Por alguna razón, estás atrasado en tu trabajo. Su lista de tareas pendientes está fuera de control, no cumple con los plazos y su bandeja de entrada está llena de correos electrónicos de compañeros de trabajo que siguen las cosas que les prometió hace semanas.
Cuando las cosas son realmente difíciles, una solución rápida o una nueva aplicación de lista de tareas no solucionará la situación. Para tomar el control nuevamente, es hora de dar un paso atrás, evaluar la situación y hacer algunos movimientos más estratégicos para despejar su plato.
Primero, debe hacer lo que yo llamo una "lista de fregaderos de cocina". Bloquee el tiempo en su agenda para una reunión con usted mismo (le recomiendo un desayuno fuera de la oficina). Luego, en esa reunión, escriba absolutamente todo lo que está sucediendo en este momento. Comience por identificar las principales agrupaciones de trabajo (por ejemplo, Comunicaciones de clientes, Informes internos, Contratación), asegurándose de agregar un cubo "Otro" para todos los elementos diversos que inevitablemente aparecen. Luego, escriba todo lo que necesita hacer en papel. Ningún elemento es demasiado pequeño o insignificante para hacer la lista. Es importante enfrentar la realidad de exactamente lo que necesita hacer para determinar la gravedad de la situación, y cuán extrema de la estrategia necesitará implementar.
Por lo general, después de hacer una lista de fregaderos de cocina, te encontrarás en uno de los dos campamentos. El primer campamento es si miras todo y parece mucho, pero con un poco de perspectiva, algunas cosas reorganizadas y un par de semanas de modo bestia, puede suceder. Solo serán unas semanas ocupadas.
Pero, si miras la lista de tu fregadero de la cocina y sabes que es imposible hacer todo eso, estás en el Campamento Dos. De alguna manera, has mordido mucho más de lo que puedes masticar, y estás totalmente abrumado y desesperadamente atrasado. Bueno, estoy aquí para decirte que es hora de enfrentar esa realidad y hacer algunos cambios.
Para facilitarle el cansancio, aquí hay siete estrategias que pueden ayudarlo a recuperar su vida laboral:
1. Pode el árbol
Mire las tareas en su lista de fregadero de cocina y decida cuáles se pueden quitar por completo. Lo sé, suena aterrador, incluso imposible. Pero estoy dispuesto a apostar que hay algunas cosas que realmente no necesitan hacerse en este momento (al menos no por usted). Cualquier cosa que no sea crítica debería obtener el hacha.
2. Simplifique la salida usando la regla 80/20.
¿Hay tareas o proyectos en los que el 20% del esfuerzo generaría el 80% del impacto? Por ejemplo, su jefe quiere un análisis competitivo para un nuevo producto que está pensando en lanzar. Antes de entregarle una novela sobre el panorama competitivo, ¿sería suficiente una página de cada competidor serio para ayudar a tomar esa decisión? O, si la mayoría de los ingresos que obtiene como representante de ventas provienen de negocios más grandes, pero pasa la mitad de su tiempo en negocios pequeños que apenas mueven la aguja, ¿podría cambiar su tiempo y atención a los negocios más grandes? ¿Sí? Ve con esas tareas o proyectos.
3. Automatizar o subcontratar
El experto en productividad Stever Robbins escribió una gran pieza sobre la regla 30/3. Explica que algo que te lleva 30 minutos al día suma hasta tres semanas al año. ¡Tres semanas enteras! Recupere ese tiempo al ver si hay tareas más pequeñas que puede automatizar o externalizar utilizando herramientas de terceros, como Assistant.to, para acelerar la programación.
4. Pide ayuda
Hable con su jefe, colegas, empleados e incluso con otros departamentos para ver si alguien puede ayudarlo a asumir parte de la carga de trabajo. Quién sabe, tal vez su pasante se haya estado muriendo por mojarse los pies en PowerPoint, o tal vez Dan de Sales tiene un modelo Excel que podría adaptar fácilmente para pronosticar su presupuesto. Mire las áreas donde hay cierta superposición con el trabajo de los colegas para las transferencias más obvias. (Consulte estos consejos de delegación si necesita ayuda para iniciar esa conversación).
5. Comienza la secuencia
Si todo lo que queda en tu lista necesita suceder y no vas a obtener ayuda, entonces tendrá que suceder, pero no todo de una vez. Consulte sus plazos para determinar qué elementos son realmente urgentes y qué horarios pueden retrasarse. Su gerente puede y debe ayudarlo con la priorización y secuenciación.
6. Pase una moratoria en Sí
Esta estrategia no ayuda a resolver su problema actual, pero es fundamental para mantenerlo bajo control. Hasta que las cosas estén nuevamente bajo control, debes ser el rey o la reina de "¡No!" No asumas proyectos adicionales hasta que te hayas salido de este lío.
7. Sugerir un alquiler
Si ha intentado todo lo anterior y todavía se encuentra nadando en tareas pendientes, puede ser hora de solicitar agregar a alguien a su equipo. Dependiendo de la cultura y el presupuesto de su empresa, considere la ayuda a tiempo parcial, pasante o temporal como una opción de menor costo.
Y si todo lo demás falla, declare la bancarrota de la lista de tareas y muévase a Bali. Es broma, no fallarás. Tendrás un poco más de estrés de lo normal hasta que te des cuenta de todo esto, pero te prometo que llegarás allí.
