Cualquiera que sea la información que tenga, un hoja de cálculo, como Excel, es un gran lugar para almacenarlo. Excel tiene herramientas integradas para ayudarlo a realizar un seguimiento de los datos y para encontrar información específica cuando lo desee. Con sus cientos de columnas y miles de filas, una hoja de cálculo de Excel puede contener una enorme cantidad de datos.
Excel también es más fácil de usar que un programa de base de datos completo como Microsoft Access. Los datos se pueden ingresar fácilmente en la hoja de cálculo y, con solo unos pocos clics del mouse, puede ordenar sus datos y encontrar lo que desea.
Introducción de datos en tablas de Excel
El formato básico para almacenar datos en Excel es una tabla. En una tabla, los datos se introducen en filas. Cada fila se conoce como un registro. Una vez que se ha creado una tabla, las herramientas de datos de Excel se pueden usar para buscar, ordenar y filtrar los registros para encontrar información específica.
Ingresando los datos de tu mesa
El primer paso para crear una tabla es ingresar los datos. Al hacerlo, es importante asegurarse de que se ingrese correctamente. Como ejemplo, asegúrese de no dejar ninguna celda vacía al crear su tabla, ya que tal acción puede causar problemas en el futuro.
Los errores de datos, causados por una entrada de datos incorrecta, son la fuente de muchos problemas relacionados con la administración de datos. Si los datos se ingresaron correctamente al principio, es más probable que el programa le devuelva los resultados que desea.
Filas y columnas de Excel
Filas en una tabla
Como se mencionó anteriormente, las filas de datos se conocen como registros. Cuando ingrese registros, tenga en cuenta estas pautas:
- No deje filas en blanco en la tabla que se está creando, ni siquiera entre los encabezados y la primera fila de datos.
- Un registro puede contener datos sobre un solo artículo específico.
- Un registro también debe contener TODOS los datos en la lista sobre ese artículo. No puede haber información sobre un artículo en más de una fila.
- Para crear una lista, una tabla de datos debe contener al menos dos registros de datos.
Columnas en una tabla
Mientras que las filas en la tabla se conocen como registros, las columnas se conocen como campos. Cada columna necesita un encabezado para identificar los datos que contiene; estos encabezados se llaman nombres de campo.
- Los nombres de los campos se utilizan para garantizar que los datos de cada registro se ingresen en la misma secuencia.
- Asegúrese de que todos los datos en una columna se ingresen usando el mismo formato. Si comienza a ingresar números como dígitos (como 10 o 20), manténgalo actualizado. No cambie de forma parcial y empiece a ingresar números como palabras (como diez o veinte). Se consistente.
- No deje columnas en blanco en la tabla.
- Para crear una lista, una tabla debe tener al menos dos columnas de ancho.
Creando una lista en Excel
Usando la opción de filtro
Una vez que los datos se han introducido correctamente en un mesa Con los encabezados adecuados, se puede convertir en una lista. utilizando la Filtrar opción.
- Seleccionar cualquier celda en la mesa.
- Escoger Inicio> Ordenar y filtrar> Filtrar desde la pestaña Inicio.
- La tabla ahora mostrará pequeñas flechas desplegables al lado de cada encabezado.
Gestionando tus listas de datos
- Al hacer clic en estos, habrá flechas que apuntan hacia abajo junto a cada nombre de campo que abren los menús desplegables.
- Los menús desplegables contienen opciones para clasificar la lista por cualquiera de los nombres de los campos y para buscar en la lista registros que coincidan con ciertos criterios.
