No siempre es fácil tener el valor de delegar el trabajo.
Puede que tenga que luchar contra sus propias tendencias perfeccionistas y de microgestión, resistiendo el impulso de dar a sus empleados un esquema de 17 pasos o instrucciones dolorosamente detalladas. Tendrá que hacer las paces con el hecho de que el hecho de que alguien haga algo diferente no significa que él o ella lo esté haciendo mal .
Pero, ¿qué sucede cuando el borrador final llega a su escritorio y es simplemente malo?
¿Qué pasa si está lleno de errores tipográficos? ¿Qué sucede si el diseño es incorrecto o si se ignoraron sus pautas? ¿Qué sucede si su empleado siguió sus pautas pero el resultado sigue siendo decepcionante?
Es realmente tentador arrebatar esas responsabilidades y ver esto como una confirmación de que has tenido razón todo el tiempo: no se puede confiar en nadie, y si quieres que algo se haga bien, ¡debes hacerlo tú mismo!
Reduce la velocidad, amigo. Antes de tirar la toalla de delegación, sigue estos siete pasos.
1. Hablar en persona (o al menos por teléfono)
Siempre es un poco difícil decirle a alguien que necesita rehacer su trabajo, y puede ser difícil expresar paciencia, empatía, calidez o humor por correo electrónico.
Si no puede reunirse en persona, busque un video chat o una llamada telefónica. De esa manera puede moderar la conversación incómoda con una voz cálida y amigable.
2. Comience con algo que aprecie
Si es posible, complemente algo realmente específico, como la fuente que eligió, su gramática perfecta o el hecho de que lo entregó antes de tiempo, para poder replicar ese éxito en el futuro.
Cuando comienza la conversación con una nota positiva, está creando un espacio seguro para poder transmitir las otras noticias menos positivas sin desencadenar la actitud defensiva. (Solo asegúrate de ser genuino y no inventar algo bueno como parte de un "sándwich de cumplido").
3. Reitera lo que estabas buscando y por qué
Luego, describa cómo el trabajo no cumple con sus expectativas, siendo lo más específico posible. "Me gustaría ver algunos cambios" no es tan constructivo como: "Estoy buscando un tono más divertido y atractivo, una introducción más atractiva y frases más concisas".
Por lo tanto, en lugar de decir que la presentación de marketing “perdió la marca” y dejarla así, recuérdele a su empleado lo importante que es enfocarse en el público objetivo. Si el mensaje no llega a ellos, entonces todo el trabajo duro es para nada. Luego, comparta algunos cambios que le gustaría ver, como diapositivas adicionales sobre el impacto.
4. Pedir ideas para cambios
¿Su empleado también ve áreas de mejora? ¿O no está seguro de cómo y dónde haría las cosas de manera diferente?
Si bien desea brindar comentarios específicos, resista la necesidad de señalar cada lugar en el que desea ver los cambios. En cambio, comparta algunas sugerencias específicas, luego pídale que describa qué oportunidades ve para mejorar el proyecto. Esto lo ayudará a verificar si está en la misma página, y lo ayudará a aprender a detectar posibles pasos en falso en el futuro.
5. Pregunte qué se siente más desafiante
De los cambios que le has pedido que haga, ¿cuál se siente más desalentador o confuso? ¿Lucha con la edición de copias? ¿Entiende el software que necesita usar?
Dale otra oportunidad para pedir aclaraciones y ayuda.
6. Dale otra oportunidad
Las primeras veces que delega, puede patearse y pensar: "¡Es más rápido si lo hago yo mismo!" Y sí, la primera vez que entrena, y corrige, a alguien, puede llevar más tiempo que si hubiera hecho el trabaja por ti mismo.
Sin embargo, una vez que la otra persona entienda lo que quiere y cómo hacerlo, podrá entregar más y más proyectos, liberando tiempo para hacer el trabajo que realmente ama.
7. Consulte el segundo borrador y elogie, guíe o reasigne
¿Qué le parece el segundo intento de su delegado? Si está al 80% del camino (y este proyecto es uno que necesitará replicar), repita los pasos del uno al seis. De lo contrario, recuérdese la regla 80/20, elogie sus mejoras, mencione los turnos adicionales que agregará y complete el trabajo usted mismo.
Si el resultado es del 50 al 80% del camino hasta allí, comparta esa opinión. Juntos, usted y su delegado pueden decidir si vale la pena intentarlo de nuevo y luego seguir los pasos del uno al seis nuevamente.
Si el resultado sigue siendo inferior al 50%? Fianza. Es mejor dedicar su tiempo a encontrar a alguien más para reasignar este proyecto o volver a visitarlo si realmente vale la pena delegar esta tarea.
Con este plan, debería poder obtener los resultados que desea la segunda vez. Y con suerte, estas conversaciones lo ayudarán a obtener mejores resultados de aquí en adelante, la primera vez.
