¡Felicidades! Has superado la parte difícil: contratar un nuevo informe directo para unirte a tus filas. Esperemos que comiencen pronto y puedas seguir adelante con todos los emocionantes objetivos que les has establecido en su nuevo rol.
Pero antes de que llegue su primer día, hay algunas cosas que usted como gerente debe hacer para prepararse para recibir a un nuevo empleado con los brazos abiertos. Algunos son más logísticos, como averiguar dónde estarán sentados y en qué estarán trabajando en su primera semana, mientras que otros se aseguran de que la persona se sienta apreciada, incluida y cómoda al ingresar a un nuevo entorno de trabajo. De hecho, muchos de estos consejos se basan en las cosas que hacemos aquí en The Muse cuando nuevos empleados se unen a nuestro equipo.
Esto es lo que debe hacer en la semana antes de que lleguen.
1. Conéctese con ellos en LinkedIn
Están a punto de trabajar juntos estrechamente, entonces, ¿por qué no dejarlos ingresar a su red profesional? Ciertamente no querrás tener que pedirlos incómodamente después de pasar meses sentados a su lado todos los días.
Además, esta es una gran oportunidad para darles la bienvenida incluso antes de que ingresen a la oficina. Cuando solicite conectarse, incluya una nota agradable en la línea de:
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2. Crear un documento de incorporación
Este es probablemente el paso más importante que debe tomar cuando contrata a alguien nuevo. Este documento será la balsa salvavidas de la persona a medida que se ubiquen en su papel. Debe incluir:
- Sus objetivos para los primeros 30, 60 y 90 días de la persona.
- Un resumen de las tareas que espera que posean o se hagan cargo
- Cualquier documento relevante, enlaces, calendarios o inicios de sesión que necesiten
- Cualquier reunión a la que se espera que asistan en sus primeras semanas o regularmente
- Nombres, información de contacto y antecedentes de los miembros del equipo y colegas con los que trabajarán.
En última instancia, cuanto más documente, mejor responderá de forma proactiva a cualquier pregunta que puedan tener.
En muchos casos, incluso podría tener sentido que los compañeros de equipo directos de la persona aporten información sobre proyectos en los que trabajarán juntos o sobre los que deberían saber. Esto le da a su nuevo empleado la oportunidad, mientras que también permite que sus otros informes directos se sientan más involucrados en el entrenamiento de su nuevo compañero de equipo.
Por suerte para ti, tenemos la plantilla de incorporación perfecta para que puedas trabajar. Creada por nuestro fundador y presidente Alex Cavoulacos, esta es la plantilla que usamos a menudo para ayudar a los miembros más nuevos de nuestro equipo a ubicarse.
3. Anote sus preguntas iniciales
Su cabeza probablemente esté nadando con ideas, preguntas y oportunidades para este nuevo empleado.
En lugar de dejar escapar esos pensamientos, comienza un documento para anotar todo lo que se te ocurra. Es posible que descubra que no necesitará o no querrá abordarlos cuando la persona realmente comience, pero tenerlos escritos lo hará sentir seguro de que ha cubierto todo.
4. Dispárales un correo electrónico
¡Los mejores jefes hacen esto! ¿Por qué? Bueno, como señala el escritor y editor de Muse, Stav Ziv, su nuevo empleado probablemente acaba de pasar por una extenuante tarea de dar aviso y abandonar su último papel. Y, "como gerente que quiere que esta persona empiece a funcionar, obviamente odiaría que su nuevo y brillante empleado comience con una nota estresante".
Enviar un correo electrónico antes de que comiencen a transmitir lo feliz que estás de que se unan al equipo los hará mucho más emocionados por su próxima aventura. También puede cubrir algunas cosas importantes. Obviamente, desea darles la bienvenida al equipo, pero también puede usar esa nota, si RR.HH. aún no lo hace, para abordar su fecha y hora de llegada oficial, discutir el código de vestimenta o la cultura de la compañía, solicitar cualquier documento relevante como su pasaporte o identificación, o incluso proporcionar un resumen de su horario del primer día.
Por supuesto, siempre debe terminar haciéndoles saber que está contento de responder cualquier pregunta que tengan antes de comenzar. Como alguien que ha estado del otro lado, estoy seguro de que sabes lo intimidante que puede ser comenzar un nuevo trabajo con cero contexto. Así que haga que sea realmente fácil para ellos sentirse cómodos caminando por la puerta ese primer día.
sobre cómo debería ser ese correo electrónico de bienvenida (¡y use la práctica plantilla!).
5. Poner su espacio de escritorio en orden
Esto puede requerir ayuda de TI, pero asegúrese de que todo lo técnico esté al cuadrado. Hacer esto ahora le ahorra pasar tres horas el primer día descubriendo cómo encender su computadora portátil.
