La combinación de correspondencia es una herramienta que simplifica la creación de un conjunto de documentos que son similares pero que contienen elementos de datos únicos y variables. Esto se logra vinculando una base de datos que contiene esos elementos de datos a un documento, que contiene campos de combinación donde se rellenarán esos datos únicos.
La combinación de correspondencia le ahorra tiempo y esfuerzo al automatizar el proceso de introducción de datos estandarizados, como nombres y direcciones, en un documento. Por ejemplo, puede vincular una carta modelo a un grupo de contactos en Outlook; esta carta puede tener un campo de combinación para la dirección de cada contacto y uno para el nombre del contacto correspondiente como parte del saludo de la carta.
Usos de la combinación de correspondencia
Combinación de correspondencia, para muchas personas, evoca pensamientos de correo basura. Si bien los especialistas en marketing utilizan innegablemente la combinación de correspondencia para generar grandes cantidades de correo de manera rápida y fácil, muchos otros usos pueden sorprenderlo y cambiar la forma en que crea algunos de sus documentos.
Puede utilizar la combinación de correspondencia para crear cualquier tipo de documento impreso, así como documentos y faxes distribuidos electrónicamente. Los tipos de documentos que puede crear utilizando una combinación de correspondencia son prácticamente ilimitados. Aquí hay unos ejemplos:
- Catálogos
- Inventarios
- Facturas
- Etiquetas
- Los sobres
- Y, por supuesto, cartas.
Cuando se usa de manera inteligente, la combinación de correspondencia puede mejorar su productividad en gran medida. También puede aumentar la eficacia de los documentos que cree. Por ejemplo, al personalizar las letras con los nombres de los destinatarios u otros elementos específicos de cada destinatario, presenta una imagen personal pulida que establece el escenario para el resultado que desea.
Anatomía de una combinación de correspondencia
Una combinación de correo consta de dos partes principales: el documento y la fuente de datos, también conocida como la base de datos. Microsoft Word simplifica su trabajo al permitirle usar otras aplicaciones de Office como Excel y Outlook como fuentes de datos. Si tiene el paquete completo de Office, usar una de sus aplicaciones como fuente de datos es fácil, conveniente y altamente recomendable. El uso de contactos que ya ha ingresado en sus contactos de Outlook, por ejemplo, le ahorrará volver a ingresar esa información en otra fuente de datos. El uso de una hoja de cálculo de Excel existente le brinda una mayor flexibilidad con sus datos que la fuente de datos que Word creará.
Sin embargo, si solo tiene el programa Word, puede seguir utilizando la función de combinación de correspondencia. Word tiene la capacidad de crear una fuente de datos totalmente personalizable para que la use en su combinación de correspondencia.
Configuración de una combinación de correspondencia
Una combinación de correspondencia puede parecer complicada y compleja: los documentos con gran cantidad de datos que dependen de grandes bases de datos ciertamente pueden serlo. Sin embargo, Word simplifica la configuración de una combinación de correspondencia para usos comunes al proporcionar asistentes que lo guiarán en el proceso de vincular su documento a una base de datos. En general, puede completar el proceso en menos de 10 pasos bastante sencillos, que incluyen la búsqueda y corrección de errores. Eso es menos que preparar su documento manualmente, y con mucho menos tiempo y problemas, también.
