Una de las razones por las que las empresas no se atreven a usar Microsoft Access es la falta de comprensión de la diferencia entre una hoja de cálculo y una base de datos. Esto lleva a muchas personas a creer que el seguimiento de la información del cliente, las órdenes de compra y los detalles del proyecto en una hoja de cálculo son adecuados para sus necesidades. El resultado final es que es difícil mantener el control de configuración, los archivos se pierden por daños y los empleados sobrescriben accidentalmente la información pertinente. Con un poco de conocimiento sobre el poder y muchos usos de una base de datos, es más fácil para las pequeñas empresas ver cuándo una hoja de cálculo es suficiente para un trabajo y cuándo se necesita crear una base de datos.
Es importante tener una comprensión básica de lo que es una base de datos. La mayoría de las personas han accedido a bases de datos anteriormente, como las de la biblioteca pública, pero el simple hecho de usarlas no deja en claro la diferencia entre las hojas de cálculo y las bases de datos. Pasar unos minutos aprendiendo sobre bases de datos ayudará a que la comparación sea más clara.
Organizacion de datos
Quizás la diferencia más obvia entre una hoja de cálculo y una base de datos es la forma en que se organizan los datos. Si los datos son relativamente planos, entonces una hoja de cálculo es perfecta. La forma de determinar si una tabla plana es la mejor, pregunte si todos los puntos de datos se pueden trazar fácilmente en un cuadro o tabla. Por ejemplo, si una empresa desea realizar un seguimiento de los ingresos mensuales en el transcurso de un año, una hoja de cálculo es perfecta. Las hojas de cálculo están diseñadas para manejar lotes del mismo tipo de datos, mapeando el progreso de algunos puntos clave.
En comparación, las bases de datos tienen una estructura de datos relacionales. Si un usuario tuviera que extraer datos, habría muchos puntos a considerar. Por ejemplo, si una empresa desea realizar un seguimiento de sus ganancias mensuales y compararlas con los competidores en los últimos cinco años, existe una relación entre estos puntos de datos, pero no un enfoque único. Hacer una sola tabla para reportar resultados será difícil, si no imposible. Las bases de datos están diseñadas para facilitar a los usuarios generar informes y ejecutar consultas.
Complejidad de los datos
La forma más fácil de comparar si los datos deben mantenerse en una hoja de cálculo o en una base de datos es observar cuán complejos son los datos. Esto ayuda a aclarar cómo deben organizarse los datos si un usuario aún no está seguro.
Los datos de la hoja de cálculo son simples. Puede agregarse fácilmente a una sola tabla o gráfico y agregarse a una presentación sin tener que excluir información. Es fácil de mantener, ya que sigue solo unos pocos valores numéricos clave. Si solo se necesitan unas pocas filas y columnas, los datos se almacenan mejor en una hoja de cálculo.
Las bases de datos albergan muchos tipos diferentes de datos que tienen alguna relación con los demás datos en la base de datos. Por ejemplo, las empresas mantienen una cantidad significativa de datos sobre sus clientes, desde nombres y direcciones hasta pedidos y ventas. Si un usuario intenta meter miles de filas en una hoja de cálculo, es muy probable que se mueva a una base de datos.
Repetición de datos
El hecho de que los datos deban actualizarse no significa necesariamente que se requiera una base de datos. ¿Habrá la misma información repetida constantemente? ¿Y está el negocio interesado en seguir eventos o acciones?
Si los puntos de datos cambian pero el tipo de datos es el mismo y rastrea un solo evento, esa información probablemente sea plana. Un ejemplo es el número de ventas en el transcurso de un año. El período de tiempo cambiará y los números fluctuarán, y no se repetirán los datos.
Si algunas partes de los datos se mantendrán igual, como la información del cliente, mientras que otras cambian, como la cantidad de pedidos y la puntualidad de los pagos, las probabilidades son acciones que se están siguiendo. Esto es cuando se debe utilizar una base de datos. Las acciones tienen muchos componentes diferentes, y tratar de rastrearlas requiere una base de datos.
Propósito principal de los datos
Las hojas de cálculo son excelentes para eventos únicos que no requieren el seguimiento de muchos aspectos diferentes. Para los proyectos que necesitan uno o dos gráficos o tablas para una presentación antes de ser archivados, una hoja de cálculo es la mejor manera de hacerlo. Si el equipo o la empresa necesitan poder calcular los resultados y determinar los porcentajes, ahí es donde las hojas de cálculo son más útiles.
Las bases de datos son para proyectos más largos donde es probable que los datos se utilicen una y otra vez. Si se necesitan notas y comentarios, los datos se deben mover a una base de datos. Las hojas de cálculo no fueron diseñadas para rastrear detalles, solo unos pocos puntos numéricos clave.
Número de usuarios
La cantidad de usuarios podría terminar siendo el factor decisivo para utilizar una hoja de cálculo o una base de datos. Si un proyecto requiere que una gran cantidad de usuarios puedan actualizar datos y hacer cambios, esto no debe hacerse en una hoja de cálculo. Es mucho más difícil mantener un control de configuración adecuado con una hoja de cálculo. Si solo hay unos pocos usuarios para actualizar los datos, generalmente entre tres y seis, una hoja de cálculo debería ser adecuada (aunque asegúrese de establecer reglas antes de continuar con ella).
Si todos los participantes en un proyecto o departamentos completos necesitan hacer cambios, una base de datos es la mejor opción. Incluso si una empresa es pequeña y solo tiene una o dos personas en el departamento ahora, considere cuántas personas podrían terminar en ese departamento en cinco años y pregunte si todas necesitarán realizar cambios. Cuantos más usuarios necesiten acceso, más probable es que una base de datos sea la mejor opción.
También debe tener en cuenta la seguridad de los datos. Si hay una gran cantidad de información confidencial que necesita ser protegida, las bases de datos ofrecen una mejor seguridad. Antes de hacer el cambio, asegúrese de leer acerca de los problemas de seguridad que deben considerarse antes de crear una base de datos.
Si está listo para dar el paso, lea cómo convertir las hojas de cálculo a bases de datos para comenzar su viaje.