¿Tienen una computadora lista para ellos y está cargada y actualizada? ¿Tienen una cuenta de correo electrónico configurada? ¿Qué tal configurar su sistema de chat interno u otros programas importantes a los que necesitarán acceso?
¿El espacio de su escritorio está limpio y vacío? ¿Estás seguro de que has mudado todo lo que pertenece a la última persona que se sentó allí? ¿Hay algún otro equipo (un teclado, mouse, USB, monitor adicional, cable de extensión o archivador) que puedan necesitar que usted pueda proporcionar?
Es muy probable que esta sea la primera parada de su nuevo empleado cuando llegue, así que hágalo un espacio acogedor. ¡Arrojar algún botín de la compañía, su refrigerio favorito o incluso una tarjeta firmada por el equipo tampoco está de más!
6. Enviar sobre cualquier documento relevante
Estos pueden incluirse en su correo electrónico al nuevo empleado, pero también puede tener sentido compartir cualquier documento que desee que revisen de antemano en un correo electrónico separado. Este podría ser el manual del empleado de su empresa y los paquetes de beneficios o el documento de incorporación de su equipo.
En cualquier caso, brinde contexto a la persona para que sepa por qué está compartiendo estos documentos, qué significan para su función, cuándo espera que los revisen y si necesitan preparar algo.
(Ah, y por supuesto, asegúrese de que todos estos recursos estén actualizados y sean precisos antes de que su nuevo empleado los busque).
7. Encuentre un "mentor" de oficina
Tal vez su empresa tiene un programa de amigos. En The Muse, cada nuevo empleado recibe un "Muse Buddy" de otro equipo que toman café con su primera semana para hablar sobre la cultura de nuestra empresa y mezclarse fuera de la oficina.
Si no existe un sistema formal, considere emparejar su próxima nueva contratación con un "mentor" fuera de su equipo; podría ser alguien con quien no trabajen directamente o alguien en un departamento completamente diferente.
Esto ayuda a la nueva contratación a conocer de inmediato a otros dentro de la empresa, y también les da otra salida para hacer preguntas que podrían temer plantear con un gerente que apenas conocen. Tener un contacto con un tercero puede aliviar algunas de sus preocupaciones y permitirles ser más abiertos y curiosos sobre la cultura y el flujo de trabajo de su empresa.
Solo asegúrese de que quien elija esté disponible y ansioso por ser un mentor; nada es peor que conectar su nuevo empleado a alguien que los fantasma de inmediato.
8. Bloquee el tiempo en su propio calendario y establezca reuniones importantes
Del mismo modo que necesita preparar su nueva contratación para subir a bordo, también debe prepararse para hacer la incorporación.
La capacitación de un nuevo empleado lleva tiempo, tiempo que generalmente dedica a sus responsabilidades cotidianas. Por lo tanto, es inteligente reservar espacios de manera proactiva cuando trabajes de cerca con esta persona para que puedas evaluar cómo harás el resto de tu trabajo.
No solo debe programar al menos una reunión individual todos los días durante la primera semana para verificar su progreso, sino también hacer tiempo para las sesiones de capacitación a las que tendrán que asistir a las que se unirá.
Hacer esto le brinda la oportunidad de reservar cualquier sala de conferencias u otros recursos que pueda necesitar. Si está incorporando a un empleado remoto, por ejemplo, querrá asegurarse de que su chat de video funcione y que ambos tengan un espacio para hablar en privado. O, si necesita conectar a un tercer miembro del equipo (o varios), debe verificar y ver si están disponibles para reunirse ese día.
9. Programe un almuerzo de equipo / café / bebidas
Ponerse en marcha es una prioridad, pero también lo es conocer a su empleado como persona (¡con una vida fuera del trabajo!) Y dejar que el resto de su equipo también los conozca.
Programe una salida (o dos) para que su equipo tome el almuerzo, el café o las bebidas juntos para que esté en el calendario de todos con anticipación. Puede mantener la intimidad solo con su equipo directo, pero si se trata de una empresa más pequeña, puede considerar invitar a otros departamentos con los que trabaje para que se unan también.
No se trata de mostrar su nuevo talento, sino de brindarle a su nuevo empleado la oportunidad de vincularse con sus colegas fuera de la oficina. Y ser el tipo de jefe que valora la camaradería y la diversión tanto como el trabajo duro. Mantenga la charla sobre temas no relacionados con el trabajo (pero manténgalo apropiado). Si necesita algunos iniciadores de conversación, consulte estas excelentes preguntas para conocerse.
Cuando comencé, todo el equipo editorial salió a un buen almuerzo, y desde entonces hemos hecho lo mismo con otros miembros nuevos del equipo. No solo fue un placer derrochar en la tarjeta de la empresa, sino que de inmediato hizo añicos cualquier incomodidad que sentimos entre nosotros.
Marque todas estas cosas de su lista, y su nuevo empleado comenzará con la mejor nota posible, ¡y usted también lo hará!
