Leslie, directora ejecutiva de una organización sin fines de lucro, quería rehacer el folleto del programa de la organización para ayudar a los jóvenes en riesgo a permanecer en la escuela, y puso a Emma, la gerente de la oficina, a cargo.
Emma pasó horas actualizando imágenes, colores y fuentes. Estaba orgullosa de su reinvención más audaz y brillante, emocionada de mostrársela a su jefe.
Cuando lo hizo, sin embargo, claramente había un problema. "Oh", observó Leslie del nuevo folleto, "se ve muy bien. Pero, ¿por qué la copia sigue siendo la misma?
Aturdida, Emma no podía creer lo que oía. Nunca había pensado en revisar la copia. Y Leslie nunca lo había sugerido. ¿Cómo podrían dos personas hablando de una cosa simple tener interpretaciones tan diferentes?
Leslie y Emma experimentaron el clásico problema inmortalizado por George Bernard Shaw: "El mayor problema en la comunicación es la ilusión de que ha tenido lugar".
Habrá personas en el lugar de trabajo que, como Leslie, no son muy buenas para transmitir sus ideas. Y cuando no lo hacen, puede crear obstáculos. Puede enviarte a un limbo de mala comunicación. El tiempo perdido, el reproceso temido y las fallas totales pueden acumularse cuando su colega o jefe no comunica lo que quiere de manera eficiente o efectiva.
Puede desear todo el día que estas personas se comuniquen más claramente. Pero esa probablemente no debería ser su estrategia de acceso. En lugar de desear, pruebe las siguientes tres técnicas para obtener una comunicación más clara y efectiva de los demás.
1. Cuando estás asumiendo una tarea
Emma pensó que estaba escuchando lo que su jefe quería. Después de todo, estaban parados en la misma habitación hablando entre ellos. Pero en realidad, las instrucciones de Leslie para "rediseñar el folleto" fueron vagas e incompletas.
Una gran estrategia para lograr que otros sean más concisos y específicos es hacer preguntas que brinden claridad.
Así es como le habría sonado a Emma: "Leslie, cuando dices 'rediseñar el folleto', ¿puedes contarme más sobre lo que quieres decir con eso y cuáles son tus expectativas?"
Emma habría descubierto rápidamente que ella y su jefe tenían ideas únicas sobre el producto final. Luego, podría haber profundizado más con más preguntas, indagando sobre todo, desde los gráficos y el esquema de color hasta la fecha límite para un primer borrador.
Las preguntas son su arma secreta en el lugar de trabajo. En caso de duda, pídale a otros que aclaren sus expectativas. Pregunta hasta que estés seguro de entender. Te sorprenderá cómo agiliza casi todo.
2. Cuando estás en una reunión
¿Alguna vez has estado en una reunión que dio mala fama a las reuniones? He visto gerentes que divagan aparentemente sin un propósito claro o el resultado deseado. Además de eso, el líder suena como si estuviera procesando sus pensamientos en voz alta, más de lo que está facilitando una conversación grupal. Nadie está seguro de qué tomar en serio como idea y qué ignorar. Y todos están pensando en la pila de trabajo en sus escritorios. Después de un tiempo, el equipo olvida cuál era el punto de hablar y abandona mentalmente las instalaciones, renunciando a revisar el correo electrónico en sus teléfonos.
Estar en medio de una reunión fallida puede ser un lugar difícil para pedirle a un jefe o colega que sea más eficaz en su discurso. Pero puedes, y no tienes que ser malo al respecto. Simplemente interrumpa cuando haya una pausa y solicite una aclaración.
“Bob, estoy notando algunas cejas fruncidas en la habitación. Parece que algunos de nosotros no te seguimos en este tema. ¿Puedes darnos unos pasos atrás y revisar los puntos clave a un alto nivel? Quiero estar seguro de que sabemos lo que necesita de nosotros ".
Es probable que consigas asentimientos y que otros salten para expresar confusión. Obtendrá la información que necesita, y también sus colegas, que sin duda le agradecerán más tarde por hablar.
3. Cuando trabajas en el correo electrónico
La mayoría de la comunicación en el lugar de trabajo, como es lógico, se realiza por correo electrónico. Entonces, cuando obtienes un tomo largo, divagado y desenfocado de Angela, tu compañera de proyecto, quieres llorar.
Le llevará 30 minutos leer los párrafos, descubrir qué está diciendo, determinar si necesita hacer algo y luego averiguar cómo responder. Una mirada y recuerdas por qué odias abrir el correo electrónico de esta mujer. Podrías golpearte la cabeza contra la pared con frustración.
En cambio, practique pedir lo que necesita, de una manera amable y sin confrontaciones. Pregúntele a Angela si estaría dispuesta a reformular sus correos electrónicos para que pueda responder más rápidamente. Y recuerde, si va a pedirle a alguien que haga algo diferente, dígale por qué también es bueno para ella.
“Hola Ángela, noto que a menudo tus correos electrónicos son largos y detallados. Es genial que brindes tanta información, pero cuando busco rápidamente, no siempre puedo descifrar exactamente lo que necesitas de mí y cuándo, y odio perder fechas límite o interpretar mal las instrucciones. ¿Serías capaz de poner el punto principal en la parte superior para que pueda responderte más rápido, o incluso hacer que el tema sea más detallado? Por ejemplo, 'Acción necesaria antes del viernes a las 9 a.m. | "Proyecto ACME 'me recordará que lo incluya en mi agenda de inmediato".
Es probable que empiece a recibir un correo electrónico de mayor calidad de parte de Angela de inmediato, y le habrá hecho un favor a su colega ayudándole a comunicarse de manera más profesional. Date unas palmaditas en la espalda por eso.
Sería genial si todos se comunicaran de una manera que no dejara nada a la imaginación. La realidad es que nos comunicamos en lugares de trabajo complejos y ruidosos llenos de distracción y estrés. Cuando se producen conversaciones importantes, es una buena práctica ayudar a quienes lo rodean a comunicarse de manera concisa para que extraiga la información que necesita de ellos. Puede ser un poco incómodo cuando lo intentas por primera vez, pero a la larga, te sentirás mejor y más cómodo al hacerlo. Bono, le ahorrará horas de estrés y energía mal dirigida en el proceso.
