Si no puede salir de la oficina cuando el reloj marca las 6 p. M. Todos los días, sabe lo que es tener siempre una cosa más por hacer. Por supuesto, eso es mejor que girar los pulgares hasta que puedas salir corriendo en una nube de humo (al estilo de los dibujos animados, por supuesto). Pero, también podría ser una señal de que en algún lugar, de alguna manera, tu tiempo podría haber sido mejor administrado durante el día.
Las personas ambiciosas y trabajadoras generalmente se preocupan por cómo pasan sus días. Eso es algo con lo que los freelancers, los empleados a tiempo completo, los artistas, los emprendedores, cualquiera, realmente, pueden estar de acuerdo.
¿Qué pasa si te digo que hay una pequeña herramienta útil llamada Toggl que puede ayudarte a ser aún más consciente y eficiente? Este programa gratuito está diseñado para brindarle más claridad e información sobre el desglose de su día. Su objetivo principal es simple: registrar exactamente cuántos minutos se dedican a cada tarea que realiza. Y hacerlo es tan fácil como presionar "Inicio" y "Parar" mientras trabaja o ingresa el rango de horas real durante el cual realiza una tarea determinada.
Las características básicas son gratuitas, lo que significa que puede registrar el tiempo de las tareas a medida que las realiza, ver cómo se comparan varios proyectos entre sí y cuánto tiempo toman combinados. También puede recibir un resumen semanal de su flujo de trabajo. Disponible en el navegador, a través del escritorio o en su dispositivo móvil, el programa le permite trabajar por su cuenta o en un equipo de hasta cinco de forma gratuita. Funciona igual de bien para un grupo que para individuos: diferentes miembros pueden rastrear el desglose de sus piezas individuales de un proyecto.
Las características adicionales, como agregar más miembros del equipo, le costarán, pero para mis propósitos, la versión gratuita estuvo bien.
Hablando de mis propósitos, he aquí cómo y por qué decidí usarlo. Tal vez te ayude a determinar si vale la pena echarle un vistazo.
Lo que sabía antes de comenzar a usar Toggl
En un nivel básico, tenía una idea de cómo se gastaba mi tiempo, y que podía dividir mis responsabilidades en pequeñas, medianas o grandes en términos de consumo de energía y tiempo. Hago mis listas de tareas en consecuencia, teniendo en cuenta si sé que algo debería tomar aproximadamente 15 minutos o dos horas.
También sé qué hábitos me permiten ser más productivo. Comenzando temprano en el día, reservando tiempo cada semana para hacer una lista detallada de tareas pendientes, y dándome la flexibilidad para los descansos me ayuda a mantener la energía y la tarea. Pero debido a que tengo una posición remota que me permite, más o menos, establecer mi propio horario, también tengo la flexibilidad de tomar descansos más largos y trabajar (o no trabajar) durante las horas impares.
Entonces, estaba interesado en usar Toggl para comprender cómo se sumaba mi distribución del tiempo en el reloj y para ver si podía sacar aún más provecho del día. Estas son distinciones importantes para reconocer: comencé a usar la plataforma con una buena estimación de mis motivadores y objetivos de mejora ya en mente .
Lo que aprendí después de usar Toggl
Exactamente cuánto dura cada proyecto
Al tener una cantidad de tiempo concreta para hacer referencia, sentí que de repente había puesto un precio a cada proyecto. Y poner ese número tangible en perspectiva me hizo más intencional no solo sobre cómo paso mi tiempo, sino también en qué proyectos estoy de acuerdo y en lo que quiero gastar esfuerzo.
Aquí hay un ejemplo de cómo se vería una lista de cosas por hacer desglosada:
Un proyecto de seguimiento del tiempo es un proyecto en sí mismo
Estoy dispuesto a apostar que no estás acostumbrado a presionar un botón cada vez que comienzas y terminas una tarea. Yo tampoco. Como no estaba acostumbrado al programa, a menos que me diera recordatorios, me olvidaría de comenzar a rastrear. Toggl trata de hacer que esto sea lo más fácil posible para usted: el sitio web es sencillo y proporciona una función de recordatorio de seguimiento.
