Cuando se trata de correos electrónicos, tiendo a ser bastante prolijo.
Vivo con un miedo intenso a parecer demasiado directo o frío, y hay algo en todas esas palabras adicionales, sutilezas y (vergonzosamente) puntos de exclamación que me hacen sonar un poco más cálido y amable.
Pero, aquí está la cosa: finalmente estoy perdiendo mi propio tiempo, junto con el tiempo de la persona que lee mi mensaje.
Nadie quiere gastar su preciosa energía mental vadeando pelusas para llegar a su punto. Entonces, si tiene un punto débil en su corazón por las pequeñas conversaciones y el lenguaje florido como yo, ¿cómo puede lograr quitar sus propios mensajes a las cosas que realmente importan?
Aquí hay cuatro consejos útiles que me han ayudado:
1. Recorta palabras y frases de relleno
Hay muchas posibilidades de que esté rociando frases de relleno en sus correos electrónicos.
No me creas Escriba un correo electrónico a un colega y observe cuántas veces ha incluido las palabras "Creo". Si bien eso ayuda a suavizar su idioma, es totalmente innecesario. Se supone que esto es lo que piensas, ya que tú eres el que escribe el mensaje.
La misma regla es válida para una palabra como "justo". Todos lo acribillamos aquí y allá. Pero, en la mayoría de los casos, podría cortarse por completo.
Cuando se trata de filtrar cualquier otro desorden que podría estar oculto, hay un consejo más de mi antiguo instructor de periodismo que todavía se queda conmigo: busca dónde has incluido comas. Muchas veces, siguen un calificador que puede eliminar. Ya sabes, cosas como "No hace falta decir", "Sin embargo", "De hecho", o incluso ese "Sabes" que solía comenzar esta misma oración.
2. Use puntos de bala
Incluir el contexto necesario es una cosa. Pero, especialmente en los correos electrónicos, es tentador ir por la borda y llenar su mensaje con todo tipo de detalles irrelevantes.
Esta es la razón por la cual usar los puntos de viñeta puede ser tan útil: te obligan a ser mucho más conciso y directo con tu escritura. Ponte a prueba para identificar si hay algún párrafo que se convierta mejor en una lista abreviada.
Si bien no desea que todo su correo electrónico sea una lista aparentemente interminable de viñetas, desglosar algunos fragmentos de texto más grandes puede ayudarlo a acortar su nota (y mucho más organizada).
3. Referir personas a documentos relevantes
De vez en cuando, la información que intenta desesperadamente incluir en su correo electrónico ya se ha registrado en otro lugar, ya sea en un documento, una presentación, un sitio web o algo completamente diferente.
No hay necesidad de reinventar la rueda. Por lo tanto, si puede desenterrar un recurso adicional que ya comparte toda esa información necesaria, consulte a su destinatario sobre eso, en lugar de tratar de resumirlo.
4. Salta la pequeña charla
Si eres como yo, echas un vistazo a este consejo y piensas ¿Estás bromeando? ¡Saltar esas bromas seguramente me convertirá en el monstruo de la oficina!
Entiendo de dónde vienes: anteponer cada uno de mis mensajes con una pregunta amistosa parece lo más educado. Pero, la mayoría de las veces, queda completamente sin respuesta de todos modos. Es esa parte totalmente innecesaria que la mayoría de la gente simplemente pasa por alto.
Siéntase libre de mantener un rápido y agradable "¡Espero que lo esté haciendo bien!" Sin embargo, probablemente sea mejor presionar el botón de retroceso en cualquier cosa más allá de eso.
Estos trucos en acción
¿Quieres pruebas de que estos consejos realmente funcionan? Eche un vistazo a los ejemplos a continuación para ver cómo el segundo correo electrónico llega al mismo punto que el primero, con muchas menos palabras.
- Las cifras de ventas de este trimestre han bajado. ¿Cómo podemos presentar eso de una manera que no sea demasiado negativa?
- La presentación podría ser más fuerte si cambiamos el orden. ¿Qué piensas?
Ese primer correo electrónico tiene 198 palabras. ¿El segundo? Son 93 palabras concisas y simplificadas, lo que significa que el primer mensaje tenía más del doble de longitud que el segundo.
Tenga en cuenta que algunos mensajes serán más fáciles de aplicar estas tácticas que otros. Y, probablemente no podrás cortar cada uno de los que escribes por la mitad.
Pero no dejes que eso te desanime. En cambio, recuerde que el simple hecho de tratar de ser más eficiente y efectivo en su comunicación escrita es realmente lo más importante. Mientras sea algo de lo que continúes siendo consciente, tus correos electrónicos seguramente seguirán mejorando.
