivo de Excel.

   Hacer clic DE ACUERDO para proceder.

5. Desde el Seleccionar tabla caja de diálogo, selecciona la hoja con su mesa, y haga clic en el DE ACUERDO botón.

   Si su Excel tiene encabezados de columna, asegúrese de La primera fila de datos contiene encabezados de columna La opción está marcada.

6. Hacer clicDE ACUERDO.

Ahora que la fuente de datos se ha asociado con el documento principal, puede comenzar a ingresar texto o editar su documento de Word. Sin embargo, no puede realizar cambios en su origen de datos en Excel. Si necesita realizar cambios en los datos, debe cerrar el documento en Word antes de poder abrir la fuente de datos en Excel.

Insertando campos de combinación en su documento

1. Haga clic en elInsertar campo de combinación en la barra de herramientas Combinar correspondencia para abrir elInsertar campo de combinación desplegable.

2. Resalte el nombre del campo que desea insertar de la lista y haga clic enInsertar.

Visualización de documentos de combinación de correspondencia

Al insertar campos de combinación en un documento, Word no transfiere el formato de los datos del origen de datos. Si desea aplicar un formato como cursiva, negrita o subrayado, debe hacerlo en Word.

Si está viendo el documento con campos, seleccione las flechas dobles en ambos lados del campo al que desea aplicar el formato. Si está viendo los datos combinados en el documento, resalte el texto que desea cambiar.

Todos los cambios de formato se realizan en todos los documentos combinados, no solo en el individual.

Vista previa de los documentos combinados

Para obtener una vista previa de los documentos combinados, haga clic enVer datos combinados en la barra de herramientas Combinar correspondencia. Este botón funciona como un interruptor, por lo que si desea volver a ver solo los campos y no los datos que contienen, vuelva a hacer clic.

Navegue a través de los documentos combinados utilizando el botones de navegación sobre el Unificación de correo cinta. Son, de izquierda a derecha:Primer registro, Récord anterior, Ir a grabar, Siguiente recordy Ultimo record.

Antes de fusionar los documentos, obtenga una vista previa de todos, o tantos como pueda para verificar que todo se fusionó correctamente. Preste especial atención a la puntuación y el espacio alrededor de los datos combinados.

Finalice el documento de combinación de correspondencia

Cuando esté listo para fusionar los documentos, tiene dos opciones.

• Combinar con la impresora: Lo primero es fusionarlos con la impresora.Si elige esta opción, los documentos se envían a la impresora sin ninguna modificación. Puede fusionar a la impresora haciendo clic en elCombinar con la impresora botón de la cinta.
• Fusionarse en un nuevo documento: Si necesita personalizar algunos o todos los documentos (aunque sería conveniente agregar un campo de nota en la fuente de datos para notas personalizadas) o realizar cualquier otro cambio antes de imprimir, puede combinarlos con un documento nuevo. Cuando se fusiona con un nuevo documento, el documento principal y la fuente de datos permanecen intactos, pero tiene un segundo archivo que contiene los documentos combinados. Para ello, haga clic enCombinar a nuevo documento botón de la barra de herramientas

Independientemente del método que elija, se le presenta un cuadro de diálogo en el que puede indicar a Word que combine todos los registros, el registro actual o un rango de registros. Haga clic en el botón de opción junto a su elección y luego haga clic enDE ACUERDO.

Si desea combinar un rango, ingrese el número inicial y el número final para los registros que desea incluir en la combinación antes de hacer clicDE ACUERDO.

Si elige imprimir los documentos, una vez que aparece el cuadro de diálogo, se le presenta la Impresión caja de diálogo. Puede interactuar con él de la misma manera que lo haría con cualquier otro documento.