Hacer distintos elementos del proyecto (como delinear, redactar, editar y cargar como piezas separadas de la creación de un artículo, por ejemplo) también me permitió crear barreras mentales entre las tareas, lo que significaba que ya no fluía de una a otra. Un zombie en piloto automático.
Es fácil olvidarse o dejarse llevar, por lo que si se toma en serio la comprensión de sus hábitos de productividad, también debe tomarse en serio la alerta del temporizador cada vez que comience una nueva tarea.
Los días lentos marcan una gran diferencia
¿Conoces esas mañanas cuando te despiertas sintiéndote completamente descansado? No va a alcanzar todas las luces verdes todos los días, pero Toggl lo ayuda a comprender cuánto impacto pueden tener sus niveles de energía en su eficiencia. Cuando formateo y subo el boletín The Inspiration Sunday de The Muse, por ejemplo, dos tomas de café expreso pueden significar la diferencia entre 30 minutos y una hora de construcción.
Hay más tiempo en el día de lo que pensaba
Especialmente como trabajador remoto, definitivamente estoy en el campamento que si mi mente no está completamente enfocada en la tarea en cuestión, debería tomar un descanso o redirigir mi energía hasta que pueda concentrar toda mi atención en el proyecto. Pero esto también significaba que mis días comenzarían temprano y se prolongarían más que un día normal de trabajo porque tengo la flexibilidad de tomar almuerzos pausados, hacer caminatas serpenteantes en busca de inspiración o dormir hasta tarde dependiendo de mi estado de ánimo.
Con Toggl, pude visualizar el desglose general de mi uso del tiempo en una semana determinada. Y ver cómo las cosas cuadran me hizo sintonizar cuando me desempeñé mejor y más rápido, y cuando mi mente estaba estancada reflexionando sobre todas las posibilidades para la Anatomía de Grey de la próxima temporada (sí, todavía se transmite). Así es como conocer los números me ayudó a planear estratégicamente para la próxima semana:
Mirar el consumo de tiempo de la misma tarea en diferentes momentos del día me ayudó a darme cuenta de cuándo tengo más energía para ciertas actividades. ¿Recuerdas cuando te dije que la elaboración del boletín semanal tomó menos tiempo después de tomar mi café de la mañana que después de comer el almuerzo? Saber eso ha ahorrado un par de horas cada semana al dejar tareas más sencillas para cuando mi mente aún se está reenfocando.
Del mismo modo, observar el consumo de tiempo de diferentes tareas a la misma hora del día me permitió determinar cuándo me sentía mejor trabajando en algo durante el día. Si llegué temprano a las tareas pesadas, me sentí más relajado (y menos culpable) que en los días en que me apresuraba a leer mis correos electrónicos a primera hora de la mañana para llegar a todo lo demás.
Antes de encontrar a Toggl, pensaba que el estrés relacionado con el trabajo era un hecho, que trabajar a su máximo potencial necesariamente significaba repasar sus horas en algunos días u optar por un almuerzo de trabajo en otros. Cualquiera que se dedique a su trabajo sabe a lo que me refiero: pasar las horas tiene que ser evidencia concreta de un esfuerzo significativo y compromiso con el puesto.
Pero lo que aprendí de este experimento es que ahorrarse algo de tiempo no lo hace invertir menos en el trabajo. En todo caso, muestra que estás comprometido a conducir los resultados a casa de la manera más eficiente posible.
Hacer un seguimiento de su uso del tiempo podría abrirle completamente los ojos a lo que funciona y no funciona para usted. Y si ser un activo más fuerte para su empresa no ayuda a que su presión arterial se calme, entonces tener unas pocas horas más de margen cada semana ciertamente lo hará.
